グループウェアとは?人気ツールや基礎知識・できることを紹介!

企業にとって情報は「血液」ともいえる、大切な存在です。企業の「血流」を良くする、つまり社内での情報共有を活発にすることは、生産性向上につながります。

逆に社内の情報共有が不十分だと、認識のずれから大きなトラブルに発展することもあります。社内での情報共有をいかにして効率的に行うかが、企業の利益を拡大するための鍵と言えるでしょう。

在宅ワークが増えている現在、社内での情報共有は難しくなっています。そんな中、社内で情報共有するために多くの企業で導入されているのが「グループウェア」です。

とはいえ、まだまだグループウェアについて知らない方も多いですよね。まずはこの記事を読んで、グループウェアの基礎知識やできることを一通り把握しておきましょう。

目次

グループウェアとは何か?

「グループウェア」とは、社内の情報共有・コミュニケーション促進や、業務効率化に役立つ様々な機能を持つソフトウェアです。パソコンやスマートフォンでの利用が基本で、ネットワークを通して他社員との情報共有・コミュニケーションを可能にします。

グループウェアが持つ最大の魅力は、機能の幅広さです。1つのビジネスシーンに特化した業務システムと比べて、より多くの業務を効率化できます。人件費削減や生産性向上によって高い費用対効果が期待できるため、グループウェアを導入する企業は増えているのです。

実際のところ、グループウェアの市場規模は拡大を続けています。富士キメラ総研の調査によると、2020年度のグループウェア市場規模は2,242億円にものぼる見込みです。2024年度には、3,144億円にまで拡大すると予測されています。

グループウェアとITツールの違い

グループウェアと混同されやすい言葉に「ITツール」が存在します。ITツールとは、業務効率化を目的としたソフトウェアの総称です。Web会議ツールや勤怠管理ツールなど、ITツールの種類は多岐にわたります。グループウェアと同様に、ITツールもパソコンやスマートフォンから利用します。

異なるのは、主な目的です。ITツールは何らかの業務を効率化することが目的ですが、グループウェアは情報共有やコミュニケーションの促進に重きを置いています。とはいえ、業務効率化もグループウェアの1つの目的です。また、情報共有やコミュニケーションを促進することは、結局のところ業務効率化にもつながります。

よって、グループウェアはITツールの1種といえるでしょう。ただし、ITツールは特定業務だけに使える製品が多い一方で、グループウェアは基本的に様々な機能を兼ね備えています。ITツールについて詳しくは、次の記事をご覧ください。

グループウェアの種類を比較すると?

グループウェアには、データ管理用のサーバーが欠かせません。用いるサーバーによって、大まかに「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

それぞれの特徴やメリット・デメリットについて、順番に解説します。なお、クラウド型とオンプレミス型の違いについては、次の記事をあわせて参考にしてください。

クラウドサーバーを用いる「クラウド型」

「クラウド型」は、クラウドサーバーを用いてインターネット上でデータ管理します。クラウドサーバーは、「AWS」などのクラウドベンダーが提供するものを用いるのが一般的です。自社サーバーの設置・構築・運用・保守といった手間やコストが発生せず、コストを抑えやすいメリットがあります。

サブスクリプション方式での契約となり、月額や年額のコストは発生します。とはいえ、自社サーバーの運用・保守にかかる継続的なコストを考えれば、それほど高いコストではありません。また、社内ネットワークに依存せず使えるのも、クラウド型のメリットです。出張などでオフィスにいない社員でも、スマートフォンで情報共有やコミュニケーションが行えます。

デメリットとしては、グループウェアが採用しているクラウドサーバーへの依存度が高く、自社独自のカスタマイズは行いにくい点です。また、インターネット上でのデータ管理となるため、自社サーバーを用いる場合と比べればセキュリティリスクは高まります。とはいえ、最近のクラウドサーバーは堅牢なセキュリティ対策が施されているものが多いため、過度に心配する必要はありません。

自社サーバーを用いる「オンプレミス型」

「オンプレミス型」は、社内やデータセンターの自社専用サーバーでデータ管理します。サーバーの設置・構築は基本的に自社で対応する必要があるものの、独自のカスタマイズが行いやすいのがメリットです。またインターネットに接続できない状況でも利用できるのもメリットといえます。

その一方で、社内ネットワークへの接続が欠かせないため、オフィスでないと利用が難しいのがデメリットです。社外で利用するためにはVPN接続などの技術を用いる必要があり、手間やコストがかかります。自社で十分なセキュリティ対策を行わなければなりません。

自社サーバーの設置・構築には、相当な初期費用が発生します。さらに、利用開始してからも自社サーバーを運用・保守するために、継続的なコストを費やすこととなるのです。コスト面を考えると、クラウド型に軍配が上がります。

現在の主流はクラウド型【シェア93%】

最近ではリモートワークが増えており、社外での情報共有やコミュニケーションが求められる機会も増えています。こうした事情もあって、現在では場所を問わず利用できるクラウド型のグループウェアが主流です。

クラウド型グループウェアは基本的に、サブスクリプション方式のオンラインサービスとして提供されています。オンプレミス型に比べてコストを抑えやすい点、スピーディーに導入できる点もクラウド型が選ばれる理由です。

先ほどの富士キメラ総研の調査でも、2020年度のグループウェア市場におけるクラウド型(SaaS)のシェアは約93%。多くの企業がクラウド型のグループウェアを選んでいることが分かります。

引用元:富士キメラ総研

グループウェアを活用する4つのメリット

グループウェアを活用するメリットは、主に4つあります。ひとつずつ、順番に解説します。

メリット1:情報共有・コミュニケーションが活性化する

クラウド型のグループウェアなら、Webブラウザさえあればパソコン・スマートフォン問わず利用できます。自席にいながら手軽に利用できるため、情報共有やコミュニケーションの活性化につながるのが大きなメリットです。またグループウェアは視認性も高く、1つの画面で自分やチームメイトの情報を正確に把握できます。

メリット2:業務効率化につながる

ホワイトボードのようなアナログ業務では、全て自分で手書きしなければならず、時間がかかります。また、煩雑になりミスも発生しやすくなるでしょう。その点、グループウェアを使えば専用のインターフェースで簡単に情報を管理でき、ミスも抑制できます。その結果アナログ業務のような無駄がなくなり、業務効率化につながるのもメリットです。

メリット3:ペーパーレス化によりコストを削減できる

グループウェアを活用することで、紙を用いる業務をオンラインに移行し、ペーパーレス化を実現できます。たとえば勤怠管理をオンライン化すれば、タイムカードでの管理や勤怠表の印刷が不要です。用紙やインクのコストはもちろん、印刷や文書管理にかかる人件費まで削減できるのは大きなメリットといえます。

メリット4:様々な働き方に対応できる

前述のとおりクラウド型のグループウェアであれば、社内ネットワークに依存せず利用できます。そのため、場所に縛られず様々な働き方に対応できるのもメリットです。最近増えているリモートワークでもパソコンで業務が行えますし、外出中でもスマートフォンで情報共有やコミュニケーションが行えます。オフィスワークが減れば通勤などの拘束時間も減り、社員のワークライフバランス向上につながるでしょう。

情報共有を促進するグループウェアの機能

ここからは下記3つのタイプごとに、グループウェアの代表的な機能をご紹介します。

  • 情報共有を促進
  • 業務効率化
  • コミュニケーションを促進

まずこの章では、情報共有の促進を目的としたグループウェアの機能を4つご紹介します。

スケジュール管理・共有

グループウェアを使うと、スケジュールをWeb上で管理できます。カレンダー形式で表示されるため見やすく、スケジュールがひと目で把握可能です。

チーム内のスケジュールもすべてWeb上でチェックできるため、チームメンバーの動きを正確に把握できます。また、スマートフォンからでも利用できるため、外出中などで急なスケジュール変更があった場合でも心配無用です。

導入事例

ある人材派遣会社ではエクセルを用いてスケジュール管理を行っていましたが、予定の確認や更新に多くの時間を奪われていました。また、共有ファイルでは動作が重くなったり競合が発生したりしやすく、スケジュール共有も課題でした。

そこで導入したのが、グループウェアの「スケジュール管理機能」です。Webブラウザから手軽に予定の確認や更新が行えるようになり、スケジュール管理の大幅な時間短縮につながりました。また、共有ファイルの煩わしさもなくなり、正確なスケジュール共有も実現したのです。

設備・会議室の予約

グループウェアでは設備や会議室を予約したり、予約状況を確認したりすることも可能です。オンラインで利用できるため、自分のデスク上でそのまま予約できます。

また、重複した予約を行おうとすると警告してくれるため、ダブルブッキングの心配がありません。さらに、紙やホワイトボードでの管理と違い、前の内容を消したり紙を印刷し直したりする必要もなくなります。

プロジェクト管理・共有

グループウェアを使うと、プロジェクトで発生する全タスクの状況をWeb上で管理・共有できます。タスクの状況はガントチャート形式で表示されるので、進捗率や完了期限がひと目で把握可能です。

自分だけでなく、チームメンバーのタスクもすべて確認できます。そのため、遅れが発生しているタスクがあってもチーム内で容易にフォロー可能です。

導入事例

ある衣料販売会社では、ホワイトボードを用いて営業チームのプロジェクトを管理していました。しかし、ホワイトボードでは日々の進捗率までは細かく管理できません。そのため、営業マネージャーが各社員をフォローしづらい問題がありました。

そこで導入したのが、グループウェアの「プロジェクト管理機能」です。ガントチャートで各社員が抱える営業タスクの進捗率を迅速に把握できるようになり、チームワークが向上しました。また、その場で進捗管理が行えるため、ホワイトボードまで移動する手間もなくなりました。

社内知識・ドキュメントの共有

グループウェアでは仕事するうえで役立つ知識や、議事録などのドキュメントを登録し、全社的に共有できます。すべてクラウド上で管理できるため、共有フォルダでの管理のようにかさばることもありません。

また、更新履歴はイベントログとして記録されます。そのため、第3者に書き換えられたり、削除されたりといった心配も無用です。

業務効率化するグループウェアの機能

業務効率化を目的としたグループウェアの機能を4つご紹介します。

タスク管理

業務を効率よくこなしていく上で、正確なタスク管理が鍵となります。しかし、手書きの手帳やパソコンのメモ帳では煩雑になりやすく、タスクの優先度まで正確に管理することは難しいでしょう。

多くのグループウェアには、タスクを一覧表示できるタスク管理機能も備わっています。タスクの進捗率や優先度がバーで見える化され、今すべきタスクがひと目で把握可能です。また、タスクの共有もオンラインで行えるため、チーム内でのフォローも容易となります。

勤怠管理

勤怠管理にはタイムカードや、エクセルなどの表計算ソフトを使っている企業も多いですよね。しかし、これらの勤怠管理方法では打刻や集計に手間がかかり、ミスも発生しやすいのです。

勤怠管理にもグループウェアを使うことが可能です。グループウェアを使うと、ICカードやボタン操作で手軽に出退勤時刻を記録できます。また、残業時間なども自動的に集計してくれるので、管理が容易な上に確実です。

申請手続き

従来主流だった紙の申請書では、手書きや捺印の手間がありました。それに、書き間違えた時に訂正印などの対応が面倒ですよね。申請書を再印刷するのでは、コストや資源の無駄遣いになってしまいます。

グループウェアを使うと、申請や承認、差し戻しといった手続きもすべてオンラインで行えます。申請手続きがペーパーレス化されるため、手書きや捺印の必要がありません。また、コストカットや資源の節約にもつながります。

日程調整

顧客との商談やチーム内でのレビューなど、日程調整が必要な場面も多いですよね。お互いの予定を確認しながらの日程調整では、電話やメールでのやり取りが何往復も続きがちです。また、勘違いがあると予定が重複してしまい、再調整で相手に迷惑がかかることも。

グループウェアには、日程調整機能を持つ製品も多く存在します。大きく分けると「候補提案型」と「予約受付型」の2種類ありますが、前者の候補提案型がおすすめです。候補日程を相手にメールで展開し、都合の良い日程を選んでもらうだけで日程調整が完了します。

決まった日程は自動的にカレンダーに追加されるため、手作業で追加する必要がありません。また、候補日程はグループウェアに自動選定してもらうことも可能です。所要時間や移動時間から最適な日程が選ばれるので、予定が重複する心配もなくなります。

コミュニケーションを促進するグループウェアの機能

コミュニケーション促進を目的としたグループウェアの機能を3つご紹介します。

業務上の連絡・報告

業務上の連絡や報告は、ビジネスの基本といえます。しかし、口頭での連絡・報告ではデータとして残らないため不確実です。とはいえ、メールだと確認待ちの時間が必ず発生するだけでなく、他の連絡に埋もれて見逃すことも考えられます。

グループウェアでは、業務上の連絡や報告もオンラインで簡単に行えます。顧客からの連絡が含まれるメールと切り離して管理できるため、埋もれてしまう心配がありません。また、通知先として設定した社員のデスクトップ上に通知されるため、迅速なコミュニケーションが行えます。

導入事例

ある食品メーカーの営業チームでは、部下が日報をエクセルで作成・共有していました。しかし、毎日1ファイルずつエクセルファイルが増えていくため、管理が煩雑となるのが課題でした。またエクセルの操作には時間がかかるため、営業マネージャーが確認する負担も大きいものでした。

そこで導入したのが、グループウェアの「報告書作成機能」です。報告書作成機能を使うことで、日報の作成・共有がオンラインで行えるようになりました。エクセルと比べて日報の管理がシンプルになり、確認作業も効率化されたのです。また、既読状況の確認機能やコメント機能によって、営業マネージャーと部下のコミュニケーションもスムーズとなりました。

チャット・オンライン会議

離れた拠点の相手などとやり取りする場合、電話やメールを使うことが多いのではないでしょうか?しかし、電話では相手がすぐに対応できないこともありますし、メールでは確認や作成に手間がかかりスムーズなやり取りは難しいでしょう。

グループウェアにはチャット機能もあり、1対1でのやり取りや、グループでのオンライン会議も可能です。相手を決めてメッセージ本文を入力するだけで良いため、メールのような手間がなく、スムーズにやり取りできます。

また、メッセージを送信すると相手のパソコンやスマートフォンに通知されるため、見逃すことなく確実にコミュニケーションが取れます。

全社的な情報発信

イベントの告知や落とし物の連絡など、全社的に情報発信したいケースも多いでしょう。しかし、メールで全ての社員に送信するのは手間がかかります。また、宛先が漏れたり誤送信が起きたりするリスクも避けられません。

全社的な情報発信には、グループウェアの「社内SNS機能」が役立ちます。その名の通り、社内専用のSNSとして情報発信が行える機能です。全ての社員がWebブラウザから簡単に投稿を閲覧できるため、全社員への情報発信が容易となります。また、投稿内容には「いいね」を付ける機能やコメント機能もあるため、チームをまたいでのコミュニケーションも活性化するでしょう。

おすすめグループウェア4選

グループウェアには様々な製品があり、それぞれ操作方法や機能ラインナップも異なります。ここでは、おすすめのグループウェアを4つピックアップしてご紹介します。グループウェアを比較する際の参考にしてください。

  • アイポ
  • kintone
  • NotePM
  • Google Workspace

その1:シンプルで使いやすい「アイポ」

「アイポ」は、TOWN株式会社が提供しているグループウェアです。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、アナログ業務の多い職場でもすぐに浸透する魅力があります。

スケジュール管理機能が特に充実しています。候補提案型の日程調整機能があるほか、会議室などの設備予約も可能です。予定には繰り返しや終日、期間などの豊富な設定が用意されており、細かくスケジュール管理できます。「Googleカレンダー」などとの連携も容易に行えます。

他にも、ビジネスチャットやプロジェクト管理機能、タスク管理機能など、情報共有・コミュニケーションを効率化する機能が豊富です。勤怠管理機能や申請手続きに使えるワークフローを使えば、ペーパーレス化の促進にもつながります。

料金プラン

主なプランは下記の3種類で、料金に応じて利用できる機能数が変わります。一番人気はベーシックプランで、スケジュール管理機能や日程調整機能、ビジネスチャットが利用できて月額350円とリーズナブルです。

  • ミニマム :200円/月
  • ベーシック:350円/月
  • プレミアム:550円/月

上記プランに加えて、使いたい機能だけを選んで月額100円~で導入することも可能です。

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その2:独自のアプリを作れる「kintone」

「kintone」は、サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。独自のアプリを手軽に作成できるのが大きな特徴で、企業に合わせたシステム構築により業務効率化を行えます。アプリにはデータベース機能が備わっており、業務のデータを集約して効率よく管理できます。

各アプリのデータはチームメイトが手軽に閲覧でき、コメント機能によりコミュニケーションを取ることも可能です。また、エクセルファイルやCSVファイルを読み込むことで、簡単にアプリ化できます。普段の業務で使いづらいファイルをオンラインで使いやすくしたい企業におすすめです。

料金プラン

主なプランは下記の2種類で、料金に応じて作成できるアプリ数が変わります。スタンダードコースだと、外部サービスとの連携も可能です。

  • ライト   :780円/月
  • スタンダード:1,500円/月

他にも、社外の方を招待できる追加オプションも存在します。

その3:社内知識を共有できる「NotePM」

「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供しているグループウェアです。特に社内知識・ドキュメントの共有機能が充実しており、ファイルの共有に加えて、高機能なエディタにより分かりやすいマニュアルを作成できます。WordやPDFといったファイルの中身を検索できるのも魅力です。

ファイルの変更履歴は自動で記録されるため、複数人で同一ファイルを更新する場合でも正確に管理できます。またレポート機能もあり、ページごとの閲覧数や社員の貢献度などをデータとして把握可能です。社内知識を有効活用して、全社的なスキルアップを図りたい企業におすすめします。

料金プラン

下記のように、料金に応じて利用できるユーザー数・ストレージ量が変わります。シンプルな料金設定で、中小企業から大企業まで幅広く利用できます。

  • プラン8  :4,800円/月/8人/80GB
  • プラン15 :9,000円/月/15人/150GB
  • プラン25 :15,000円/月/25人/250GB
  • プラン50 :30,000円/月/50人/500GB
  • プラン100 :60,000円/月/100人/1TB
  • プラン200 :120,000円/月/200人~/2TB~

プラス月額15,000円でストレージ容量を100GB増やせる追加オプションもあります。

その4:ファイルを同時編集できる「Google Workspace」

「Google Workspace」はその名の通り、Google社が提供しているグループウェアです。チームで共同作業が快適に行える大きな特徴があります。GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどのファイルを、複数人で同時編集可能です。

また、ビジネスチャットやオンライン会議機能も備わっており、チームのコミュニケーションに役立ちます。プライベートでもGoogle関連サービスを利用している方は多いため、社員に浸透しやすいのも魅力です。

グループウェアを導入するなら「アイポ」がおすすめ

グループウェアには様々な製品があり、それぞれ操作方法や機能ラインナップも異なります。これからグループウェアを導入する方には、「アイポ」がおすすめです。これまでにご紹介した機能を全て兼ね備えたグループウェアで、1,700社以上の導入実績があります。

ここでは、アイポが持つ4つの特長について、簡単にご紹介します。

特長1:シンプルで使いやすいインターフェース

アイポは、使いやすさを重視したシンプルなインターフェースとなっているのが最大の特長です。難しい操作を必要としないため、マニュアルを見なくてもすぐに使い方を覚えられます。また操作画面も見やすく、ストレスなく日々の業務を効率化できます。

特長2:場所を問わず使える

アイポは、データをクラウド管理できるクラウド型のグループウェアです。スマホアプリ版も提供されているため、外出中でもスマートフォンで情報共有やコミュニケーションが行えます。場所を問わずログインすればすぐに使えるので、リモートワークにも対応しやすいでしょう。

特長3:Googleカレンダー等と連携できる

アイポは「Googleカレンダー」や「Slack」など、他のツールとも簡単に連携することが可能です。たとえば、アイポのスケジュール管理機能で同期表示の設定を行えば、登録した予定をGoogleカレンダー上でも表示できます。それぞれのツールを操作する手間が省けて、より業務効率化につながるでしょう。

特長4:充実したセキュリティ対策

アイポでは、世界トップシェアのクラウドサービス「AWS」を用いてデータを管理します。そのためセキュリティ対策が充実しており、オンラインでも不安なく利用できるのも魅力です。全てのデータがSSLで暗号化されるため、盗聴を心配する必要がありません。そのほかにも、複数サーバーによるリスク分散や、日々のデータバックアップも行っています。

グループウェアを導入して、ビジネスをより良いものに!

今回は、グループウェアの基礎知識やできることを一通りご紹介しました。内容を振り返りましょう。

  • 「グループウェア」とは? 社内の情報共有・コミュニケーション促進や、業務効率化に役立つ様々な機能を持つソフトウェア
  • グループウェアの種類 主に「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類。現在ではクラウド型が主流
  • グループウェアを活用する4つのメリット 情報共有・コミュニケーションが活性化する 業務効率化につながる ペーパーレス化によりコストを削減できる 様々な働き方に対応できる
  • 情報共有を促進するグループウェアの機能 スケジュール管理・共有 設備・会議室の予約 プロジェクト管理・共有 社内知識・ドキュメントの共有
  • 業務効率化するグループウェアの機能 タスク管理 勤怠管理 申請手続き 日程調整
  • コミュニケーションを促進するグループウェアの機能 業務上の連絡・報告 チャット・オンライン会議 全社的な情報発信

グループウェアを使ってできることは、とても多くあると分かりますね。多くの機能があるため、好きな機能を自由に選んで使えるというのがグループウェアの強みです。社内での情報共有を活発にして企業の利益を高めたい方は、グループウェアを導入してみてはいかがでしょうか?

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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