福祉施設の方向け!スケジュール共有方法を見直して、スタッフ間の連携を深めよう

福祉施設では、安全なサービスを提供するためにもスタッフ間での情報共有は欠かせません。

しかし、多くの福祉施設では慢性的な人材不足に陥っていることから、スタッフの人数も限られているのが現状です。

限られたスタッフで利用者をサポートするためにも、スケジュールをはじめとした情報共有は高い精度が求められています。本記事では、福祉施設の情報共有における課題や、適切な情報共有をするためのポイントについて解説していきます。 情報共有について悩んでいる福祉施設の管理者の参考になれば幸いです。

福祉施設での情報共有における課題

利用者を24時間365日体制でサポートする福祉施設のスタッフは、シフト勤務が一般的です。そのため、スタッフ間の情報共有が利用者の安全に影響します。この章では、福祉施設での情報共有における課題について解説していきます。

利用者の情報共有

福祉施設では、ひとりの利用者に対し複数のスタッフで対応します。担当するスタッフ全員で利用者の情報を共有することで、人為的なミスを減らすことにつながります。 例えば「利用者がケガをしている」という情報が共有されていなかった場合、交代したスタッフが利用者に運動をさせ、ケガが悪化してしまうケースが考えられるでしょう。

利用者の安全を保証するためにも、スタッフ間の情報共有が必要と言えます。

スケジュール管理の時間確保

スケジュール管理の時間確保も課題のひとつです。多くの福祉施設では、利用者を24時間365日体制でサポートしています。スタッフの勤務体系はシフト制となり、スケジュールも不規則になりやすいことが特徴です。 スケジュールを組むためには管理の時間が必要ですが、福祉業界は慢性的な人材不足です。

スタッフは業務に追われるため、十分な時間を確保できません。結果的に適切なスケジュール管理ができなくなるという悪循環に陥っています。 そのため、短時間で適切なスケジュール管理ができる方法が求められています。

リアルタイムでのスケジュール共有

リアルタイムでのスケジュール共有も課題です。シフト制で利用者をサポートするためには、スタッフ間の連携が必要です。スタッフ間のスケジュールをリアルタイムで共有できれば、不測の事態が発生した場合にも対応できます。 しかし、スケジュールの管理方法がアナログの場合、リアルタイムでスケジュールを共有することは困難です。

例えばホワイトボードでスケジュール管理をしている場合、外出時にスケジュール変更が必要になっても、他のスタッフに情報を共有することができません。 リアルタイムでスケジュールを共有する方法を検討する必要があるでしょう。

福祉施設での情報共有のポイント

福祉施設に限らず情報共有には押さえておきたいポイントがあります。情報を漏れなく伝えることは当然ですが、優先順位を決めることも大切です。

また、どんなスタッフでも同じように情報共有する「仕組み作り」も大切と言えます。 この章では福祉施設での情報共有のポイントについて解説していきます。

情報に優先度をつける

福祉施設での情報共有には、優先順位をつけることが大切です。利用者のケガや薬の量が増えたといった情報は優先順位が高い情報です。利用者がイベントに参加したときの様子はケガや薬の情報に比べると優先順位が低いと言えるでしょう。

情報を漏れなく伝えることも大切ですが、まんべんなく伝えることで重要な情報が埋もれ、結果として情報が伝わりにくくなるケースもあります。必要な情報を伝えるためにも、情報に優先順位をつけることに意味があると言えるでしょう。

情報共有の仕組みをつくる

必要な情報や優先度の高い情報を伝えるには、情報共有の仕組み作りが必要です。スタッフ間のコミュニケーションで解決しているケースも存在します。しかし、それはスタッフの能力に頼っているだけであり、人が代われば対応できなくなるでしょう。 情報共有の仕組み作りに有効なのが情報共有ツールです。

特にグループウェアはスケジュール共有に特化したツールで、リアルタイムでの情報共有ができます。ツールの導入といった、どんなスタッフでも対応できる仕組みをつくることで「必要な情報を漏れなく」共有することができるでしょう。

グループウェア導入による効果

グループウェアを導入することにより、リアルタイムでのスケジュールの確認や変更が可能です。また、スケジューリングを効率化するといった効果もあります。この章では、グループウェア導入による効果について解説していきます。

リアルタイムでのスケジュールの確認・変更

グループチャットはスケジュール管理に優れたツールです。カレンダー形式で表示されるため、確認の時間も短縮できます。繰り返しや終日といった便利な設定機能が搭載されているため、予定の登録や変更も簡単にできます。 スケジュール管理の時間を削減できるため、業務に専念できる時間も増えるでしょう。

また、グループウェアはスマホでも利用できるため、時間や場所を問いません。リアルタイムでの情報共有ができることも効果のひとつと言えるでしょう。

スケジューリングを効率化

グループウェアには「日程調整機能」が搭載されています。電話やメールの往復といったやり取りをすることなく日程調整できるため、スケジューリングの時間も削減できるでしょう。 候補日程を自動選定することも可能です。アナログでのスケジューリングの場合、スケジューリングのミスが発生するケースがあります。

グループウェアで移動時間や所要時間から最適な日程候補を選定することで、スケジューリングの人的ミス防止につながり、業務の時間も確保できるでしょう。

ツール導入時のポイント

グループウェアをはじめとした情報共有ツールを選ぶ場合、使いたい機能が搭載されているツールを選ぶことはもちろんですが、ほかにも注意すべきポイントがあります。この章では情報共有ツールを選ぶときのポイントについて解説していきます。

操作性

どの情報共有ツールを選ぶ場合でも、操作性は重要なポイントです。どんなに優れた機能が搭載されていても、操作性が悪いツールを導入した場合、効率化を実感できないだけでなく使用するだけでもストレスになります。結果的に使用頻度が減っていき、最終的には元の情報共有方法に戻ってしまうケースも少なくありません。

わかりやすく直感的に操作できるツールを選ぶことが、効果的な情報共有のポイントと言えるでしょう。

業務とプライベートで使うツールを分ける

業務で使用するツールと、プライベートで使用するツールは分けましょう。情報共有ツールとしてチャットアプリを使用している企業もあります。特に「LINE」は多くの人が利用しているため、操作性の観点からも効果が高いツールと言えるでしょう。

しかし、業務とプライベートで同じツールを使うことに、拒否反応を示すスタッフが出てくるケースもあります。「オンオフの切り替えができない」「プライベートな情報が漏れるリスクがある」といった理由が上げられます。 スタッフの心理的負担を減らす意味でも、業務で使用するツールと、プライベートで使用するツールは分けましょう。

情報共有ツールでスタッフ間の連携を深めよう

利用者を24時間365日体制でサポートする福祉施設では、スタッフ間の情報共有が利用者の安全に影響します。情報共有は漏れなく伝えることだけでなく、優先順位を決めることも大切です。 また、どんなスタッフでも同じように情報共有する「仕組み作り」も大切です。

グループウェアをはじめとした情報共有ツールを導入することにより、リアルタイムでのスケジュール共有や、スケジューリングの効率化にもつながります。 それにより、スケジュール管理にかかる時間も削減でき、本来の業務に専念する時間が確保できます。情報共有ツール導入によりスケジュール共有方法を見直し、スタッフ間の連携を深めましょう。

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