近年のデジタル化の発展に伴い、「社内Wiki」を導入している企業が増加しています。社内Wikiとは、その名のとおり社内のWikipedia（ウィキペディア）。
※Wikipedia（ウィキペディア）・・・世界中の人が自由に書き換えできるインターネット百科事典
言い換えれば、社内の人ならだれでも編集できる社内百科事典です。社内Wikiはグループウェアの機能の一部として浸透しています。社内Wikiを導入することで企業が得られるメリットは情報の共有化をはじめ、さまざまな導入効果が期待できます。
本記事では、社内Wikiとは何かに加えて、社内Wikiの導入効果について解説・ご紹介しています。
目次
社内wikiとは
社内Wikiとは、ウィキペディアのように情報を一カ所に集約することで、社内の情報やノウハウを社員がいつでも共有できるようにした業務効率化ツールです。社内のマニュアルや過去の取引、過去の資料等を一元管理しているため、必要な情報を必要な時に素早く取得することができます。
さらに、社内の人であれば、既存情報を自由に書き換え・更新ができるため、最新の情報を保つことができます。社内Wikiが社内で浸透するまでは、定期的に情報を更新する社内Wiki管理者を置くことで、社内への浸透・仕組み化を可能とします。
たくさんの資料を扱うオフィス業務において、資料の探す手間がなくなれば、大幅な業務改善・業務効率化に繋げることができるでしょう。
社内wiki の導入メリット
社内Wikiを導入することで得られる効果は大きく3つ。「情報の集約化」「情報取得の効率化・コスト削減」「自己解決能力の向上」の効果が期待できます。この章では社内Wikiの導入効果をより具体的にご紹介しています。
情報の集約化
社内Wikiは社内のさまざまな情報をファイル等で一元管理できるため、必要な情報をスムーズに入手することができます。新しい情報は更新される度に保存されるよう設定でき、情報の蓄積も自動で行われます。
基本的に扱う情報が多くなれば多くなるほど資料等の保管場所が必要になりますが、社内Wikiの導入により保管資料のコストや場所に苦労することがなくなる点もメリットのひとつです。
情報取得の効率化・コスト削減
オフィス業務を効率化するためには、資料の探す手間を省く必要があります。社内Wikiはあらゆる情報を蓄積・更新していくため、検索するだけで必要な資料がすぐに手に入ります。
情報を探す手間を省くだけで従業員ひとりひとりの作業効率が向上し、大幅な業務改善・効率化に加えて、高い費用対効果にも期待できます。
さらに、社内Wikiの導入は、ペーパーレス化に繋がるため、紙コスト・保管コスト・印刷コストの削減が実現します。
自己解決能力の向上
新入社員の教育担当者の方であれば、毎年同じ質問をされるといった経験があるのではないでしょうか。入社したばかり新入社員は、同じような質問をするので、教育担当者の負担が大きいのが現実です。
社内Wikiは、新人マニュアルや社内業務のい・ろ・はが集約されており、新入社員が自己解決するためのツールとしても有効です。
つまり、社内Wikiの導入で教育担当者の負担を減らしながら、新入社員の主体性を磨く新人育成ツールとしても活躍します。
教育コストの削減と新入社員の育成に力を注いでいる企業には大きなメリットといえます。
社内wiki の選び方
社内Wikiは、開発するシステム開発業者によってツールの特徴が異なります。自社の利用目的に合った社内Wikiを選択するのはもちろん、以下の対策・特徴が備わっている社内Wikiの導入をおすすめします。
情報漏洩リスク対策
社内Wikiにより蓄積された社内情報は、社外秘でありながら情報盗難や情報窃盗の被害が合わないように高いセキュリティが求められます。
高い情報セキュリティ管理システムであるＩＳＭＳの保有や2段階認証システムの導入がなされているシステムであるか否かにより判断するのがおすすめです。情報リテラシが低い社員が利用しても安心して投稿・更新できるセキュリティ対策を心がけましょう。
使いやすいプラットフォーム
社内全体に浸透させるためには、老若男女問わず利用できるシンプルなプラットフォームかつ使いやすい操作である必要があります。シンプルで使いやすい仕様にすることで、気軽に社内Wikiの投稿・更新ができるようになり、社内全体への浸透がスムーズになります。
機能が多く備わっているツールも魅力的ですが、全員が利用できないシステムツールでは意味がありません。「見やすい」「使いやすい」という2つのポイントが重要になります。
導入コスト
社内Wikiの導入効果はすぐには表れないため、費用対効果を数値化するのは困難です。コストに見合った効果が得られているか否かの判断も早い導入段階では判断しかねます。
社内Wikiには有料ツールと無料ツールがあるので、試作もかねて無料版の社内Wikiの導入からはじめるのがおすすめです。有料版を利用する際も、トライアル期間が設けられているシステムツールを選ぶようにしましょう。
また、1ユーザーあたりの利用料金についても事前に調べておくことで、スムーズな比較・検討が可能になります。
自社に適合したツール
導入を検討している社内Wikiが自社に適合しているか否かについては、社内の事前調査が
重要になります。
利用人数は何人なのか、スマホに対応する必要があるのか、そもそも情報共有が本当に必要であるかなど、社内の課題や利用目的を明確にしておくことで、適合しているか否かの判断がしやすくなります。
事前調査で明らかになった課題を改善するためのツール選びを心がけましょう。
社内wiki 導入準備
社内Wikiの事前調査と同じくらい重要になるのが導入準備です。社内Wikiの浸透させるための重要なポイントになるので、導入準備についてもしっかり確認しましょう。
社内wiki の導入通知
繰り返しにはなりますが、社内Wikiは浸透してはじめて、導入効果が期待できます。社内Wikiの導入が決まった時点で全社員への通知に加えて、マニュアル作成や社内研修などを実施するようにしましょう。
社内wiki 管理者の選定
社内Wikiを効率よく浸透・週間化させるためには、社内Wikiを管理する人選が重要です。なるべく社内でも影響力のある人を管理者にするのがおすすめです。影響力のある人（仕事ができる人）＝巻き込み力のある人でもあるため、社内への浸透も早くなる傾向にあります。
仕事ができる人のマネをさせることが新入社員の生産性向上にもつながるため、社内Wikiの管理者は慎重に選びましょう。
社内wikiのルール共有
導入する社内Wikiの機能にも異なりますが、投稿・更新する情報をどのように分類するかなどの共有ルールを定める必要があります。ある程度のルールを事前に用意することで、円滑な情報共有の実現に加えて、導入後のトラブルを未然に防ぐ効果もあります。
トライアンドエラーの回数を減らす目的でも社内Wikiのルール共有は導入前に行いましょう。
社内wiki 投稿の重要性
前述でもご紹介したように、社内Wikiの基盤は蓄積された情報にあります。あらゆる情報が蓄積・更新されなければ社内Wikiの効果を最大限発揮することは難しいです。
社内Wikiを導入することが決まった段階で、情報共有の重要性や履歴情報の大切さを社内に広め、社内Wikiの投稿を習慣化させることに注力しましょう。
社内wikiの導入検討へ
社内Wikiについて理解は深められたでしょうか。
社内Wikiの導入は、情報の集約化だけではなく、新入社員の教育・モチベーションの向上に加えて、情報取得の効率化が期待できる便利なツールです。
社内Wikiの投稿・更新を習慣化することができれば、社員ひとりひとりが主体性を持ち、次の世代に責任をもって情報を繋げる仕組み化が実現します。
業務改善・効率化を目指す企業は、この機会に「社内Wiki」が備え付けられているグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
グループウェアのwikiのことなら、私たちにご相談ください。
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