教育関連の書籍、雑誌を専門に発行している株式会社 東洋館出版社様では、Aipo.comを23名でご利用いただいております。様々な業務を兼任して行う出版社ならではのグループウェアのシンプルなご利用方法と、Aipo.comを採用された理由についてお伺いしました。
導入前の課題
導入の決め手
社員同士がお互いに助け合って仕事をする環境をつくる
─ グループウェアを検討された背景や課題を教えてください。
一緒に仕事をしていても、「隣の社員が『いま』『どのような』案件を抱えているのか」こうしたことは意外とわからないものです。部署が違えばなおさらのこと。こうした社員一人一人の抱える仕事の進捗状況を可視化し、みんなで共有できれば、今まで以上に社員同士が協力的に業務を遂行できるのではないか......。こうした話題が社内で生まれたことがきっかけです。
ちょうど社員にネットワークに詳しい者がいたので、導入はスムーズでした。「グループウェアを利用してスケジュールを管理できるようにしたらどうか」という発案から、社内で使っていなかったPCにジャバ・サーブレットを導入し、インストール型のグループウェアを利用することになりました。当時、クラウドはまだそれほど一般的ではなかったからです。
2年ほど使っていましたが、スケジュールを可視化するメリットが社内で浸透したころ、会社の外からのアクセスを求める声があがりました。ことに営業部にとっては、社内外を問わず業務の進捗状況を共有できるほうが、ユーザビリティの向上を臨むことができます。しかし、社外からの社内へのアクセスを可能にするためには、セキュリティ上のリスクを負うことになります。そこで、この新しいニーズに応えるために、クラウドの採用を決めたのです。
実際に、新しいシステムを導入するとなれば、ユーザビリティやセキュリティ上の問題はもとより、導入と保守・管理にかかるコスト、労力についても総合的に勘案しなければなりません。クラウド上で利用できるいくつかの管理ツールを模索していましたが、そのようなときに出会ったのがAipo.comでした。
社員教育なしに直感的に使える
─ Aipo.comを導入された決め手は何でしょうか？
理由はいくつかあげられますが、大きくは次の3つです。
- 社内外からのアクセスを可能にするとともに、セキュリティが担保されること
- 初期導入と保守・管理にかかるコストを必要としなかったこと
- きわめてシンプルであったこと
ことに、3つめは弊社にとって非常に重要な点でした。社員はみなそれぞれ、電子メールやオフィスなどを使える技量をもっていますが、ICTリテラシーそのものは社員によって温度差があります。
新しいシステムを導入する際、得意な社員を基準にして設計するのか、不得意な社員を基準にするのかによって、全く異なる仕様となるでしょう。得意な社員を基準にすれば、不得意な社員は操作方法の習得のために労力と時間を割かなければなりません。また、会社としての必要感をしっかり説明できなければ、不必要な抵抗感さえ覚えさせてしまう場合もあります。
弊社で必要としていたのは、あくまでもスケジュール管理に特化した機能です。基幹システムのような大規模なものではありません。そうであるならば、今回は不得意な社員でも、社員教育なしに直感的に使えるツールという考え方がとても重要だったのです。
おかげさまで、Aipo.comを導入して、「使い方がわからない」「どうすればいい？」という声はまったく聞かれません。きわめてスムーズに新しいグループウェアに移行することができたと考えています。
Aipo.com導入にかかわった社員によれば、「数時間でどんなシステムなのか把握できた」「管理者側の初期設定を簡単に社員全員に反映できて助かった」と言っています。
一口に、グループウェアといっても様々です。どのようなシステムを導入するのが会社にとって望ましいかは、一律には決まりません。何をしたいのか、その規模はどの程度かによって、最適解が異なるのは必然です。決まったルーティンを効率よくこなせるツールを必要とするのか、フレキシブルで、ユーザーがしたいことをユーザーの手で実現できるツールを必要とするのかによっても、違った選択になるのではないでしょうか。
多機能に目移りせずに「スケジュール管理」に特化する
─ 実際にAipo.comをどのようにご利用されていますか？
スケジュール管理に特化しています。
表示形式は、週単位が基本。自分自身の予定管理よりも、他の社員とのスケジュール調整を重視しているからです。その上で、必要に応じて月表示に切り替えて使う社員が多いようです。
- チームのメンバーや他部署の社員がどういう動きをしているかを個別に把握
- 自分のスケジュールの確認
- 管理職が、部下職員の仕事の進捗に「ムリ」「ムラ」「ムダ」がないかを把握
この3つが加味されていれば、スケジュール管理としては十分ですね。弊社としては、ブロック表示で事細かな予定を確認できるよりも、「いま」「誰が」「どこに行って」「何をしているか」がざっと分かるほうが助かるのです。
さらに、Aipo.comに期待する点として、スケジュールの色分け機能（たとえば休みの日だったら赤文字、重要案件だったら青文字にしておける）があると、より使いやすくなると思います。
特別意識しなくても平常通りの業務をできていることが重要
─ Aipo.comを使うことで職場はどう変わりましたか？
Aipo.comを導入したことによって何かが変わったというよりも、もともとある業務を平常通り行えている、という点を評価します。
電子メールをはじめとして、情報通信系の新しい技術にありがちなことですが、便利さが、社員一人の抱える仕事量を倍増してしまうというジレンマがあります。これは、便利さを「スピードの加速化」に求めてしまうことによります。仕事量が増えるということは、ひとつひとつの作業にかけられる時間が短くなるということと背中合わせです。悪い意味でのスピード感であってはいけないのだろうと思います。社員が、業務を真に効果的・効率的に遂行するためには、質と量のバランスが大切だからです。
ことに、弊社は、「がんばる先生を応援する」教育書を発行する出版社です。無駄をなくしスピーディに仕事を遂行すべき場面と、本の内容をじっくり煮詰めて質をあげていく場面の双方が求められます。Aipo.comのようなツールを有効活用しながら、社会貢献につながる仕事をひとつでも多くつくっていきたいと考えています。
多機能に目移りせずに「スケジュール管理」に特化する、ご回答ありがとうございました。
