ワークフローと稟議システムでペーパーレスな効率化!

2021/03/19

テレワークが推奨される世の中となり、さまざまなツールが登場してきました。
効率的な業務推進を目指すために導入していきますが、重要ポイントになるのがワークフローと稟議システムの構築です。
組織として、起票から承認と決裁の流れは、どんな業務でも存在します。
これがうまく機能しない状況は、組織として非常に危険な状態です。
稟議システムの構築を目指すと、ペーパーレスも促進できるようになり、効率化を一気に推し進めていけます。

ワークフローとは

テレワークが進む中で、日常の中にもIT用語がたくさん出てくるようになりました。その中でワークフローはとても重要な意味があり、ITで使われる用語でもありません。ワークフローとは、その名前の通り。仕事の流れを意味している言葉だからです。

注目されるようになったワークフロー

ワークフローが注目される理由は、社会的な状況が急激に変化したことに注目すると分かりやすいでしょう。新型コロナウイルスにより、感染拡大防止にさまざまな方法が採られるようになりました。その中でテレワークの導入が進み、加速度的に拡散したのは、人との接触を最小限に抑える必要が出たからです。

これまでテレワークのような方法を採用する企業はありましたが、書類のやり取りに出社しなければいけないなどの問題が生じていました。メールで渡したとしても、すぐに返事がもらえるとも限りません。判をもらわなければいけない書類だと、そもそもメールでは対応できないからです。

テレワークだけの話ではありません。グローバル化したこともあり、遠隔地からでも業務のやり取りを有効にするためには、ワークフローのシステム構築が急務となったのです。離れていても、ITインフラが利用できる環境なら、いつでもやり取りができる。このメリットは、あまりにも大きなものでした。

利用を進めると、なぜこれまでこのようなシステムが構築されてこなかったのかと思うほど効率化できます。これは社会状況の変化だけではなく、非常に有効性が高いこと方法となるため、多くの企業から注目されるようになったのです。

ワークフローのメリット

ワークフローを導入すると、さまざまなメリットが生れます。テレワークなどで時間の使い方が最適化される中、出社する通勤時間をかけてしまえば、そもそも意味がなくなります。出社して書類のやり取りをしては、そもそもテレワークは何のためにしているのかわからなくなるのです。

この作業をオンライン上で進められるワークフローのシステムは、時間の短縮になり、交通費削減まで実現できます。テレワークとともに、出社する人数を抑えられるため、事務所の機能も最小限にできます。規模を小さくできるため、ここから生まれるコストカットも、ワークフローの大きなメリットです。

オンライン上で書類のやり取りをすると、仕事のスピードが一気に加速します。
これまでは書類を作り印刷してできあがったものを必要としている人に渡し、結論をもらってようやくスタートしました。もしも、何か問題があり印刷できなければ、書類そのものができません。渡す相手が不在なら、そこから先に進まなくなります。オンライン上なら、アクセスできる環境にあるだけで、書類に目が通せますし、決済も可能となるのです。

印刷も企業にとって大きな問題です。費用もかかりますし、できあがった書類の管理もしなければいけません。紙の書類が増えると、それだけ保管場所も必要です。破棄するとしても、シュレッダーや処理費用が掛かります。

これまで帳簿も紙媒体で行われてきましたが、法律の規制緩和により、電子化しても良くなりました。このように社会的に見てもペーパーレスが進む世の中です。ワークフローのシステムを構築すれば、これまでかかっていたコストをカットし、効率化が進められます。

ワークフローのデメリット

ワークフローは、優れたメリットをもたらしますが、全ての業務にマッチするとは限りません。紙媒体が全てなくなる事態も起きないからです。必ずどこかで紙媒体を使用する場面が出てきます。

ワークフローのシステム自体が、自社の内容と合わなければ、導入する意味がありません。導入しても、うまく活用できない可能性があるからです。これまでの書類のほうがフレキシブルに使えた例もあります。システム的に活用しにくい環境も出てくるでしょう。

電子データにするとアクセスしやすくなるメリットの裏でリスクも存在します。
どんなに厳重に管理しても、電子データにアクセスできる人がいる以上、第三者がアクセスする可能性をゼロにできないからです。紙であればそれを手にした者しか利用できません。この辺りの業務とのマッチングは重要なポイントです。

導入には必ずコストがかかりますが、費用対効果が高まらなければ負担となります。どの程度マッチできるかの問題もあり、導入前よりも効率化できないなら、大きなデメリットです。

単独でワークフローのシステムを利用する場合の問題もあります。
他のシステムと連動できないと、ワークフロー自体が宙に浮いてしまうパターンです。
単独使用ではなく、グループウエアで構築されたワークフローであればこのような問題も解決できます。
もっと多くのメリットをもたらしてくれるのは間違いありません。

メリットが多い稟議システム

どのような企業でも、人数が増えれば、必ず稟議が必要です。
常に会議を開き、決めごとをしている時間は無くなります。
ワークフローの中に稟議システムを組み込むことは、業務効率化に対し、非常に有効な方法です。
これがワークフローの根幹ともいえる部分と合致します。

組織にはさまざまな情報が集まり、そのたびに大なり小なり会議をしたりします。
これを少しでも簡略化し、スピーディーに展開するのが稟議です。
会議では集まらなければいけませんが、稟議書であれば回覧するだけで済みます。
しかし、これが大きなネックでした。

・ペーパーレス

ワークフローの中に稟議システムを組み込むことで、ペーパーレスのコスト削減が加速します。
紙媒体で回覧する必要がなくなり、書類を動かす必要もありません。
電子化された情報にアクセスしてもらい、判断を促すだけで済むからです。
保管スペースなどをしっかりと確保しておけば、整理する時間や手間も減らせます。
検索できることも電子情報の大きなメリットで、時間の削減とともにコストカットが可能です。

・処理の効率化

回覧してもらうためには、手にとってもらわなければいけませんでした。
ひとりであればまだしも、複数の担当者が存在すると、多くの手間と時間がかかります。
稟議システムにより電子情報化すれば、印刷する手間が省けるのです。
仮に差し戻ししなければいけない時でも、修正がスピーディーになります。

・意思決定のスピードアップ

スピーディーに展開できるため、意思決定にかかる時間が短くなります。
各担当者がアクセスできるだけで、稟議が完了するからです。
本来は稟議は、重要性の低い案件に対し、会議などを経ずにスピーディに展開することを目的としていました。
ところが紙媒体で回覧していると、意思決定までどうしても時間がかかります。
機会損失の可能性も高まるため、稟議システムでスピードアップすると業務効率化を強力に推し進められるのです。

管理が簡単

書類を管理する中でとても重要なことが、一体誰がアクセスし、編集したのか知ることにあります。電子情報は閲覧しやすくすればするほど、関係のない第三者がアクセスする可能性も高まるのが問題です。稟議システムを構築すると履歴を付けられるため、いつ誰がアクセスしたのか、データの改ざんに関しても記録を取れます。防止策の構築も、同時に展開できるところがポイントです。

紙媒体の場合には、誰かが何かを書き込んでも、その足跡が残りません。
内部統制を考えても、稟議システムが有効に働くことは確かなのです。

ワークフローによって稟議システムを導入

ワークフローの考え方は、稟議システムと相性非常に良いことで知られています。承認するための流れとしてみると、稟議システムのために作られたと言っても過言ではありません。

特化したものも出てきていますが、グループウエアなどとともに統合的な活用をしたほうが、ワークフローを含めメリットを最大化できます。
業務を効率化するために導入されることが多い稟議システムですので、他のツールなどと統合し横断的に活用できるグループウエアの導入が進められているのです。

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