今では、在宅ワークという働き方が一般的になりました。「新しい生活様式」として政府が推奨しているため、これからも在宅ワークを取り入れる企業は増えていくでしょう。
在宅ワークは直接的なやり取りができないという点で、オフィスワークとは大きく異なります。そのため普段オフィスで行っている作業でも、在宅ワークだと上手くいかない、ということもありますよね。その代表的な作業の1つが、「タスク管理」です。
タスク管理では、与えられたタスクの優先順位や着手状況を正確に判断する必要があります。しかし、在宅ワークでのタスク管理は、2つの理由により難しいのです。そこでこの記事では、在宅ワークでのタスク管理が難しい理由や、その解決策をご紹介します。
目次
在宅ワークでのタスク管理が難しい2つの理由
在宅ワークが難しい理由は2つです。順番にご解説します。
理由1：各自の方法・判断にゆだねられやすい
オフィスでホワイトボードなどを使ってタスク管理していた場合、在宅ワークではタスク管理方法の変更が必要です。この時、タスク管理方法をチームや社内で定めないと、それぞれの社員が独自のやり方でタスク管理することになります。
タスク管理方法が社員ごとに異なると、社員の経験量によってタスク管理の精度にばらつきが生じやすいのです。たとえば経験の少ない社員の場合、タスクの優先順位を間違えてしまうかもしれません。また、タスクに遅れが発生しているのにチームに情報共有せず、結果間に合わなくなってしまうといった事態もあり得ます。
先輩社員がフォローできればいいのですが、在宅ワークでは口頭でのやり取りができません。そのため、チームメンバーへの手厚いフォローができず、個人での判断にゆだねられやすい現実があります。
理由2：チームメンバーのタスク状況が把握しづらい
在宅ワークは口頭での直接的なやり取りができないため、情報共有がおろそかになりやすいといえます。オフィスでの勤務に比べると、チーム内でタスク状況を共有する頻度は確実に下がるでしょう。しかも、進捗会議はZoomなどを使ってオンライン開催することになり、時間がかかる上に認識のずれも発生しやすいのです。
チームメンバーのタスク状況がこまめに把握できないと、プロジェクト管理者や先輩メンバーは適切なフォローができません。後から問題が発覚してもフォローしきれず、結果としてお客様からの信頼を損なう事態も考えられます。
在宅ワークでタスク管理するための3つのポイント
在宅ワークでもしっかりタスク管理するために必要なポイントを、3つご紹介します。
ポイント1：タスクの優先順位を正確に把握する
実際の業務では、複数のタスクを同時に抱えることも多いですよね。こういったタスクに適切な優先順位を付けて、正しい順番で着手することが大切です。
タスクの優先順位付けを間違えてしまうと、大事なタスクが間に合わなくなってしまう恐れがあります。タスクの優先順位付けは個人だけで行うのではなく、チーム内で相談し、各タスクの優先順位が適切かお互いに確認しあうと良いでしょう。
ポイント2：タスクに遅れや着手上の問題がないかチェックする
着手しているタスクがスケジュール通りに問題なく進んでいるか、常に意識することもタスク管理には重要です。そうすることで、タスクの遅れや問題をすぐに検出でき、チーム内で迅速にフォローできます。
そして、タスクに遅れが発生しているのならば、なぜ遅れが発生しているのか考えましょう。遅れの原因は個人で解決できるのが一番ですが、チームのフォローが必要であれば早期に情報展開する必要があります。
ポイント3：こまめにタスク状況を共有する
前述のとおり、タスク状況をチーム内でこまめに共有できないと、プロジェクト管理者や先輩メンバーがフォローできません。誰がどのタスクを着手しているか、タスクに遅れや問題がないかをチーム内でお互いに共有できる環境が求められます。
また、自分のタスクに遅れや問題がある場合は、速やかにチーム内に展開することも大切です。進捗会議のタイミングで報告しよう、などと後回しにしているとチーム内でのフォローが遅れてしまうこともあります。
在宅ワークでタスク管理するなら「グループウェア」がオススメ
先ほどご解説した通り、在宅ワークでのタスク管理は難しいといえます。そこで、在宅ワークでタスク管理するには「グループウェア」を使うことがオススメです。
グループウェアとは、社内の情報共有を促進するためのシステムのことで、在宅ワークでの情報共有にはピッタリです。ここでは、グループウェアを使うことで得られるメリットを3つご紹介します。
メリット1：優先順位やタスク状況が把握しやすい
グループウェアを使うと、タスクはガントチャート形式で表示されます。そのため、タスクの開始日、着手状況、完了予定日といった情報がひと目で把握可能です。
タスクの進捗率が見える化されることで、どのタスクに遅れが発生しているか、すぐに分かります。それに、各タスクには優先順位も設定できますし、優先順位でソートすることも可能です。重要なタスクの状況を見逃す心配もありません。
メリット2：チーム内でタスク状況を共有できる
グループウェアを使うと、チーム内の全タスク状況を共有できます。そのため、プロジェクト管理者や先輩メンバーがタスクの遅れをすぐに検出でき、チーム内でのフォローがしやすくなります。
優先順位もチーム内で共有できるため、若手社員が優先順位付けを間違った場合でも、すぐにフォロー可能です。
メリット3：意思疎通が簡単に行える
グループウェアにはチャット機能もあり、メッセージを入力するだけで簡単にやり取りができます。そのため、メールや電話を使うよりも手間がかからないのが大きなメリットです。
1対1はもちろん、グループでの会話も行えるため、オンラインでの進捗会議といった使い方も可能です。
まとめ
今回は在宅ワークでのタスク管理が難しい理由や、その解決策をご紹介しました。内容を振り返りましょう。
・在宅ワークでのタスク管理が難しい2つの理由
①各自の方法・判断にゆだねられやすい
②チームメンバーのタスク状況が把握しづらい
・在宅ワークでタスク管理するための3つのポイント
①タスクの優先順位を正確に把握する
②タスクに遅れや着手上の問題がないかチェックする
③こまめにタスク状況を共有する
・在宅ワークでのタスク管理で「グループウェア」を使うことのメリット
①優先順位やタスク状況が把握しやすい
②チーム内でタスク状況を共有できる
③意思疎通が簡単に行える
在宅ワークで正確にタスク管理するには、オフィスワークと同じやり方では難しいでしょう。タスク管理の効率や正確性を高めたい方は、ぜひグループウェアを使ってみてくださいね。
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