仕事の「言った言わない」を無くすには?おすすめITツールも紹介

2021/11/10

仕事では上司と部下、社員と顧客のような人同士の意思疎通が欠かせません。しかし実際には意思疎通がうまく行かず、「言った言わない」のトラブルが発生することもありますよね。自分は「言った」、相手は「言わない」と主張し合うのでは、堂々巡りです。

「言った言わない」のトラブルが発生すると、余計なやり取りが増えるばかりか、仕事で正しい意思決定が行われないことも。こうしたトラブルを無くすために、対策を把握することが大切です。対策においては、オンラインで使える「ITツール」の活用も鍵となります。

そこで本記事では、仕事の「言った言わない」を無くすための対策や、おすすめのITツールをご紹介します。仕事仲間や顧客との意思疎通でお悩みの方は、ぜひご覧ください。

仕事の「言った言わない」を無くす3つの対策

まずは、仕事の「言った言わない」を無くすための対策を3つご紹介します。

対策1:双方向の確認を実施する

仕事で「言った言わない」が発生する大きな原因の1つが、確認不足による認識のずれです。たとえば上司から部下に指示する際に、上司が伝えたかったことが上手く伝わっていないことは良くあります。情報伝達する際に確認を取らないと、認識がずれたままとなり、後で「言った言わない」が発生するのです。

このケースでは、情報の「送り手」と「受け手」の間で、双方向の確認を行うことが効果的といえます。上記の例でいえば、部下が指示を飲み込めていないようであれば、上司から確認しましょう。反対に、指示を受けた部下としても、その内容を復唱することを心がけるべきです。

対策2:「オフレコ」を減らす

会議での発言や対面での業務報告など、口頭のやり取りは記録されないことも多いでしょう。こうした「オフレコ」の中に重要な情報が含まれていると、高確率で「言った言わない」が発生してしまいます。

口頭でのやり取りはできる限り記録を取るようにして、オフレコを減らすことが大切です。会議での発言は正確に議事録へ記録して、関係者へ展開する必要があります。上司からの指示や同僚からの依頼事なども、記録として残る形で相手に展開すべきでしょう。

対策3:ITツールを活用する

仕事で「言った言わない」が発生する最大の原因は、データとして残っていないことです。とはいえ、オフレコを減らすために記録を取ることにも限界はあります。たとえば、忙しい時に複数の上司から同時に指示された場合など、しっかり記録を取れないことも考えられます。

オンラインで使えるITツールを活用するのが、この原因に対して最も効果的な対策です。指示や依頼事をITツールで伝達できるようにすれば、口頭とは違い必ずデータとして残ります。後から相手の言い分を確認できるため、「言った言わない」を防げるのです。

仕事の「言った言わない」を無くすのに役立つITツール4選

仕事の「言った言わない」を無くすなら、ITツールの活用がおすすめです。ITツールによって情報共有やコミュニケーションが促進される上に、情報をデータとして残せます。

ここでは、仕事の「言った言わない」を無くすのに役立つITツールを3つご紹介します。なおITツール導入前には、こちらの記事を読んで決めるべきことを把握しましょう。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、オンラインで任意の相手とメッセージでの会話が行えるITツールです。メッセージ本文入力・送信ボタン押下の2ステップだけで、手軽にメッセージを送信できます。

口頭や電話と違い文字データとして残せるため、ささいな指示や依頼事であればビジネスチャットで伝達すると良いでしょう。メッセージを受信した相手のデスクトップ上に通知されるため、スムーズな情報伝達が可能です。

アイポの「ビジネスチャット」

その2:報告書作成ツール

「報告書作成ツール」は、社内の報告書を全てオンラインで作成・共有できるITツールです。デスクトップ通知により迅速に報告できる上に、メールと区別できるため報告書が埋もれる心配もありません。

口頭での業務報告をオンライン化することで、上司・部下間での「言った言わない」を防げます。また、報告書のペーパーレス化にもつながり、印刷にかかるコスト削減が期待できます。

アイポの「報告書作成ツール」

その3:社内SNS

「社内SNS」はその名の通り社内版のSNSで、全社的な情報展開がオンラインで容易に行えます。社内イベントの告知など、全ての社員に情報伝達したいケースでは、社内SNSを使うのがおすすめです。

全社員へ情報展開したつもりでも、宛先が漏れてしまうことはありますよね。その点、社内SNSに投稿した内容は、Webブラウザから全ての社員が閲覧できます。そのため、全社的な情報伝達が漏れなく行えます。

アイポの「社内SNS」

その4:ビジネスカレンダー

「ビジネスカレンダー」は社員一人ひとりのスケジュールを共有することが可能です。クラウドツールであればどこにいても、いつでも特定のメンバーの状況を把握することができ、スケジュールの登録も簡単にできるので、何かしらの約束があればすぐにカレンダー上に詳細を表示させることができます。

登録したスケジュールに自分と関連するメンバーも紐づけておけば言った言わないのような問題も起きることがなくなるでしょう。

ITツールで、仕事の「言った言わない」を無くしましょう!

今回は仕事の「言った言わない」を無くすための対策や、おすすめのITツールをご紹介しました。

仕事で「言った言わない」が発生するとお互いの時間が奪われるだけでなく、意思決定が正確に行えない恐れもあります。こうしたトラブルが発生する原因を理解した上で、対策を取り入れることが大切です。ITツールをまだ活用していない方は、この機会に導入しましょう。

ITツールを導入する場合は、オールインワンの「グループウェア」がおすすめです。今回ご紹介したITツールを全て兼ね備えている上に、スケジュール管理やタスク管理なども効率化できます。

多くのグループウェアはサブスクリプション方式で、リーズナブルな月額料金で利用可能です。社内サーバー導入などの初期費用がかからず、必要な機能だけを選びコストを抑えられます。仕事の「言った言わない」を無くしたい方は、グループウェアなどのITツールをぜひご導入ください。

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