たいていの仕事には完了期限がありますよね。期限に間に合わないとお客様の信頼を失うことになってしまうため、仕事の状況は正確に把握しなければなりません。
仕事が完了期限に間に合いそうにない場合は、要因を補充したり日程調整をしたりといった対策を早めに取る必要があります。そのため、すぐに対処しやすいよう日々の作業進捗率をひと目で把握できる業務管理方法が求められます。
企業によっては、ホワイトボードといった昔ながらの方法で業務管理していることもあるようです。しかし、こうした業務管理方法には問題も多く存在します。
今回は、ホワイトボードで業務管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
営業社員のタスク進捗率がほとんど把握できていない
今回インタビューした企業は衣料販売会社で、医療やスポーツなど様々な種類の衣料品を販売しています。
こちらの企業は営業にも力を入れており、既存顧客に状況をうかがったり、新規顧客に提案したりしています。また、月に一度売上会議が開かれ、各営業タスクの進捗率などの情報共有をします。
しかし日々の営業状況が売上会議以外ではほとんど共有されておらず、営業社員ごとの作業進捗率を把握できません。そのため、目標意識の低い営業社員も多いそうです。
ホワイトボードでは日々の細かいタスク状況が表現できない
こちらの企業では、ホワイトボードで営業の業務全般を管理している、とのことでした。
ホワイトボードには2種類あり、取引先への営業日程と、各営業社員の1日の予定をそれぞれにまとめています。取引先への営業日程をまとめたホワイトボードは、リーダーが毎日更新します。1日の予定は営業社員が各自で毎日更新します。
ホワイトボードには営業の予定しか記入しておらず、営業状況は記入されていません。そのため、各営業タスクの進捗率が全く把握できないのです。
それに、ホワイトボードに書かれたスケジュールは誰でも書き換えることが可能です。そのため、誰かが誤って別社員のスケジュールを書き換えてしまったとしても、気づけません。
グループウェアのプロジェクト管理機能で、全社員のタスク進捗率を見える化
タスクの進捗率をひと目で把握するには、グループウェアのプロジェクト管理機能を使うことをオススメします。
グループウェアだと、タスクの状況をクラウド上で管理・共有できます。ガントチャート形式で表示されるため、タスクの進捗率や完了予定日がひと目で把握可能です。
また、タスクには担当者を割り当てることができ、第3者がタスク状況を変更できないようになっています。そのため、ホワイトボードのように誤って書き換えられてしまう心配もありません。
グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
