こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
良好な職場コミュニケーションの実現は、どの企業にとっても重要な課題の一つです。職場コミュニケーションを改善することで、社員の満足度向上や生産性向上など多くのメリットが得られます。
しかし、最近ではリモートワークの広がりにともない、コミュニケーションが希薄になっている職場も多いのではないでしょうか。職場コミュニケーションを改善するためには、その理想像や改善のポイントを把握しておく必要があります。
そこでこの記事では、職場コミュニケーションの理想像や改善するための3つのポイントをご紹介します。職場コミュニケーションに課題を抱えている方は、ぜひご覧ください。
目次
理想的な職場コミュニケーションに当てはまる3つの特徴
職場コミュニケーションを改善するにあたって、まずはどのような状態が理想なのか把握しましょう。理想の職場コミュニケーションに当てはまる3つの特徴をご紹介します。
社員同士のコミュニケーションが活発に行われている
理想的なコミュニケーションの職場では、当然ながら社員同士のコミュニケーションが活発に行われます。社員同士の信頼関係が強いため、気兼ねなく他の社員に声を掛けられる雰囲気が作られているのです。
社内会議などの業務時間はもちろん休憩時間の雑談や悩み事の相談など、シーンを問わず積極的なコミュニケーションが交わされます。特定の社員同士に限らずさまざまな社員間でコミュニケーションを取りやすい環境なので、悩み事も気軽に相談できてストレスの溜まりにくい職場といえるでしょう。
業務上必要な情報共有がしっかり行われている
理想的なコミュニケーションの職場では、業務上必要な情報共有もしっかり行われるのです。報告・連絡・相談はもちろんチーム内でのスケジュールや作業進捗など、各社員が適切な範囲に対して情報を展開します。
必要な情報共有が十分に行われるので情報不足による作業の手戻りが少なく、それぞれの社員がスムーズに作業を進められる環境です。また、作業遅延などの情報も迅速に共有されるためメンバー同士でフォローしやすく、チームワークも強い職場といえます。
コミュニケーションで誤解や摩擦が発生しない
理想的なコミュニケーションの職場では、本音を隠さずに言い合える雰囲気があります。建前でごまかす必要がないため率直に意思が伝わりやすく、社員間で誤解のないコミュニケーションが行えるのです。
たとえ意見の不一致があっても、お互いの信頼関係が築かれているため、強い摩擦が起きたりトラブルに発展したりすることはありません。意見を尊重し合ったうえで、ベストな着地点を見つけられます。建前のない高密度なコミュニケーションが交わされることで、新しいアイデアが生まれることも期待できます。
職場コミュニケーション改善の3つのポイント
理想の職場コミュニケーションを目指して改善することは、企業にとっても社員にとってもメリットが大きいです。ここでは、職場コミュニケーションを改善するための具体的なポイントを3つご紹介します。
ビジョンを職場に浸透させる
それぞれの企業には目指すべき理想の姿、つまり「ビジョン」が存在するでしょう。ビジョンを職場内に浸透させることで社員の目指す方向が統一され、一体感が生まれます。結果として社員同士の信頼関係が強化され、活発なコミュニケーションが取りやすくなるのです。
ビジョンを職場に浸透させるためには、全社員に対して情報展開できるような場を定期的に設けると良いでしょう。あるいは、企業サイトなどにビジョンを掲載して、職場の社員に確認を促すのも効果的です。新しい社員が入ってきた際にも、必ずビジョンは周知するようにしましょう。
企業の有力な事例を取り入れる
職場コミュニケーションの改善に取り組んでいる企業は多く、さまざまな事例が存在します。職場で新たな試みを行うよりは、有力な事例を取り入れる方がリスクは少ないでしょう。ここでは、おすすめの事例を2社ご紹介します。
1on1ミーティング｜LINEヤフー株式会社
言わずと知れた「ヤフー株式会社」では、上司と部下が定期的に対話を行う「1on1ミーティング」を導入しています。ヤフーの1on1―――部下を成長させるコミュニケーションの技法という本も出版されているほどで、1on1ミーティングは大きな注目を集めているコミュニケーション手段です。上司と部下の信頼関係を強化するだけでなく、部下の発信力を高める効果も期待できます。
1on1ミーティングは通常の面談とは異なり、部下が自分の考えを上司へ話すことにフォーカスします。上司は部下が発信する手助けをしますが、答えを先に言うことはしません。ヤフー株式会社では週1回・30分程度の実施ですが、取り入れている企業によって頻度や時間はさまざまです。
＊参考 「1on1ミーティング」で強い組織をつくる 人材育成のための部下とのコミュニケーション
毎朝ランダムに席決め｜カルビー株式会社
社員が個人の席を持たない「フリーアドレス」を導入している企業は多いですよね。しかし、食品メーカーとして有名な「カルビー株式会社」のフリーアドレスは、ひと味違います。オンラインのダーツシステムにより、毎朝ランダムに社員の席を決めているのです。
周りにいる社員が毎日変わることで、さまざまな社員とまんべんなくコミュニケーションが取れます。結果として全社的に幅広い信頼関係を築くことが可能になり、コミュニケーションの活発な職場づくりにつながります。カルビー株式会社ではダーツシステムを導入していますが、ランダムに席を決められる方法であれば何でも構いません。
＊参考 日経Xwoman｜毎日ダーツで席が変わる カルビーのオフィスに潜入！
「グループウェア」を有効活用する
最近はリモートワークが増加していることもあり、対面でのコミュニケーションが取れないことも多いですよね。そのような状況でもコミュニケーションを取るには、「グループウェア」の導入をおすすめします。
グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。グループウェアには以下のように、職場コミュニケーションの改善に役立つさまざまな機能が備わっています。
これら以外にも、情報共有やコミュニケーションの促進に役立つ機能が数多く存在します。サブスクリプション方式で早期導入できるので、試しに利用してみると良いでしょう。
まとめ｜グループウェアで職場コミュニケーションを活性化しましょう！
今回は、職場コミュニケーションの理想像や改善するための3つのポイントをご紹介しました。
職場コミュニケーションの改善は重要ですが、アナログなコミュニケーション手段ではリモートワークの増加などに対応できません。職場コミュニケーションに課題を抱えている方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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