社外から届くメールにはさまざまなものがありますよね。取引先からの重要な連絡もあれば、面識のない企業からの営業連絡といった、あまり重要でないものもあるでしょう。
日々送られてくるメールの中には、重要度が高いもの、低いものと混在しています。重要なメールを見逃さないよう、出来る限り受信トレイの中身はすっきりさせたいものです。
また、社内での業務連絡にもメールを使っている企業は多いようです。しかし、メールを社内外で使っていると受信メールが煩雑となり、重要なメールを見逃してしまう恐れがあります。
今回は、社内外での連絡手段としてメールを使っている企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
社外からのメールが多く、重要な業務連絡を見逃すことも
今回インタビューした企業は指定管理者事業社で、道の駅や温泉センターなど公の施設や設備の運営を代行しています。
基本的にメールでのやり取りが多い職場で、社外の取引先から毎日のように多くのメールが届きます。また、自社メンバーからの業務連絡も、もっぱらメールです。
社外からのメールには、面識のない企業からの営業といったあまり重要でない内容も多く含まれます。しかし、社外からのメールと社内からのメールが毎日混在して送られてくるため、確認が容易ではありません。そのため、重要度の高いメールを見逃してしまうことも多いそうです。
メールを社内外で使うと、確認も仕分け作業も一苦労
こちらの企業では、メールで日々の業務連絡を行っている、とのことでした。社外とのやり取りはもちろん、社内のやり取りもほとんどがメールです。
メールは仕分けルールを正確に設定しないと、社内外のメールがすべて同じ受信トレイに届きます。そのため、重要度の高いメールが営業メールに埋もれてしまうといった状況が発生しやすいのです。
それに、社外から送られてくるメールは題名の付け方も企業によって異なります。仕分けルールを設定しても、重要度の高いメールだけを完璧に抽出することは難しいでしょう。
グループウェアの報告書機能で、社内の業務連絡をクラウド管理
社外とメールでのやり取りが多い職場では、グループウェアの報告書機能を使うのがオススメです。
グループウェアだと、社内での業務連絡をすべてクラウド上で行えます。社内とのやり取りをクラウド化することで、社外からのメールと完全に切り分けることが可能です。そのため、重要な業務連絡が営業メールに埋もれてしまうこともありません。
また、報告書を作成する際は通知先を設定することで、情報展開が必要な社員だけに通知できます。さらに、既読状況をチェックする機能もあるので、相手に伝わったかどうかもリアルタイムに把握可能です。
グループウェアの報告書のことなら、私たちにご相談ください。
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