社内wikiで営業効率UPして組織を強力に!

2021/04/02

情報共有が大きな価値を生み出す時代となり、営業展開も変化が生まれてきました。組織を強化する方法としても、情報は大きな価値があります。情報をどのように活用するのか、そのヒントのひとつがwikiです。社内コミュニケーションを円滑にするだけではなく、ナレッジマネジメントとしても有効に活用できます。
これが営業効率を向上させ、組織も強くするのです。

しかし、失敗する例も少なくありません。その原因も理解したうえで、うまく定着できるよう、コントロールするのが、組織を強くし営業効率を引き上げるポイントです。

情報を蓄積する社内wikiと営業効率

社内wikiは、情報の蓄積のためにあります。多くの人がウィキペディアを利用したことがあるはずです。これを社内に構築し、情報を蓄積するのが主たる目的となります。この情報を営業に生かし効率化していきますが、具体的に内容を捉えることが活用の道です。

営業の情報を蓄積できる

社内wikiは、細かに書き込みを進め、情報を蓄積できるのがメリットです。編集も閲覧も簡単にでき、誰もが検索することで、知りたい情報をすぐに引き出せます。これが営業の質を向上させ、効率化を高められるのです。

社内wikiには、どんどんと情報を蓄積します。これをストック情報と呼びます。
質問のような流れていくような情報をフロー情報とし区別しますが、この2つ情報は質が違うのです。

社内マニュアルのように、情報を蓄積し構築してできあがるものは、ストック情報であり社内wikiの得意とする分野に当たります。ほかにも営業のノウハウや手順書といったことも、社内wikiが価値を高めてくれるのです。

情報の共有と資産化

社内wikiは、社員が情報を蓄積します。検索により情報共有を加速させますが、大事なことはストック情報である点です。

例えば、営業ノウハウは、簡単に出来上がりません。社員がそれぞれ持っているノウハウがあり、個別に活用していても、大きな資産にはならないでしょう。
情報共有を進め、誰もが利用できると、営業ノウハウが会社の資産化するのです。同じように手順書やリスクに関する情報なども、社内wikiによって大きく変化していきます。情報をどんどんと大きく太らせ、資産化できるメリットは営業効率を高め、組織を強くしてくれるのです。

コスト削減と顧客満足度

社内wikiを構築するポイントは、コストの削減にあります。営業効率が高まると、自然とコスト削減につながるからです。情報を蓄積することで、多くのリスクを減らせます。仕事の効率も高めていけば、その分無駄を減らせるのです。
行動の効率化につながり、仕事の負担も少なくなります。

社内だけではなく、営業効率が上がることで、顧客満足度も高まるのも忘れてはいけない影響です。無駄がなくなり、顧客サービスに対する比重も高められます。正しい情報の蓄積により、精神的な負担も減り、その分サービスに傾けることもできるのです。品質の向上にもつながり、結果として顧客満足度を高められるため、社内wikiは非常に重要な役割を持ちます。

社内wikiで失敗してしまう原因と注意点

社内wikiは、非常に重要な役割を持ちますが、どこでも成功しているわけではありません。それどころか、失敗している例も少なくないからです。自由に使えるメリットがある一方で、使い方を誤れば、足を引っ張るほどの問題を抱えてしまいます。その原因と注意点を理解しておくのが、営業効率を高める重要ポイントです。

書式の不統一

社内wikiは、誰でも編集でき、情報を蓄積できるシステムです。限定しすぎてしまえば、情報は集まりにくくなります。しかし、誰でも好き勝手に編集すれば、その情報は統一感を失い、検索にも時間がかかるのです。情報としての有効性にも影響するでしょう。これでは、社内wikiを使っていく意味がなくなるのです。

書式は一定に統一し、勝手に変えられないことが求められます。そのためには、情報収集と編集は別問題として切り分けることも必要です。例えばグループウエアで情報を収集し、編集する部署を作る方法があります。これにより、書式の不統一を防げますが、活性化という点では編集者が限定されるため、デメリットも生じるのです。テンプレートを明確にし、ばらつきが出ない防御策も講じなければいけないでしょう。

ツールの使い分けが難しい

さまざまなツールが出てきて活用されてきた中、利用手順がどんどんと複雑化してきている問題があります。テレワークの加速に追いついていないのも問題です。どんどんと多くのツールが導入されても、ソフトウエアとしての利用者が追いつけません。これは社内wikiが抱える問題ともリンクします。

この複雑な状況を打破するためには、グループウエアが役立ちます。グループウエアは、統一されたプラットフォーム上で多くのツールが活用できるからです。
横断的な活用もできるため、使い分けをする際に、少しでも負担が軽減できるメリットは、かなり大きな影響を与えます。

活性化しない

どんなに優れたシステムであっても、使わなければ何ら意味がありません。情報を蓄積して初めて役立つ社内wikiは、情報の築盛から活用まで時間がかかります。活用化されないまま放置されると、社内wikiは形がい化するのです。

原因はいくつもあります。システムが複雑すぎて対応できなかったり、利用者を絞り込みすぎて活用できなかったりするのが理由です。短時間で書き込みできないと、それだけ手間を嫌い利用しない人も増えてきます。こうした事態をできる限り避けなければいけません。

検索の問題

情報はただ蓄積しただけでは、電子データのかたまりでしかありません。大事なポイントは、情報を活用することであり、営業効率に利用するために存在させるのです。つまり、検索できないようなデータでは、いくら社内wikiがあったとしても意味がなくなります。

必要な情報を検索できる準備が必要で、簡単にできるツールでなければいけません。グループウエアで統一したりするのも、こうした検索の問題をクリアするための大事な条件です。

情報漏洩の危険

電子データの問題点として、情報漏洩の危険性が常に付きまといます。この問題を意識しながら利用を進める必要があるのは、なにもハッキングなどだけが情報漏洩ではないからです。

営業効率を高めるために社内wikiを活用しますが、ここにある情報は会社の大事な資産であり、非常に濃い情報です。それもぎりぎりまで無駄肉をそぎ落とした情報となるでしょう。この情報を誰かに見られるリスクを考慮する必要があります。

誰でも編集できるからこそ、外部での作業は禁止するべきです。さらにUSBなどでの持ち出しを禁止する措置も構築しなければいけません。社外からのアクセスを禁止したりする方法もあります。ヒューマンエラーとして情報漏洩するのが、外部からのアクセスよりも簡単で大きな影響を与えるため、注意しなければいけません。

社内wikiの情報で営業効率を継続的にアップさせるグループウエアとの組み合わせ

社内wikiの活用方法として、グループウエアの存在があるのは間違いありません。統一したプラットフォームがもたらす影響は、計り知れないからです。個別のツールで構築すると、その分だけセキュリティも構築する必要があります。問題をできるだけ小さくしつつ、営業効率を向上させるためにもグループウエアが役立つのです。

グループウエアを有効化するためにも、社内wikiに関しては管理チームが欠かせません。利用目的を絞りつつ、浸透とともに拡大できる施策も必要です。
その中で、できるだけルールをシンプルにして、活性化できる下地を作るのが、社内wikiで営業効率を高めるために大切といえるでしょう。

グループウェアのwikiのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

業務の標準化で危機管理を行い生産性をアップ!
営業チーム成功の鍵は事務作業!効率化するツールをご紹介
スケジュール管理はビジネス成功の鍵!効率化する方法をご紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。