プロジェクト管理ツールとは?メリットや選ぶ際のポイントをご紹介

企業で働く方のほとんどは、何らかのプロジェクトに参画しているのではないでしょうか。プロジェクトメンバーと協力して、1つの大きな目標を達成していくのはとてもやりがいがありますよね。

ただしプロジェクトには「納期」が付き物なので、正確な進捗管理がとても大切です。とはいえ最近では在宅ワークが増えてきたこともあって、プロジェクトでの情報共有に課題を感じている方も少なくありません。

そんな中、注目されているのが「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを使うことで、プロジェクトの管理で発生する情報共有の課題をすべて解決できます。そのため、プロジェクト管理ツールを導入する企業はさまざまな業種で増えています。

プロジェクト管理ツールを有効活用するためには、メリットや注意点についてあらかじめ把握しておくべきです。競合他社に差を付けられないためにも、この記事を読んでプロジェクト管理ツールについて基本的なことを一通り押さえておきましょう。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理に、「エクセル」や「Google スプレッドシート」などの表計算ツールを使っている企業も多いですよね。しかし表計算ツールでのプロジェクト管理にはフォーマットを作る手間や、進捗状況の編集や確認がしづらいといった課題があります。

プロジェクト管理ツールは、このようなプロジェクト管理で発生する課題をすべて解決してくれるツールです。プロジェクト管理に必要となるタスクの進捗度、担当者、完了期限、優先度といった情報をすべて簡単に管理・共有できます。

プロジェクト管理ツールには、「クラウド型」と「インストール型」の2種類が存在します。クラウド型はWebブラウザ上から利用できるタイプで、インストール型はパソコンやスマートフォンへのインストールが必要なタイプです。最近では、クラウド型のプロジェクト管理ツールが主流となっています。

具体的にプロジェクト管理ツールによって得られるメリットは、次章でご解説します。

プロジェクト管理ツールを導入する4つのメリット

プロジェクト管理ツールを導入することで得られるメリット4つについて、ご解説します。

メリット1:進捗管理に手間がかからない

表計算ツールで進捗管理するためには日付やタスク名の入力欄など、自分でフォーマットを作らなければなりません。細かいセル作業が発生するので手間がかかりますし、後で不都合が発生してフォーマットの修正が必要になることも。

しかも、作業期間などを表現するために図形オブジェクトを使用すると、ファイルサイズや処理負荷が増えやすいでしょう。プロジェクト管理は日々こまめに行う必要があるので、使いづらさや処理負荷のせいで管理に時間がかかるのは避けたいですよね。

その点プロジェクト管理ツールの場合は、あらかじめ進捗管理用のインターフェースが用意されています。そのためフォーマットを個人的に作成する手間が不要ですし、進捗状況も専用インターフェースで簡単に編集可能です。結果として日々のプロジェクト管理にかかる時間を大幅に削減でき、業務効率化につながるでしょう。

メリット2:進捗状況がひと目で把握できる

プロジェクト管理ツールでは、進捗状況はガントチャート形式で表示されます。そのため、プロジェクトで発生する全タスクの進捗率や完了期限がひと目で把握可能です。

プロジェクト管理で最も致命的なのは、進捗率や完了期限を誤認してしまい納期に間に合わなくなることです。プロジェクト管理ツールを使うと進捗状況が正確かつ迅速に把握できるので、こういったトラブルを防げるのは大きいでしょう。

メリット3:プロジェクト内で進捗状況の共有が簡単

1つの共有ファイルでプロジェクトメンバー全員のプロジェクト管理を行っているケースも多いですよね。しかし、共有ファイルを複数人が同時に編集すると処理負荷が上がったり、編集の競合が発生したりしやすく、無駄な手間がかかります。

一方、プロジェクト管理ツールの多くはオンラインで使えます。プロジェクトメンバーが抱えているタスクをWebブラウザ上から簡単に把握できるので、共有ファイルを使う必要がありません。他のメンバーが編集した内容もリアルタイムに反映されるため、よりスピーディーに情報共有できるのが大きなメリットです。

メリット4:在宅ワークでも手軽に使える

共有ファイルを使ってプロジェクト管理する場合、社内ネットワークへのアクセスが必要です。そのため、在宅ワークにはネットワーク環境の構築が必要という課題があります。

その点、プロジェクト管理ツールの多くは前述のとおりオンラインで使えます。パソコンはもちろんスマートフォンからでもアクセスできるので、在宅ワークでも特別な環境構築なしに使えるのがメリットです。また、出張などで外出している場合でもスマートフォンからプロジェクト状況を把握できます。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理ツールの導入には、たくさんのメリットがあることをご解説しました。プロジェクト管理ツールを導入してみたくなった方も多いのではないでしょうか。

ここでは、プロジェクト管理ツールを選ぶうえでのポイント2つについて、ご解説します。

「クラウド型」がおすすめ

先ほどご解説した通り、プロジェクト管理ツールには「クラウド型」と「インストール型」の2種類が存在します。

これからプロジェクト管理ツールを導入する方には、断然クラウド型の方をおすすめします。クラウド型はアプリのダウンロードやインストールが不要で、導入がとても手軽にできるためです。

しかもクラウド型はオンラインで使えるので、在宅ワークや外出時にも対応できます。政府が「働き方改革」を推進している現代、効率的なプロジェクト管理にはクラウド型の方が適しているでしょう。

企業に合った機能やコストのものを選ぶ

プロジェクト管理ツールにはさまざまな製品が存在します。クラウド型のプロジェクト管理ツールの場合は月額料金がかかりますが、製品によって料金はさまざまです。基本的にはコストが高いものほど、高機能であることが多いでしょう。

ただし、いくら高機能であっても使わない機能であれば、無駄なコストになってしまいます。導入の際は、企業にとってどんな機能が必要なのか、コストはいくらかけられるのかを明確にしましょう。そして、企業に合った機能やコストのものを選ぶことをおすすめします。

プロジェクト管理ツールを導入して、プロジェクトを成功に導きましょう!

今回はプロジェクト管理ツールについて、以下3点をご紹介しました。

・プロジェクト管理ツールとは

・プロジェクト管理ツールを導入するメリット

・プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理は、ビジネス成功のカギを握る大事な業務の1つです。プロジェクト管理に課題を感じている方は、ぜひプロジェクト管理ツールを導入してみてくださいね。

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