ワークフローシステムの導入で解決できる課題とは?

2021/02/19

貴方の会社はどのようなワークフローシステムを導入していますか?

業務を効率化させるためには紙の書類を使う従来のワークフローシステムではできない課題が多いため、ワークフローシステムを電子化させることによって抱えていた課題をクリアすることができるでしょう。

それでは、ワークフローシステムの導入で解決できる課題についてご説明しましょう。

紙の書類を使う従来のワークフローシステムで抱える課題

紙の書類を使う従来のワークフローシステムでは、様々な課題を抱えている可能性が高いでしょう。問題を抱えたままでは業務を効率化させるのは難しいので、早々にワークフローシステムの電子化を進める必要性があります。

それでは、従来のワークフローシステムで抱える課題についてご説明しましょう。

承認スピードが遅い

まず第一に、紙の書類を扱っている時点で業務効率化を図るのは難しいでしょう。業務効率化を図るためには責任者である上司が完成した書類から捺印していかなければなりませんが、もし上司がいなかったらこの一連の流れが滞ってしまいます。

上司が出張など何らかの理由によって書類を回覧することができない状況下であった場合、社員は書類を回覧してもらえない状態なので業務が止まります。

上司としても外出先で回覧できず、捺印することもできないので承認スピードが非常に遅くなってしまうため、ビジネスに支障をきたすことになるでしょう。

これでは業務を効率化させることはできないので、早急に別の方法を採用する必要性があります。

申請プロセスによる生産性の低下

紙の書類を使う従来のワークフローシステムでは、申請プロセスの工程が長いので生産性の低下に繋がります。紙の書類を使う従来のワークフローシステムのプロセスは、

  1. 紙の書類を発行するためのデータを作成する
  2. 紙の書類を出力する
  3. 順番に回覧し、捺印する
  4. 最終確認を行った後に承認を完了し、業務の指示を出す

以上の工程で申請することになります。

ただし、以上の申請プロセスだと承認完了までに時間がかかってしまうため、業務効率化はおろか生産性の低下に繋がる可能性が高いです。

今すぐ承認してくれれば業務全体の回転率が上がるにもかかわらず、未だに紙の書類で承認申請を行っている企業が第一に抱える課題だと言えるでしょう。

電子化のワークフローシステムを導入するメリット

従来のワークフローシステムでは致命的な課題を抱えていますが、ワークフローシステムを電子化することによって上述した課題を難なくクリアすることができるでしょう。業務効率化や生産性の向上が図れるとなれば、電子化のワークフローシステムの導入を検討する必要性が大いにあります。

それでは、電子化のワークフローシステムを導入するメリットについてご説明しましょう。

ペーパーレス化

まず第一にメリットとして挙げられるのが、ペーパーレス化です。ワークフローシステムが電子化されたことによってネット上で承認申請ができるようになったため、紙を出力する必要性が一切なくなります。

ということはわざわざ紙の書類を用意しなくて済むため、紙を用意するコストがなくなり、インク代もかからなくなるなどコストが大幅に削減できるのが大きなポイントです。

書類を保管するスペースを圧迫することもないので、保管場所に困ったり処分方法を選んだりする必要性もありません。

過去の決済履歴や承認履歴が簡単に調べられる

電子化したワークフローシステムを導入することによって、過去の決済履歴や承認履歴が簡単に調べられるようになります。

紙の書類だと一つの決済履歴を探すのに大量のファイルから1枚を見つけ出すのは至難の業であり、時間を浪費してしまうばかりです。

電子化のワークフローシステムを導入することによって、たった1回の検索を行うことで過去の決済利益や承認履歴を手軽に調べることができます。検索に時間をかけずに済むのも、電子化によるメリットでしょう。

承認が完了するまでのプロセスが分かりやすい

電子化のワークフローシステムを導入することで、承認プロセスの全体像が簡単に把握できるようになります。どのように承認プロセスが発生したのか、どのタイミングで決済が行われたのか、承認が完了したのはいつ頃なのか全体像が把握できるため、承認プロセスの中で改善点を見つけ、対策できるメリットもあります。

承認プロセスをいかに簡略化させるかどうかで、業務効率化が促進できるでしょう。

電子化によるワークフローシステムの導入で解決できる課題

電子化のワークフローシステムを導入することによって解決できる課題は多くあります。紙の書類を作成することによる課題が全て解決できるため、業務効率化はもちろん生産性の向上もできるなど、是非とも導入しておきたいシステムだと言えます。

それでは、電子化のワークフローシステムを導入することによって解決できる課題についてご説明しましょう。

書類作成時間の大幅カット

まず第一に解決できるのは、書類作成時間です。紙の書類を作成する場合、紙の書類を発行するためのデータを作成してから出力しなければなりません。

出力するデータが少なければそこまで時間はかからないかもしれませんが、データが多いほど全ての書類を出力するまでの時間は膨大になります。

もちろん消費する紙やインクも出力するデータが多いほど必要になるため、用紙代やインク代もかなり必要です。そこで電子化のワークフローシステムを導入すれば、書類を作成する時間が大幅にカットできます。

これなら用紙代もインク代もかかりませんし、書類を作成する時間が大幅にカットできることから業務効率化に繋がります。

書類のミスが防げる

書類を作成する際に事前に確認するべきなのが、書類のミスです。項目の記入漏れや重大な記載ミスなど、書類を作成する上で発見されるミスは数多くあります。

しかし、紙の書類の場合だとチェック項目が明確化されていないため、流れ作業によってミスを見逃してしまう恐れがあるでしょう。

しかし、電子化のワークフローシステムを導入すれば書類のミスが防げるのが大きなポイントです。アラート表示の機能を活用することで、記入ミスがあった時に知らせてくれるため、万が一のミスをせずに書類が作成できます。

申請が大量にあっても承認漏れがなくなる

紙の書類の場合、書類が大量にあるほど承認漏れを起こす可能性があります。承認漏れが一つでもあると、それだけ業務の効率が下がりますし、それが元でトラブルになりかねません。

しかし、電子化のワークフローシステムを導入することにより、大量の書類があっても一つ一つ確認しながら確実に承認作業ができます。承認済みと未承認の書類を分けて表示することによって、承認漏れが防げるのは大きなメリットです。

電子化されたワークフローシステムを導入して業務効率化を図ろう

紙の書類を使う従来のワークフローシステムでは、承認漏れやコスト、業務効率化、生産性など様々な点で問題が発生しやすいです。

そこで電子化のワークフローシステムを導入することにより、書類作成から承認完了までのプロセスを簡略化しつつ業務効率化が図れるようになります。

生産性を大幅に向上させることができるので、紙の書類を使う従来のワークフローシステムのままであれば、電子化のワークフローシステムを導入するのがおすすめです。

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