仕事を任される人は実践している!仕事の生産性を上げる5つ方法とは

2022/02/09

仕事を任される人はなぜ多方面から仕事が舞い込んでくるのでしょうか。結論、任された仕事をテキパキと効率よく進め周りからの評価があるからと言えるでしょう。そのような仕事を任される人材に憧れを持つことも少なくはないと思います。 仕事の効率化は特別な才能は必要なく、コツさえ掴んでしまえば誰でも簡単に進めていくことができます。今回の記事では仕事が早い人に共通している点、仕事の生産性を上げる方法についてご紹介していきたいと思います。

仕事が早い人に共通している点

仕事ができる人には共通点があります。それは大きく分けて二つ「こだわりを持っていない」「マルチタスクをしない」

こだわりを持っていない

こだわりが強いというのはいわゆる「完璧主義者」ということです。仕事の質を追求することは決して悪いことではありません。しかし度が強すぎれば足枷になってしまいます。仕事の細部までこだわりをもち、品質以上のものを提供しなければいけないと目指しすぎるといつまで経っても仕事が終わらず、結局納品に遅れが出てしまう可能性があります。 遅れが出れば結果的に「仕事ができない人間」としての評価に繋がりかねません。仕事を素早く効率的にこなす人は、質をもちろん意識していますが、自分なりの妥協点を準備しています。「ここまでが求められているものであり、これ以上労力をかけたら生産性と効率性が下がってしまう」といった妥協点が必ずあるはずです。

マルチタスクをしない

一般的に仕事ができるか聞くと「多くの仕事を一気にこなしている」といったイメージを思い浮かべないでしょうか?基本的に人間は2つ以上のことを同時に行うことは難しいと言われています。 つまり人間の性質上マルチタスクは得意ではないのです。それにもかかわらずマルチタスクを強行的に進めてしまうと、ミスが増えるだけではなく、ストレスの原因、記憶能力が追いつかない、1周回って仕事が遅くなるといった悪い方向にしかならないのです。

仕事の生産性&効率を上げる7つの方法

仕事を任せられる人がやっている生産性&効率化を図るための5つの方法を紹介していきたいと思います。

仕事の全体像と目標を明確にする

任された仕事に取り掛かる前に、担当する仕事の全体像と目標を明確化させましょう。効率が悪い方はなんとなく仕事に取り掛かっている方が多いのです。 まず、仕事の全体像を明確にし、この仕事がなぜ任されているのか、どのように利用されるのかについて明確化しましょう。この方法を普段から取り入れられるようになれば達成に向けて効率の良い行動を意識できるようになっていきます。

TODOリストを作成する

思った以上の膨大な業務量だとどこから手をつけたら良いかわからなくなることがあると思います。そのような場合はまず仕事の詳細を理解し紙にTODOリストを作っていきましょう。さらに優先順位をつけることによって、仕事の重要度と緊急性の高さといった二つの軸をつけることもできます。 Todoリストは業務の抜け漏れといったミスを防ぐ効果もあり、プロジェクトチームへの情報共有時にも役立ちます。Todoリストを作成し管理を行なっていくことにより、業務内容の整理共有が可能になり、大量の業務が発生した場合も混乱を防ぎ効率的に進めていくことができます。

集中できる環境づくりをする

何事でもそうですが、まず自身の仕事環境の構築を行いましょう。人間の集中力の限界は90分と言われています。任された仕事を効率的に行っていくには自分の集中力を阻害するものを徹底的に排除することが大切です。例えば、机の上を整理して目に入るものを減らす。またはスマートフォンなどを目の前から遠ざけるなど、阻害要因を徹底的に排除することも効率的に仕事を進めていくための方法の一つとして挙げられます。

無駄な作業がないか確認する

仕事の進め方に無駄があるかないかを確認することも効率化のための重要な点になります。例えば仕事を別の人から引き継いだとして、「前の人がやっていた同じ一連作業を同じように行えばいい」と考えがちですが、自分自身と他人のやり方は全く異なります。もし、カットしても問題ない作業であれば切り捨てても問題ありません。 効率的に進めていくための自分なりのやり方を見つけ出していくことはモチベーションにもつながります。

問題解決能力をつける

仕事を任される方は問題解決能力が優れています。問題解決能力とは言葉通り問題を解決に導くための力です。 問題の原因を素早く特定し最適な解決策を講じ、それを解決に向けて実践していきます。ビジネスの世界では予測が難しい変化が立て続けに起こります。問題解決能力が高ければ高いほど臨機応変に対応することができるため、安心して仕事を任せてもらうことができます。 予測不可能な変化に対応することができれば、より優秀な人材としての評価が上司から付き管理職や上司の判断のみならず、自分が最適な判断を下せるまたは提案できる人材として認知してもらえるようになります。結果的に周りからの評価が上がり昇進につながっていくと言えるでしょう。

成長思考が高い

会社では人材育成といった大切な任務があります。仕事を任されるということは何らかの学びを得て欲しいといった上司の意図が隠れています。そういった点で成長思考が高ければ高いほど積極的に仕事を任せたいと思いますよね。 任された仕事をただ事務的作業で進めるのではなく、取り組んでいく中で何らかの学びを得ながら仕事をこなしていくことが大切です。 そこから得た学びを次に与えられた仕事で生かし、成長度を見せることができれば「この人に仕事を任せてよかったなと上司に思ってもらえるようになるはずです。

ツールを活用してみる

ツールを活用することも方法の一つとして考えてみてください。例えば、エクセルによる顧客管理や数値管理、単純な資料作成や情報抽出など、VBAマクロなどが使用できるならマクロを組むなど自動化を検討してみてください。 その他、スケジュールや業務に必要な情報をクラウド上で一括管理してくれるツールや業務上の情報共有を簡単で素早くできるビジネスツールがたくさん用意されています。 こうしたツールを上手に活用することで仕事効率も上がり大変おすすめです。もし、仕事上必要な業務の自動化が完了した場合は、マニュアルを作成したりフローを作成したりなど同じ業務を担当しているメンバーに提供してあげられれば、組織としての効率化もあげていくことが可能になります。

まとめ

今回は仕事が早い人に共通している点と生産性&効率を上げる方法についてご紹介してきました。仕事を任される人材になれば、仕事だけではなくプライベートも充実していくでしょう。今回紹介した点やコツを把握できれば成長するにはどうすべきかが見えてくるはずです。 仕事を効率よくこなすことは、日々の意識や取り組みによって変わってきます。ぜひ今回紹介した特徴やコツを日常的にこなしてみてください。それを身につけることができれば必ず仕事ができる人間として上司からの評価を得ることができるはずです。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

OJTで失敗しない方法をご紹介!よくある失敗ケース4つ
建設業界におけるQCDSEとは?基礎知識やおすすめITツールを紹介
Excelは時代遅れなのか?Excelでのスケジュール調整が難しい理由

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。