ワークフローシステムを導入するメリットやデメリットは?導入の注意点も解説

近年、多様な働き方や業務の生産性向上が求められるようになっています。

そのような時代において

  • 業務効率化のためのツールを知りたい
  • ワークフローシステムのことを知りたい

と考える企業の方も少なくありません。

そこで本記事では「ワークフローシステム」について以下のことをご紹介します。

  • ワークフローシステムはどのような機能があるのか
  • ワークフローシステムを導入するメリット
  • ワークフローシステムを導入するデメリット
  • ワークフローシステムを導入する際の注意点

多様な働き方、業務効率化のために役立つ内容となっていますので、ぜひご覧ください。

ワークフローシステムとは?どのような機能があるのか

ワークフローシステムとは経費精算や稟議申請などの手続きを電子化し、申請・承認をできるシステムです。

具体的には以下のような機能が特徴的です。

  • 申請書の作成機能
  • 承認ルートの詳定機能
  • 承認をチェックする機能

従来ワークフローは紙で行い、承認者1人1人から時間をかけて承認をもらう機会が多かったのではないでしょうか。しかし働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、多様で効率的な働き方が求められるようになっています。

そこで注目を集めているのが「ワークフローシステム」なのです。

ワークフローシステムを導入することで、今まで紙で行っていた申請業務が電子化され、システム内で申請から承認まで完結します。そこで次の章でワークフローシステムを本格的に導入するメリットを4点紹介します。

ワークフローシステムを導入するメリット

本章ではワークフローシステムを導入するメリットを4点紹介します。

  1. 業務の効率化
  2. コストの削減
  3. 柔軟な働き方の実現
  4. 内部統制の強化

順番に見ていきましょう。

業務の効率化

1点目が「業務の効率化」です。

ワークフローシステムはシステム内で申請や書類管理が完結するため、スピーディーで効率的な業務につながります。例えば従来の紙での申請であれば、出張に行っている社員が戻ってくるまで承認できず、申請が滞る機会も多かったのではないでしょうか。

しかしワークフローシステムを導入することで、場所を問わず、ログインさえすれば申請や承認が行えるため、スピーディーな意思決定につながります。またワークフローシステムの場合、書類はすべてシステム内に保存される点も魅力的です。紙で申請を行う場合はファイリングをして書庫や棚に保管している企業も多いですよね。

過去の書類を確認したい際、探し出す手間が発生し、時間を取られる機会も多いと思います。しかしワークフローシステム内ですべての書類を保管することで、書類を探し出す時間を削減でき、より効率的な管理が可能となります。

コストの削減

2点目が「コストの削減」です。

今まで紙で行っていた申請などを電子化することにより、以下のようなコストを削減できるのです。

  • 郵送費
  • インク代
  • コピー用紙代
  • FAXやメールの通信費

もちろん1回あたりの削減費用は微々たるものですが、長いスパンで考えると大きな額となるでしょう。また1つ前の章でも紹介したとおり、業務の効率化にもつながるため残業時間の削減にもつながります。

柔軟な働き方の実現

3点目が「柔軟な働き方の実現」です。

ワークフローシステムはインターネットがつながっていたら場所を問わず、スマートフォンやタブレット、パソコンから申請や承認作業を行えます。従来の紙での申請のように、わざわざ出社や帰社をする必要がありません。

近年は働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり「テレワーク」が推奨されていますよね。場所を問わず業務ができるワークフローシステムとテレワークは非常に相性がぴったりですので、多様で柔軟な働き方が実現します。

内部統制の強化

最後が「内部統制の強化」です。

ワークフローシステムでは申請とフォームと承認ルートを一元管理でき、承認する人を事前に明確にし、必要な人にだけデータを送ることができます。ワークフローシステムは基本的にユーザー以外がチェックをできない仕組みとなっており、従来の「上司の印鑑を代わりに押す」といった馴れ合いの業務を減らすことができるのです。

また文書改ざんの防止などのシステムも搭載されているサービスも多く、コンプライアンスに忠実に業務を進められるのも魅力の1つでしょう。

ワークフローシステムを導入するデメリット

一方でワークフローシステムを導入するデメリットも存在し、以下の2点が特徴的です。

  1. 費用がかかる
  2. 使いこなせない社員が出る可能性もある

順番に見ていきましょう。

費用がかかる

ワークフローシステム費用が掛かるのが一般的です。

月額固定料金のサービスもあれば、ユーザー数に応じて料金が変動するサービスもあります。後の章でも紹介しますが、コストに見合ったワークフローシステムかどうかを見極め、導入を検討する必要があるでしょう。

使いこなせない社員が出る可能性もある

デメリットの2点目が「使いこなせない社員が出る可能性もある」です。どの会社にも一定数、機械にあまり強くない社員がいらっしゃるのではないでしょうか。場合によっては業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても複雑で使いこなせず、従来のやり方に戻してしまうケースも少なくありません。

以上2点が「ワークフローシステムを導入するデメリット」でした。そこで次の章ではデメリットを避けるための方法を紹介します。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

最後にワークフローシステムのデメリットを極力回避するための、導入注意点を2点紹介します。

  1. 簡単に使えるサービスかを確認する
  2. 自社に合い、コストが見合っているかを確認する
  3. クラウド型かオンプレミス型か

順番に紹介します。

簡単に使えるサービスかを確認する

注意点の1点目が「簡単に使えるサービスかを確認する」です。

なぜなら操作が複雑なサービスを導入すると社員の負担を増加させ、利用が定着せず、サービスの導入が無駄になる場合もあるからです。せっかく業務を効率化するために導入したにもかかわらず使い勝手が悪いのでは生産性も低くなり、無駄なコストがかかるので意味がありませんよね。

ですので全社員が使うようなワークフローシステムを導入する際は、入力や承認を誰もが直感的に行えるサービスを選ぶようにしましょう。サービスによってはトライアル利用を設けている場合もありますので、使い勝手を試してみて、導入の検討を行うのがおすすめです。

また機械の操作があまり得意ではない社員に向けて簡単なマニュアルや、研修を用意するとより効率的にシステムを社内で利用できますよ。

自社に合い、コストが見合っているかを確認する

自社に適したサービスで、かつコストが見合っているかも注意しましょう。ワークフローシステムには様々な機能がありますが、たくさん揃っていたら良いわけでもありません。使わない機能もあったとしたら、無駄なコストがかかってしまいますよね。

一方でコストの安さを重視してワークフローシステムを導入したら、必要な機能が搭載されていないというケースも少なくありません。以上のことから、機能面とコストのバランスをトータルで考えつつ、導入の検討をしましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

最後の注意点が「クラウド型かオンプレミス型か」です。クラウド型のサービスはインターネットを通じて利用できるサービスです。代表的なクラウドサービスにはGmailやDropboxが挙げられます。

クラウド型のワークフローシステムはインターネット環境があればどこでもアクセスでき、初期費用も安い特徴がある一方で、カスタマイズ性に欠ける一面もあります。オンプレミス型は自社運用をするサービスで、自社のスタイルに合わせた柔軟なカスタマイズができます。

しかし初期費用が高かったり、開発やメンテナンスを自社で行ったりする必要があり、知識のある社員が必要な一面もあります。自社の業務形態、社員の状況を踏まえ、クラウド型かオンプレミス型を選ぶ必要がありますね。

ワークフローシステムで生産性をUP!

本記事ではワークフローシステムについて以下の内容をご紹介をしました。

  • ワークフローシステムはどのような機能があるのか
  • ワークフローシステムを導入するメリット
  • ワークフローシステムを導入するデメリット
  • ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムは多様な働き方、生産性の向上に貢献してくれるサービスということを知っていただけたと思います。ぜひ本記事を参考にしていただき、ワークフローシステムを導入してみてはいかがでしょうか。

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