社内スケジュールを全員で管理・共有するには

プロジェクトを進める上でスケジュール管理は非常に重要です。スケジュール管理と一言で言っても、プロジェクトの進捗管理、その日の工程管理など多岐に渡ります。それらの管理を上手にコントロールすることによって、職務上でのトラブルや人間関係のストレスを少なくし、業務を滞りなく遂行することができます。

当たり前のことですが、少しの情報伝達の相互がとれなければ、全て裏目に出てしまいます。築き上げることは難しいですが、崩れ去るときは一瞬です。スケジュール管理をする上で正確であること、共有相手に誤解を生まない伝達方法が重要となってきます。

企業によってスケジュール管理方法は様々ですが、今回取材した企業からみえた情報伝達方法の問題点と解決策をお伝えします。

営業マンの外出が多く、予定の詳細を把握できていない

今回取材した企業は通販会社を専門に扱っている広告代理店です。本社と地方の支社があります。本社にはクリエイティブ部門があり、ウェブ広告の作成やラジオで放送するための音源の作成などをする部門があります。本社と地方支社とで顧客に提案する商品の打ち合わせや、顧客からの要望などを伝えるために密にコミュニケーションを取らなければ業務の遂行が難しいようです。

しかし予定が一元的に管理されておらず、急遽予定の変更が入ってもそれがチーム全体に伝わらず、慌ててリスケジュールをすることになり社内・社外に大きな迷惑をかけてしまったというトラブルもあったようです。

情報を共有するまでの作業が多い

こちらの企業では、口頭ベースとメールで連絡を済ませていたのです。
出先にいる職員から、社内にいる職員に電話で連絡をし、何時頃に戻るや直帰するなどの報告をし、社内の人間はそれらをエクセルの予定表に記入して、管理をしていました。その予定表は、記入した端末でしか見ることができません。よってコンタクトを取りたい社員に連絡がつかないときは社内の職員に確認をしてもらう必要があったのです。

社内にいる職員にとっては、最低でも、3つ以上の作業が生じています。
一つ目は、連絡を受ける。(電話対応)
二つ目は、予定表の記入
三つ目は、予定表の確認

こちらの作業を、複数人が同様のことを依頼すると社内での別業務に手を出すことができなくなり、残業や他人に迷惑をかけてしまうことが起きてしまい企業パフォーマンスとして機会損失が非常に多い状況でした。

クラウド型の管理ツールを導入することによって、一元管理の実現

仕事を行う上で予定というものはリアルタイムで変化し続けるものです。
重要な会議中など客先から急ぎの対応を強いられる場面も、起きてしまいます。
連絡を取りたい場合でも連絡がつかないことなどは日常でも起きやすいものです。口頭でのやり取りでは情報の漏れが起きたり、メールだけではリアルタイムで確認されなかったり、相手の見落としがあったりと、スケジュール管理する面でのリスクは常に起こりえます。

そういったリスクはクラウド型のグループウェアなどの管理ツールを使用することで回避することが可能です。クラウド型であればコンタクトを取りたい相手がリアルタイムで何をしているのかを、視覚的に理解することが可能です。ネットワーク環境さえあれば予定もリアルタイムで自身によって書き換えが可能ですので、社内にいる人間の手間を掛ける必要性もありません。社内にいる人間も自身の職務を効率的にこなすことができますので、不要な残業も軽減でき、コミュニケーションをとるまでの手間が軽減できるのです。

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