「仕事が遅い」と言われる3つの理由とは?解決策もご紹介

2021/10/12

「仕事が遅い」と言われた経験がある方は、多いのではないでしょうか。業務経験が少ないと、どうしても仕事がスピーディーにこなせないことはあります。しかし、「業務経験が少ないから」という理由だけで片付けてしまうのは良くありません。

「仕事が遅い」と言われる方の多くは、それ以外にも理由を抱えているのです。こうした理由を知り、解決策を取り入れることが重要となります。そこで本記事では、「仕事が遅い」と言われる理由や、その解決策をご紹介します。仕事を早くして評価をアップさせたい方は、ぜひご一読ください。

「仕事が遅い」と言われる3つの理由

当然ながら業務経験が少なければ、ベテラン社員と比べて作業スピードは遅くなってしまうでしょう。しかし「仕事が遅い」と言われる理由は、それだけではありません。まずは、なぜ「仕事が遅い」と言われてしまうのか、考えられる3つの理由について解説します。

理由1:タスクの優先順位付けに問題があるため

複数のタスクを効率的に終わらせるためには、それぞれの優先順位付けが重要となります。しかし仕事が遅い人は、タスクの優先順位付けが正確に行えていない、あるいはそもそも実施していないケースが多いのです。タスクの優先順位付けに問題があると、それぞれの時間配分が上手く行えません。

良くあるのは優先順位の低いタスクに、必要以上に時間をかけすぎてしまうケースです。その分、他のタスクにかける時間が少なくなり、重要なタスクでミスが発生しやすくなります。その結果、手戻りのために余計な時間を費やすこととなり、結局「仕事が遅い」となってしまうのです。

理由2:事前の計画が不十分なため

複数のタスクがある場合、着手する順序に気を付けないと無駄が発生してしまいます。そのため事前に計画を立てて、無駄がないようにタスクの着手順序を組み立てることが大切です。しかし仕事が遅い人は、無計画に目の前にあるタスクに取り掛かろうとする傾向があります。

たとえば、タスクBの成果物を流用することで、タスクAを時間短縮できるとします。ところが、仕事が遅い人は目の前にタスクAがあれば、そちらから着手してしまいがちです。結果として、時間短縮できるチャンスを逃してしまいます。タスクを着手開始してから、こうした無駄に気づく方も多いのではないでしょうか。

理由3:ルーティンワークに無駄が多いため

「仕事が遅い」と言われる最も多い理由は、スケジュール管理や勤怠管理といったルーティンワークに無駄が多いことです。ルーティンワークの無駄は「タイムロス」として、日を重ねるごとに積み重なります。たとえば、1日のルーティンワークを「3分で済ます人」と「10分かける人」では、1か月で約3.5時間もの差が付くのです。

特に、手帳や付箋などのアナログな方法でルーティンワークを行っている場合、無駄が発生しやすいでしょう。仕事が早い人の多くは、ITツールを活用してルーティンワークを効率化しようと考えます。ITツールを使うことで無駄やミスが減り、余計な時間を費やすことがなくなるためです。

「仕事が遅い」のベストな解決策は、ITツールの活用

「仕事が遅い」と言われる問題を解決するなら、ITツールの活用が最もおすすめです。ITツールを使うことで、特にルーティンワークを大幅に効率化できるメリットがあります。ビジネスシーンに合わせて、ITツールを使い分けると良いでしょう。

ここでは、おすすめのITツールを3つご紹介します。なおITツール導入前には、次の記事もあわせて参考にしてください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は、その名の通り自分のタスクをオンライン管理できるITツールです。タスクの進捗率やステータスを専用インタフェースで変更でき、更新作業に時間がかかりません。全てのチームメンバーがWebブラウザからアクセスできるため、登録したタスクの共有も簡単です。

タスクには優先度や締切日、担当者といった多くの情報を設定できます。各タスクの進捗率や優先度は、バーで可視化されます。そのため、どのタスクから着手すべきか、どのタスクが遅れているかひと目で把握可能です。日々のタスク管理を時間短縮できる上に、正確性も高まります。

アイポの「タスク管理ツール」

その2:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、スケジュールの管理・共有をオンラインで行えるITツールです。予定の登録や更新が、専用インタフェースで簡単に行えます。繰り返しや終日など様々な設定が用意されており、スケジュール管理にかかる時間を大幅に削減できます。

登録した予定はカレンダー形式で見やすく表示され、何をいつ行えば良いかがひと目で分かります。タスクの着手順序が可視化されることで、無駄にも気づきやすくなるでしょう。もちろん、チーム内でのスケジュール共有も行えるので、困った時にはお互いにフォローがしやすくなります。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その3:勤怠管理ツール

「勤怠管理ツール」は、オンラインで勤怠情報の管理・共有が行えるITツールです。勤怠管理ツールの多くはパソコンだけでなく、スマートフォンからでも利用できます。日々の打刻がスマートフォンで簡単に行えるため、勤怠表に手入力する必要がありません。

また、残業時間などの集計が自動で行われるので、手計算による手間やミスをなくせます。勤怠情報をオンラインで関係者に共有できるため、勤怠表の印刷も不要です。毎日の打刻から毎月の締め作業まで、勤怠管理の手間を大幅に削減できます。

アイポの「勤怠管理ツール」

ITツールを使いこなして、「仕事が早い」に変えましょう!

今回は「仕事が遅い」と言われる理由や、その解決策としておすすめのITツールをご紹介しました。仕事が遅いのは業務経験の少なさだけでなく、様々な理由があります。こうした理由に対処するには、ITツールを活用するのが効果的です。

ITツールを導入する際には、今回ご紹介したすべてのITツールを兼ね備えた「グループウェア」を最もおすすめします。必要な機能だけを選んで、最小限のコストでスピード導入が可能です。「仕事が遅い」を「仕事が早い」に変えたい方は

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