今回は働き方改革を始める第１歩にしやすい、ToDoの活用イメージをご紹介いたします。
（ToDoの基本的な使い方はこちらをご参照ください。）
はじめに
ToDoは、インターネットとクロジカスケジュール管理に接続できれば、チーム内のタスクの優先度や進捗状況をカンタンに操作・確認することができます。
（登録したToDoをカレンダー上に表示できます。）
チーム内のToDo管理をすることで「いつ」「どの仕事を」「どれだけ」やる予定かが可視化でき、チーム全体で仕事を段取り良く進められるようになり、仕事の割り振りがしやすくなります。
また、ToDoリストを書き起こすことで、頭の整理や目的・目標の意識を持って仕事に取り組め、チームメンバーとマネージャー間での無理な受注や依頼を防げます。
活用目的・運用ルールを定める
ToDo管理をする理由を明確にしておくと、ToDo管理をする文化が浸透しやすくなり、働き方改革の第１歩になり得ます。
「全員で自由にToDoを登録したい」「管理者が全員のToDoを登録したい」や「どんなに小さいタスクも登録してOK」「成果物が具体的であればOK」などのルールを定めることで、よりスマートにToDo管理が行えます。
- 全員が自由に全ユーザーのToDoとカテゴリを登録、管理する。
- 全員が自由に自分のToDoを登録する。カテゴリは管理者のみ管理する。
上記２つがよくある運用ルールかと存じますので、運用にあった方法でToDo機能のアクセス権限の設定をお願いいたします。
カテゴリの分け方
カテゴリの分け方は、活用目的や運用によって様々です。
実現したい運用方法に合わせてカテゴリを作成いただければと存じますが、分け方の例を２つご紹介いたします。
（カテゴリ管理についてはこちらをご参照ください）
- 作業（目的）で分ける
- 取引先で分ける
ToDoの登録イメージ
ToDo登録時に記入する内容は企業ごとに様々かと存じますが、ToDoを登録する際は、出来るだけ細分化した状態でToDoを登録するのが良いと言われています。
細分化した状態で１つ１つToDoを登録する場合と、ToDoの内訳をメモ欄に記入する場合の２つの例をご紹介いたします。
- 細分化したToDoを登録し、メモ欄は特記事項を入力する
- ToDoの内訳をメモ欄をメモ欄に入力する
