事業の計画から実施、完成に至るまでの運営、支援を全て自社で行われている都市計画コンサルタントの大和測量株式会社様では44名でAipoをご利用いただいております。
これまでスケジュール管理を徹底していなかった環境へのAipoの導入とその効果について、業務部の今野様にお伺いしました。
スケジュール管理が面倒という事態を解消したかった
─ グループウェアを検討された背景や課題を教えてください。
もともとスケジュールの可視化という目的では、エクセルを利用していました。エクセルでカレンダーのようなものを作って、その都度更新するという形で管理していたんです。
ですがそれだと更新自体が面倒ですし、ファイルを共有化しているため動作が重くなったり、パソコンによっては開きにくいとかの声も上がっていました。共有が外れてしまったり、複数同時に開いてしまうとロックされてしまったりなどの不具合もありましたね。そこでグループウェアを検討しはじめたんです。
初期コストとビジュアル面でのシンプルさが決め手
─ Aipoを導入された決め手は何でしょうか？
決め手はですね、はっきり言って初期コストです。利用し始めるにあたってのハードルが低いということが一番大きかったです。
あとビジュアル的にシンプルだったのもポイントでしたね。今まではエクセル上でスケジュール管理を行っていたので、機能がありすぎるのは逆にうっとおしいという気持ちがありました。Aipoはホームページを見た時も、すごくシンプルだなと思いまして、こういうテンションでものが作られていくんだったらきっと、分かりやすさがあるんだろうなと思いました。
Googleと連動するような他のサービスも検討はしていました。ですが、今までGoogleカレンダーを使っていた人が本当に新しいサービスとも同期するのかという話になると、最終的にそれは面倒だなと。それならば0からはじめた方がいいだろうということで、現在社内でのスケジュール管理はAipoで統一されています。
自分に合った表示でスケジュールを見やすく
─ 実際にAipoをどのようにご利用されていますか？
主に利用しているのはスケジュール機能ですね。あとは掲示板なども社内回覧用として利用しています。
スケジュールは個人的には完全に週表示で利用しています。エクセル表示を見慣れているので、ビジュアル的にも一番近くて見やすいですね。
うちでは部署毎にグループ化しているんですが、多いところだと10名くらいメンバーがいるので、ブロック表示だとちょっとわけがわからなくなってしまうんです。
また、共有の社用車が10台くらいあるんですが、その管理もスケジュールの設備管理で行っています。ですが車だと必ずしも時間やスケジュールとは連動しないので、そこが一日単位で取れたりとか、そういうカスタマイズできるといいなと思います。
リアルタイムで社員の動きが把握できるようになった
─ Aipoを使うことで職場はどう代わりましたか？
他人のスケジュールがリアルタイムで見えるので、返事などが早くなりましたね。 たとえばクライアントに対して、誰々の予定はこうですとすぐに伝えられるようになりました。社員の動きが把握できるようになりましたね。
うちは外出がとても多いんですが、以前だと会社に戻らなければできなかったスケジュール管理が、社外にいてもできるようになって、外出中でも他人のスケジュールを押さえられるのが便利ですね。
あと以前はスケジュール管理があまり徹底できていなかったんです。ですが今はブラウザ上で行えることが大きいのか、ちゃんとスケジュールを入れるというルール的なものが出来上がりました。みんな結構自然にスケジュールを入れていますね。
画面を各々がカスタマイズして使いやすくしていきたい
─ 今後の展開をお聞かせ下さい。
有料版に移行できるようにしていきたいと思っています。無料なのに広告も入ってこないので、大変ありがたいなと思います。機能としては今後、アドレス帳なども使ってみたいですね。
お試し6名ほどで利用を開始したんですが、そこから本格使用ということで44名に広げた時も、結構スムーズにいっているんです。画面のカスタマイズ方法などは、ここから画面カスタマイズできますよ、といったアナウンスはしているんですが、使い方についての講習会などは開くこともなく、みんなわりとスムーズに使えるようになっていました。
自分は画面をカスタマイズして、スケジュールメインで見やすくしているんですが、他の人の画面を見ると初期画面のまま利用している人も結構いるので、これから徐々に各々がカスタマイズして使いやすいようにしていければと思いますね。
初期コストとビジュアル面でのシンプルさが決め手、ご回答ありがとうございました。
