ホワイトボードで社内の情報共有は古い?グループウェアに移行して業務を効率化!

2021/01/28

オフィスの中枢、ホワイトボード

ホワイトボードと言えば、どんなオフィスにも必ず設置されていますよね。では、皆さんのオフィスではホワイトボードはどんな役割を担っていますか?

ホワイトボードは、そのほかにも社内カレンダー、掲示板、会議室での情報整理など、オフィスの至る所で大活躍しています。ホワイトボードの有用性は皆さん実感されているところでしょう。

当記事では、現場でのホワイトボードの利便性を紹介します。その上で、従来ホワイトボードが一手に担っていた役割と課題を明らかにします。

そこに、グループウェア・ITツールの活用による業務効率化、利便性の拡張の観点を加え、情報共有・働き方の改善のヒントをご紹介いたします。

例えば、あなたのオフィスには、以下のような、社員の在席状況や行き先、帰社時間を示す掲示板をホワイトボードで作っていないでしょうか。

例)

社員A 〇〇社訪問、10帰社

社員B 支社出張(1/15〜28)

これは、主に営業職の外回りが多い職場でよく見られる、ホワイトボードを用いた行先管理表です。一目で誰がどこにいるのか分かる、つまり可視化による情報共有です。

この表を見れば、誰がどこにいるかは一目瞭然です。例えば、客先から電話を受けた際にキョロキョロせずスムーズに応対できるのです。

特に、キーパーソンの居場所はオフィス全体の動向を左右しますよね。重役の居場所がパッとわかり、急ぎの決裁を取るのに右往左往しなくて済みます。そういった点で、行先管理表はオフィスマネジメントに大きく役立つ利用法です。

なぜホワイトボードなのか

ホワイトボードがオフィスに長らく君臨しているのは、その使い勝手の良さが、ずば抜けているからです。言ってしまえば、みんなが使える大きな白紙です。

つまり、自由度が高いのです。さらに、クリーナーで消せば再度白紙に戻せるという再利用性も見逃せません。正しく利用しないと、すぐに劣化してしまってボロボロにはなりますが・・・

冒頭では、行先管理表を例に挙げました。では、カレンダーとしての利用方法に目を向けてみましょう。多くの企業は、月間で掲示していますね。

1月15日には棚卸し、25日は営業締日など記載して周知しています。これも、1ヶ月の予定を全員が共有することが可能で、有用な利用方法です。もちろん、予定変更があれば、書き足すことも消すことも可能です。

次に、ミーティングのアイデアボードとしての役割です。会議の多くでは皆が資料かホワイトボードを見ながら進めていくものです。

とくにブレインストーミングなど速度が求められる会議では、ホワイトボードにどんどん意見を書いていき、それをみながらアイデアを発展させていくという母体になります。最近では、少人数の会議向けノートサイズのものや、場所を選ばないマグネットシートタイプで壁に貼るものもあります。

この章で紹介した役割、利便性が毀損することは考えにくく、今すぐにオフィスでホワイトボードが居場所を無くすことはないでしょう。

ホワイトボードが抱える課題とは

では、ホワイトボードで情報を管理・共有することのデメリットはないのでしょうか。以下の4点、ホワイトボードが持つデメリットおよび弱みと言える特徴を紹介します。

  • 社外、離れた席からは情報が確認できない
  • 消したら終わりで、情報の保管または蓄積に向いていない
  • 誰でも見られるため情報の保護ができない
  • 利用者のコラボレーションが難しい

社外、離れた席では情報が確認できない

ホワイトボードを見ようと思った時は、近くまで行くしかありませんよね。

コンパクトなオフィスであれば問題ないと言えるかもしれませんが、社外にいる際には全く確認できません。共有すべき情報に社員間でタイムラグが生じてしまいます。

消したら終わりで、情報を保管または蓄積することが難しい

ホワイトボードは、書いては消してという使い方をするので、誰かが情報を控えていなければ、消した瞬間に情報は喪失します。

プリント機能のついた製品もありますが、高価です。また、情報資産保護の観点から、個人のスマホでパシャ、はお勧めできません。

つまり、ホワイトボードに書かれた情報を保管するというのは、一手間が必要となるということです。

誰でも見られるため情報保護が難しい

稀なケースではあるかもしれませんが、重要機密事項をホワイトボードに記載して放置することは危険です。社外からの来客者の目に触れた瞬間に、情報漏洩となります。

悪意を持った第3者がいないとしても、機密事項を晒しているのを目の当たりにした取引先の方はどう思うでしょうか。決して良い印象は持たないでしょう。

利用者のコラボレーションが難しい

現代の企業活動は、すべからくチーム戦です。1対1または1対多で行われるビジネスは限りなく少なくなっています。

ホワイトボードには情報が書かれているのみで、ひきつづき更新されていく側面は持たないため、メンバー間の連携プレーには不向きです。スピード感を持って成果を出し続けるためには、情報の独り占めは足枷となり、損失をもたらしかねません。

ホワイトボードに変わるITツール

では、業務効率化の観点に立って、ホワイトボードにとって変わりうるITツールを紹介します。全章の課題に対比した形で紹介します。

グループカレンダーを利用して場所にとらわれない働き方

グループウェアの基本機能にはカレンダーがあります。カレンダーをメンバーに公開することで、人探しやメンバー間のアポイントメントが可能になります。

ひょっとすると、個人情報を晒すなんて、と抵抗を示す人もいるかもしれませんが、大半のグループウェアはプライベートのスケジュールはマスクできますから、ご安心ください。

大事な情報は、社内ポータルのトップページにリンクを搭載することで周知も可能ですよね。

ドキュメント、スライドを活用して情報を保管・活用する

もはや紙文化が去りつつある昨今、ホワイトボードを囲んで話すことも野暮な時代になっています。

グループウェアの共有ドキュメント機能を利用することで、複数メンバーが資料をメンテナンスでき、履歴管理も可能です。

また、グループウェアはつまるところデータベースですから、情報の紐付け、解析にも容易に取り組めることでしょう。

グループウェア管理に移行して外部への情報漏洩を防ぐ

ここは言わずもがなですが、ホワイトボードと違い社内グループウェアはメンバーのみ利用可能ですので、白日にさらされることは当然ありません。

また、社内でも機密度の高い情報については、ユーザの属性を振り分けることで閲覧権限をコントロールすることが可能です。

利用者のコラボレーションが難しい

ホワイトボードには個人個人の情報を載せることは可能ですが、それ以上の発展性が期待できないと説明しました。

この点は、ITツールでカバーできる部分が多くあります。

チャット、社内SNS、メール。

様々な形でコミュニケーションを取ることができます。まさしくホワイトボードそのものをWEBで提供しているサービスもあります。

本記事では、メールはあまりお勧めしません。なぜならば、メールは、発信者が投げたボールが届くタイミング、投げ返されるタイミングが不確定だからです。

それはスピード感の阻害につながるので、可能であれば、チームチャットを活用すべきであると、筆者は考えます。

ホワイトボードとITツールを使いこなして業務効率化

ここまで、ホワイトボードの利便性と弱点、そして、その弱点を補完するITツールを紹介しました。

多種多様なビジネスモデルがありますが、組み合わせで最適解が見出せるヒントになれば幸いです。

いずれにしろ、情報を受け取るのはあくまで人間であり、仲間であるということを念頭に、業務を最適化されること目指していきましょう。

また。大前提として、ITツールを活用するにあたっては、全員参加することが必須となります。従来の働き方を変革することに反発が出ることも考慮すべきです。

こういった働き方改革には、声の大きな人が旗振り役として牽引することが最大のポイントであることをむすびとさせていただきます。

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