こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事を任される人は、なぜ多方面から仕事が舞い込んでくるのでしょうか。それは任された仕事をテキパキと効率よく進め、周りからの評価があるからといえるでしょう。そのような仕事を任される人材に憧れを持つことも少なくはないと思います。
仕事を効率化させるのに特別な才能は不要で、コツさえ掴んでしまえば誰でも簡単に進めていくことができます。今回の記事では仕事が早い人に共通している点、仕事の生産性を上げる方法についてご紹介していきます。
目次
仕事が早い人に共通している点
仕事ができる人には共通点があります。それは、大きく分けて「こだわりを持っていない」「マルチタスクをしない」の二つが挙げられます。
こだわりを持っていない
こだわりが強いというのは、いわゆる「完璧主義者」ということです。仕事の質を追求することは決して悪いことではありません。しかし、度が強すぎれば足枷になってしまいます。仕事の細部までこだわりをもち、品質以上のものを提供しなければいけないと目指しすぎるといつまで経っても仕事が終わらず、結局納品に遅れが出てしまう可能性があります。
遅れが出れば結果的に「仕事ができない人間」としての評価につながりかねません。仕事をすばやく効率的にこなす人は、質ももちろん意識していますが、自分なりの妥協点を準備しています。「ここまでが求められているものであり、これ以上労力をかけたら生産性と効率性が下がってしまう」という妥協点が必ずあるはずです。
マルチタスクをしない
一般的に、仕事ができる人に対し「多くの仕事を一気にこなしている」というイメージを思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。基本的に、人間は2つ以上のことを同時に行うことは難しいといわれています。
つまり人間の性質上、マルチタスクは得意ではないのです。それにもかかわらずマルチタスクを強行的に進めてしまうと、ミスが増えるだけではなく、ストレスの原因、記憶能力が追いつかない、一周回って仕事が遅くなるなど悪い影響しかないのです。
仕事の生産性＆効率を上げる7つの方法
仕事を任せられる人がやっている、生産性を上げ効率化を図るための7つの方法を紹介していきます。
仕事の全体像と目標を明確にする
任された仕事に取り掛かる前に、担当する仕事の全体像と目標を明確化させましょう。効率が悪い方はなんとなく仕事に取り掛かっている方が多いのです。
まず、仕事の全体像を明確にし、この仕事がなぜ任されているのか、どのように利用されるのかについて明確化しましょう。この方法を普段から取り入れられるようになれば達成に向けて効率の良い行動を意識できるようになっていきます。
ToDoリストを作成する
思った以上に膨大な業務量だと、どこから手をつけたら良いかわからなくなることがあると思います。そのような場合は、まず仕事の詳細を理解して紙にToDoリストを作っていきましょう。さらに優先順位をつけることによって、仕事の重要度と緊急性の高さといった二つの軸をつけることもできます。
Todoリストは業務の抜け漏れなどのミスを防ぐ効果もあり、プロジェクトチームへの情報共有にも役立ちます。Todoリストを作成して管理を行っていくことにより、業務内容の整理や共有が可能になります。大量の業務が発生した場合も、混乱を防ぎ効率的に進めていくことができます。
集中できる環境づくりをする
何事でもそうですが、まず自身の仕事環境の構築を行いましょう。人間の集中力の限界は90分と言われています。任された仕事を効率的に行っていくには、自分の集中力を阻害するものを徹底的に排除することが大切です。例えば、机の上を整理して目に入るものを減らす。またはスマートフォンなどを目の前から遠ざけるなど、阻害要因を徹底的に排除することも効率的に仕事を進めていくための方法の一つとして挙げられます。
無駄な作業がないか確認する
仕事の進め方に無駄があるかないかを確認することも効率化のためには重要です。例えば仕事を別の人から引き継いだとして、「前の人がやっていた一連作業を同じように行えばいい」と考えがちですが、自分自身と他人のやり方は全く異なります。もし、カットしても問題ない作業であれば切り捨てても問題ありません。
効率的に進めていくための自分なりのやり方を見つけ出していくことは、モチベーションにもつながります。
問題解決能力をつける
仕事を任される方は問題解決能力が優れています。問題解決能力とは、言葉通り問題を解決に導くための力です。
問題の原因をすばやく特定して最適な解決策を講じ、解決に向けてそれを実践していきます。ビジネスの世界では予測が難しい変化が立て続けに起こります。問題解決能力が高ければ高いほど臨機応変に対応することができるため、安心して仕事を任せてもらうことができます。
予測不可能な変化に対応することができれば、より優秀な人材としての評価を得られます。管理職や上司の判断のみならず、自分が最適な判断を下せるまたは提案できる人材として認知してもらえるようになります。結果的に周りからの評価が上がり昇進につながっていくといえるでしょう。
成長思考が高い
会社では人材育成といった大切な任務があります。仕事を任されるということは、何らかの学びを得てほしいという上司の意図が隠れています。そういった点で、成長思考が高ければ高いほど積極的に仕事を任せたいと思いますよね。
任された仕事をただ事務的な作業で進めるのではなく、取り組んでいく中で何らかの学びを得ながら仕事をこなしていくことが大切です。
そこから得た学びを次に与えられた仕事で生かし、成長を見せることができれば「この人に仕事を任せてよかったな」と上司に思ってもらえるようになるはずです。
ツールを活用してみる
ツールを活用することも方法の一つとして考えてみてください。例えば、エクセルによる顧客管理や数値管理、単純な資料作成や情報抽出など、VBAマクロなどが使用できるならマクロを組むなど自動化を検討してみてください。
その他、スケジュールや業務に必要な情報をクラウド上で一括管理してくれるツールや、業務上の情報共有を簡単ですばやくできるビジネスツールがたくさん用意されています。
こうしたツールを上手に活用することで、業務効率も上がります。もし、仕事上必要な業務の自動化が完了した場合は、マニュアルを作成したりフローを作成したりするなど、同じ業務を担当しているメンバーに提供してあげられれば、組織としての効率も上げていくことが可能になります。
まとめ｜コツを押さえて生産性&効率を上げよう
今回は、仕事が早い人に共通している点と生産性＆効率を上げる方法についてご紹介してきました。仕事を任される人材になれば、仕事だけではなくプライベートも充実していくでしょう。今回紹介した点やコツを把握できれば成長するにはどうすべきかが見えてくるはずです。
仕事を効率よくこなすことは、日々の意識や取り組みによって変わってきます。ぜひ今回紹介した特徴やコツを日常的にこなしてみてください。それを身につけることができれば必ず仕事ができる人間として上司からの評価を得ることができるはずです。
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