稟議書を電子化しワークフローの確認・承認時間を短縮

about aipo

チームを強くするグループウェア


Aipo はチームの共同作業を効率化するグループウェアです。打ち合わせの予定共有、営業の日程調整、オンラインでの会議、予定のリマインド、時間軸で仕事の効率化を行います。

Team Issues

グループウェアの稟議書における課題


ワークフローの稟議書の数が多く、
確認や承認に時間がかかってしまう。

通常、ワークフローの稟議書は起案者から送られてきたものを、決裁者及びその間にいる複数人が確認のために目を通す必要があります。

量が少ない場合はあまり気になることはありませんが、あらゆるメンバーから確認のために大量に稟議書が送られてきた場合、管理が煩雑になってしまい作業効率の低下やトラブルの素となる可能性が高まります。

例えば送られてきた稟議書の順番が分らなくなり、すぐに確認すべき稟議書を後回しにしてしまったり、次に稟議書を回す人を間違えてしまったり、デスクの書類にまぎれて紛失してしまったりといった危険性があります。

そうなってしまうと自分の業務の時間が削られてしまうのはもちろん、稟議書に関わる全ての人に迷惑をかけてしまうことになってしまうので、大量の稟議書が煩雑にならないように管理することが課題になってきます。

稟議書の数が多く、確認や承認に時間がかかってしまう。
Solving Team Issues

がグループウェアの稟議書における課題を解決


関与しているワークフローの稟議書の詳細をひと目で把握可能

Aipoの「ワークフロー機能」で稟議書を作成した場合、自分が関与している稟議書が全て一覧で表示され、それぞれの稟議書の申請者や申請日、進捗状況をひと目で把握することが可能になります。

また、詳細を見ることで稟議内容を確認することができ、承認や差し戻しもワンクリックで選択することができるので、わざわざ稟議書を回すために他のメンバーのもとへ向かう必要もありません。

紙やエクセルで作成された稟議書だと、後回しにしようとするとそのまま忘れてしまう可能性がありますが、Aipoでは承認していない稟議書は管理画面上で常に太字で表示され目立つようになっているので、確認漏れを防ぐことができます。

関与している稟議書の詳細をひと目で把握可能

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