グループウェアとは?できることをすべてご紹介!

企業にとって情報は「血液」ともいえる、大切な存在です。企業の「血流」を良くする、つまり社内での情報共有を活発にすることは、生産性向上につながります。

逆に社内の情報共有が不十分だと、認識のずれから大きなトラブルに発展することもあります。社内での情報共有をいかにして効率的に行うかが、企業の利益を拡大するための鍵と言えるでしょう。

在宅ワークが増えている現在、社内での情報共有は難しくなっています。そんな中、社内で情報共有するために多くの企業で導入されているのが「グループウェア」です。

とはいえ、まだまだグループウェアについて知らない方も多いですよね。まずはこの記事を読んで、グループウェアを使ってできることを一通り把握しておきましょう。

グループウェアとは何か?

「グループウェア」とは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるためのシステムです。グループウェアは、全ての機能がオンラインで使えるという大きな特徴を持ちます。

従来の情報共有やコミュニケーションに比べてメリットが多く、企業の人件費削減や生産性向上につながります。そのため、グループウェアを導入する企業は増えているのです。

次章からは以下3つのタイプごとに、グループウェアでできることを全てご紹介します。

  • 社内の情報共有を促進
  • 業務効率化
  • コミュニケーションを促進

グループウェアで情報共有を促進

情報共有の促進を目的としたグループウェアの使い方を、4つご紹介します。

スケジュール管理・共有

グループウェアを使うと、スケジュールをWeb上で管理できます。カレンダー形式で表示されるため見やすく、スケジュールがひと目で把握可能です。

チーム内のスケジュールもすべてWeb上でチェックできるため、チームメンバーの動きを正確に把握できます。また、スマートフォンからでも利用できるため、外出中などで急なスケジュール変更があった場合でも心配無用です。

設備・会議室の予約

グループウェアでは設備や会議室を予約したり、予約状況を確認したりすることも可能です。オンラインで利用できるため、自分のデスク上でそのまま予約できます。

また、重複した予約を行おうとすると警告してくれるため、ダブルブッキングの心配がありません。さらに、紙やホワイトボードでの管理と違い、前の内容を消したり紙を印刷し直したりする必要もなくなります。

プロジェクト管理・共有

グループウェアを使うと、プロジェクトで発生する全タスクの状況をWeb上で管理・共有できます。タスクの状況はガントチャート形式で表示されるので、進捗率や完了期限がひと目で把握可能です。

自分だけでなく、チームメンバーのタスクもすべて確認できます。そのため、遅れが発生しているタスクがあってもチーム内で容易にフォロー可能です。

社内知識・ドキュメントの共有

グループウェアでは仕事するうえで役立つ知識や、議事録などのドキュメントを登録し、全社的に共有できます。すべてクラウド上で管理できるため、共有フォルダでの管理のようにかさばることもありません。

また、更新履歴はイベントログとして記録されます。そのため、第3者に書き換えられたり、削除されたりといった心配も無用です。

グループウェアで業務効率化

業務効率化を目的としたグループウェアの使い方を、2つご紹介します。

勤怠管理

勤怠管理にはタイムカードやExcelなどの表計算ソフトを使っている企業も多いですよね。しかし、これらの勤怠管理方法では打刻や集計に手間がかかり、ミスも発生しやすいのです。

勤怠管理にもグループウェアを使うことが可能です。グループウェアを使うと、ICカードやボタン操作で手軽に出退勤時刻を記録できます。また、残業時間なども自動的に集計してくれるので、管理が容易な上に確実です。

申請手続き

従来主流だった紙の申請書では、手書きや捺印の手間がありました。それに、書き間違えた時に訂正印などの対応が面倒ですよね。申請書を再印刷するのでは、コストや資源の無駄遣いになってしまいます。

グループウェアを使うと、申請や承認、差し戻しといった手続きもすべてオンラインで行えます。申請手続きがペーパーレス化されるため、手書きや捺印の必要がありません。また、コストカットや資源の節約にもつながります。

グループウェアでコミュニケーション促進

コミュニケーション促進を目的としたグループウェアの使い方を、2つご紹介します。

業務上の連絡・報告

お客様の社内訪問や社内設備のメンテナンスなど、社内全体に展開したい情報も多いですよね。しかしメールでは見逃す恐れがありますし、口頭では全社員が集まる場面がないと、展開するのが大変です。

グループウェアでは、社内全体への業務連絡や報告を簡単に行えます。すべての社員がWeb上から情報を取得できるので、展開漏れの心配がありません。それに、スマートフォンからでも確認できるため、在宅ワークの社員にも周知可能です。

チャット・オンライン会議

離れた拠点の相手などとやり取りする場合、電話やメールを使うことが多いのではないでしょうか?しかし、電話では相手がすぐに対応できないこともありますし、メールでは確認や作成に手間がかかりスムーズなやり取りは難しいでしょう。

グループウェアにはチャット機能もあり、1対1でのやり取りや、グループでのオンライン会議も可能です。相手を決めてメッセージ本文を入力するだけで良いため、メールのような手間がなく、スムーズにやり取りできます。

また、メッセージを送信すると相手のパソコンやスマートフォンに通知されるため、見逃すことなく確実にコミュニケーションが取れます。

グループウェアを導入して、社内の情報共有を活発に!

今回は、グループウェアでできることを一通りご紹介しました。内容を振り返りましょう。

  • 「グループウェア」とは?
    • 社内の情報共有やコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるためのシステム
  • グループウェアで情報共有を促進
    • スケジュール管理・共有
    • 設備・会議室の予約
    • プロジェクト管理・共有
    • 社内知識・ドキュメントの共有
  • グループウェアで業務効率化
    • 勤怠管理
    • 申請手続き
  • グループウェアでコミュニケーション促進
    • 業務上の連絡・報告
    • チャット・オンライン会議

グループウェアを使ってできることは、とても多くあると分かりますね。多くの機能があるため、好きな機能を自由に選んで使えるというのがグループウェアの強みです。社内での情報共有を活発にして企業の利益を高めたい方は、グループウェアを導入してみてはいかがでしょうか?

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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