作業効率をアップさせる!時間管理のコツ

時間管理と作業効率アップ

作業時間の効率を上げるためには、時間管理が欠かせません。タイムトラッキングとも呼ばれますが、スケジュール管理をしっかりすると、時間に無駄がなくなります。さまざまな方法が出てきていますが、ツールを使うとしても、管理する意味を理解しておかなければ効果をあげられないかもしれません。

時間管理をすることは何か、作業効率アップにつなげるためにも、定義から理解する必要があるでしょう。

時間管理とは何か

作業効率を上げるために時間管理が基本であるといわれてきました。この定義を理解することが、ツールを使って効率化するポイントです。
時間を管理する意味では、なにも仕事の量を増やすという意味ではありません。いかに集中して作業できる時間を作るかにかかっています。これにより、余裕をもって仕事に集中でき、作業効率をアップできるからです。

そのためには、なにをするか、なにをしないかを決めます。さらにいつまでするべきか、その量も把握していけば、効率的に時間が使えるでしょう。

必要なことは、明確な戦略です。いったい何をするのか、はっきりしないと時間が決まりません。有意義で価値が高い時間にするようコントロールすることが時間管理です。

戦略を明確にする

明確な戦略的にするために、まず必要な業務をすべて上げなければいけません。この作業がとても重要で、時間管理をするためのピースをすべて目の前に並べる作業です。どんなに優れた人でも、ピースがすべてなければ埋められません。どこかに漏れがあれば、時間管理ものちに崩壊するかもしれないからです。

すべて洗い出しできると、現在の状況が見える化します。もちろん、自分一人ではなく、前後の工程が絡むことも出てきます。自分が進まないと、他の人もサスペンドする場合があるでしょう。

アポイントなど時間がはっきりと決まっているものと、自分の業務としてそこまで明確になっていないものの2種類があることにも気が付きます。この2つを明確にするのも、時間管理の前段階として重要です。明確なものは優先的に、不明確なものは流動的な扱いができます。

優先順位の決定

業務がリストアップできたら、優先順位を決めます。なにが優先なのかがわからないと、時間の配分がしにくくなるためです。納期などに間に合わないなどの問題が出れば、効率化に大きな妨げが生まれます。他の仕事の進捗にも影響が出るため、必ず優先順位の決定が欠かせません。

優先順位を決めなかった場合、興味のあるものから仕事をしがちです。これは人間の行動として仕方のない部分を持っています。これが作業の進捗に大きな影響を与えてしまうため、はっきりさせなければいけません。

優先順位の決め方にもいろいろとありますが、緊急性と重要性の2つの要素で分類するのがポイントです。どちらも高いものは、最優先であることが分かります。逆に両方の要素が低いものは後回しにできるでしょう。

効率を決定するために、更に情報を加味します。締め日が決まっているものなどは、時間管理の中でも扱いがはっきりするからです。情報もはっきりさせることが重要で、月末締めといった形ではなく、何日に納品という形に置き換えます。時間の予測と把握ができれば、スケジュールに乗せやすくなるでしょう。仮に時間が足りないとした場合、優先順位の高いものから着手していきます。

作業効率として見ると、どんなものでも詰め込んでしまいやすくなります。しかし、時間管理はあくまで予測でしかありません。いつでも予測した通り進むわけではないため、あまりタイトに組んだりせず、少し余裕を持たせることがポイントです。

時間管理された情報は、チーム内や部署内で共有できる仕組みも作るとさらに効率をあげられます。

作業効率アップのための時間管理のコツ

基本的な時間管理は簡単なことです。スケジュールをツールなどに落とし込めば出来上がります。しかし、これでは作業効率アップにつながりません。うまくいかない人のほとんどが、時間管理の前段階で失敗しています。作業効率をアップさせるためにもコツがありますので、押さえていきましょう。

一元管理する

様々なスケジュールが出てくる中で、多くのツールを使っていると情報がバラバラに存在します。バラバラの情報を管理するのは簡単なことではありません。必要な情報だけでも引き出されれば違いますが、見落としも出てきます。これが作業効率を大幅に引き下げる問題です。他にもアポイントを見落とすこともあるでしょう。情報はできるだけ一元管理するのがポイントです。

色々なツールを使うのではなく、プライベートも含め一つにまとめる方向を取ります。実際にプライベートを一緒にするのは難しい面もありますが、ある程度を一元管理しておけば見落としが減るのは間違いありません。

よくあるケースが、スケジュール管理ツールと手帳の併用です。手帳には書き込んであるがスケジュール管理ツールには入っていないなどの問題があると、後ですり合わせが効かなくなります。情報の共有という部分でもスケジュール管理ツールをメインとし利用する方が、作業効率は格段にアップするでしょう。

見える化を進める

スケジュールはわかりやすく管理することが大切です。特にアポイントははっきりとわかりやすくしておかなければ、時間の調整がつきにくくなります。移動時間に関わる部分も分かりやすく管理しなければいけません。前後の時間をうまく管理しなければ、ロスが生まれてくるからです。

アポイントに関しては、記憶で決めてはいけません。あくまでもスケジュール管理ツールで確認しダブルブッキングを防ぐ方法をとります。この癖をつけることにより、効率化が進むからです。全体の把握もしやすくなるため、スケジュール管理ツールはスマホなどと連動できるものを選びます。連動できればどこにいても確認できるからです。この機動性が時間管理のコツにつながります。

機動性のあるツールを使えれば、いつ予定が決まってもすぐに反映できるでしょう。決まったらすぐに入力し、後からやればいいといった考えもなくします。どんなに忙しくても、時間管理を最優先にすることで、その後の作業効率を変えられるからです。

自分の使える時間の把握

時間管理を進めていくと、自分が使える時間がどの程度残っているか見えてきます。1日は24時間しかありません。その中で業務を続けている時間は、休憩や移動時間を入れても10時間程度になるでしょう。この時間を効率的に使うためにも、自分の使える時間に余裕があるか確認しなければいけません。

実際にすべての時間に業務を当てることは不可能です。タイトなスケジュールは後から失敗を招きます。常に変化するのがスケジュールになるためある程度の余裕が必要です。余裕を確認とるためにも時間管理をしなければいけません。

ツールを使うことで、見える化が進みます。視覚的にとらえられると、判断を誤りにくくなるのがメリットです。他の仕事の予定も組みやすくなり、フレキシブルな働き方にもつながるため作業効率がアップします。

スケジュール管理のツールを活用することが大切

時間管理は作業効率を高めるために欠かせない方法となりました。しかし、誰もがやっているようでうまくいっていないケースも多くみられます。

時間管理のためにツールを活用している事実を忘れてはいけません。よくあるケースはツールを使うことがメインになる場合です。時間管理をしているつもりがツールを使っているだけになる場合があるため、しっかりと活用できるよう準備を進めていきましょう。

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