個人&組織で作業効率改善を図る方法とは?ITツールも活用してみよう!

2021/11/25

業績をあげるためには、組織全体の作業効率をあげる必要があります。何だか難しいように聞こえますが、意外と簡単にできることもあります。また、ITツールを使えば、タスクやスケジュールの管理に工数を割く必要もありません。

業務効率化は何故必要?

まず、業務効率化が最も必要とされる要因について、見ていきましょう。

社内の情報共有

組織全体で業務効率化に取り組めば、部署を超えた社内全体での情報共有がスムーズになります。情報共有ができていれば、企業の財産にも繋がっていくことでしょう。

企業の業績アップ

業務フローを電子化するなどの効率化を図れば、これまでおこなってきた作業を短縮できるため、時間内に可能な業務量が増えます。そうなれば、必然的に企業の業績アップへと繋がります。

個人でできる業務効率化

社員や従業員1人1人でできる業務効率化には、何があるのでしょうか?

仕事の目的を明確にする

個人単位でできる業務効率化としては、仕事を始める際に、その目的、すなわちゴールを明確にしておくことです。「〇〇の期間までに、〇〇個の受注を達成する」「今月中に、〇〇の顧客から〇〇円ほどの営業利益をあげる」といったように、目的が明確に定まっていなければ、何をすればよいかもわからず、作業も滞ってしまう可能性があります。

そうならないためにも、タスクをおこなう上では、それぞれに明確なゴールを決めておきましょう。

タスクに優先順位をつける

個人でできる業務効率化の2つ目は、タスクに優先順位をつけることです。仕事の目的が決まったら、まずは何からやればよいかというのが、自然にわかってくるかと思います。

例えば、「今月までに、A社の顧客から50万円の営業利益をあげる」という目的であれば、まずはそのA社の顧客に連絡を取る必要があるかと思います。しかし、その前に、どんなプロジェクトで営業利益をあげるのか、ということを考えなくてはなりません。そして、そのプロジェクトは50万円相当の報酬が見込まれるものでなくてはなりません。

このようにやるべきタスクを洗い出していくと、まずは50万円相当のプロジェクトを考案し、そのプロジェクトが顧客に合ったものであるかを確認し、最後に顧客に連絡を取る、という優先順位がわかってくるはずです。

このようにタスクに優先順位をつけておけば、やり直しになったり、顧客から修正依頼を受けることも減って、結果的に業務効率化に繋がります。

作業後は、ミスが無いかチェックする

作業完了後に、ミスが無いか再確認することも重要です。事務作業であれば、作業内容を管理職の人が確認することになりますが、従業員が日ごろからミスを確認する癖をつけていれば、その管理職がミスを直す機会も減るでしょう。結果として、ミス修正に割いていた時間を、他の業務に当てられるのです。

組織としての業務効率化

では、組織全体として取り組める業務効率化には、何があるでしょうか?

適材適所に人員を配置する

組織を扱う管理職以上の役職ができる業務効率化としては、まずは適材適所に人員を配置することです。当たり前ですが、どんなに優秀な人材でも、得意な分野に配置されていなければ、その能力を存分に発揮できません。従業員ヒアリングなどをおこなって、個々の得意・不得意分野を洗い出しておきましょう。

不必要な会議など、無駄を省く

会議を開くことは重要ですが、その会議は本当に必要でしょうか?「慣習になっているので、とりあえず開催している」「重要ではないものの、報告はしておいた方が良い」などの理由でいちいち会議を開催していては、他の役員や従業員の、重要な時間を奪うことにも繋がりかねません。

プロジェクトステータスレポートや、ブレインストーミングツールを使うなど、省略できるものであれば、工数節約のためにも、会議の数は極力減らすようにしましょう。また、会議を開催する際も、社員の負担が少ないオンライン会議に切り替えるなどすれば、会議室までの移動時間を短縮することが可能です。

会議自体を効率化

会議自体は非常に有意義なものですので、重要なものであれば開催する必要はあります。しかし、会議の目的が曖昧だったり、膨大な紙の資料など、会議そのものの進行を遅らせる無駄な要素については、省いて効率化していく必要があります。

そのためにも、議題については会議前に必ず決定し、何のための会議なのか、会議の目的を明確にし、前日までには参加メンバー全員がその議題について把握できている状況を作りましょう。情報共有の方法については、メールなどでもできますが、個人的にはITツールの利用をおすすめします。ITツールについては、記事の後方で説明していますので、興味のある方はそちらを先にお読みいただければと思います。

このほかにも、会議に使う資料は、紙では無く電子上の書類で行うようにしましょう。紙だと、物理的に荷物が増えることで負担になりますし、印刷忘れなどで会議の進行が止まってしまう場合がありますが、電子上のファイルであれば、一括で共有するのでそのようなこともありません。万が一送り忘れがあっても、紙で印刷し直すよりはスムーズに送信することができるでしょう。

個人・組織に共通する業務効率化

業務効率化には、個人・組織ともに実践できるものもあります。

仕事を何でも引き受けない

オファーをやみくもに引き受けていても、会社の規模や従業員の数には限りがあります。つまり、あまりにも仕事を引き受けすぎても、容量オーバーとなり、社員の物理的・精神的な負担に繋がります。

そのような負担は社員のモチベーション低下につながり、そのまま生産性の低下にも直結しますので、自社の容量に即した仕事の受注をこころがけましょう。

プロジェクト計画は事前に綿密におこなう

業務をスムーズにおこなうためにも、タスクの優先順位同様に、プロジェクトの業務フローも綿密に計画を練って作成してください。作業効率が最も悪くなる時というのは、何をすれば良いかわからずに業務が停滞する時です。何をすれば良いかわからず、1から計画を練り直したものの、前後関係がおかしくなり、さらに計画を再設計しなければならない。そんなことになれば、プロジェクトが終わらないだけでなく、そのクオリティーにも影響してしまうことでしょう。

そのような事態を防ぐためにも、プロジェクトの計画は綿密に練ってください。

業務効率化のポイント

業務効率化をおこなう際のポイントについてご紹介します。

スケジュールは余裕を持って

どれだけ綿密に計画を練っても、顧客側の方針などでスケジュールが変更になることはあります。その際に、他のプロジェクトも埋まっていてスケジュールがキツキツだと、柔軟に対応することができません。

そのため、スケジュールには余裕を持ちましょう。

ホウレンソウは細かな部分までおこなう

情報共有は、作業効率を進める上でもっとも重要な要素の一つです。チーム間、部署間で情報が共有できていないと、その情報を探すところから始めなければなりません。あらかじめ情報共有ができている状態と比べると、大きな時間のロスが生まれてしまうのです。

そのため、こまめな報告、連絡、相談をこころがけましょう。

時間・納期の管理は重要

プロジェクトの全体スケジュールに始まり、月間の目標、週間の目標を決めていくと、1日にやるべきことも分かってきます。しかし、期限や納期を決めなければ、どの作業をいつまでにやるべきかがわからなくなってしまいます。

そのため、時間や納期の管理もしっかりおこないましょう。

ITツールによる業務効率化とは

このように、個人でも組織でも、作業効率を促進する方法はあります。しかし、それらを全てアナログな手法で行うことは最善の策ではありません。ITツールに業務効率化の手助けをしてもらうことで、個々人や組織としての負担も減り、結果として業務効率がさらに促進することでしょう。

今回は、そのITツールの一環である、スケジュール管理ツールについてご紹介します。

スケジュール管理ツールとは

作業効率を進める上で重要な、タスク管理やスケジュール管理を、自動でおこなってくれるツールがあります。表やテンプレートを作る必要も無く、タスク管理もAIがやってくれるので、スケジュール管理に工数を割く必要も無くなります。

ITツールについて、知る機会を設けよう

どうせ使えないからと諦めてしまう前に、ITツールとはどんなものなのか、一度興味を持つことが大事です。その一歩が、今後の作業効率改善に繋がるかもしれないのです。

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