高齢化にともない要介護者が増加していることにより、介護施設のスタッフの負担も増大しています。福祉業界では人材の確保に頭を抱える企業も多く、限られたスタッフだけで業務を維持することを余儀なくされています。こうした状況を打開する上で重要となるのは、「情報の見える化」です。
福祉業界が情報を見える化することで、多くのメリットが得られます。それを実現するためには、「ITツール」の活用がカギとなります。そこで本記事では、福祉業界が情報を見える化するメリットや、おすすめのITツールをご紹介します。情報共有にお悩みの福祉業界の方は、ぜひご覧ください。
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目次
福祉業界が情報を見える化する3つのメリット
福祉業界が情報を見える化するメリットは、主に3つです。それぞれ、順番に解説します。
メリット1：業務効率の向上
需要拡大に対して人材確保が追い付かない福祉業界では、限られたスタッフ間での十分な情報共有が必要不可欠です。しかし情報が見える化されていないと、情報共有の効率は著しく低下します。たとえば、ホワイトボードでスケジュール管理している場合、その場所まで移動しなければ他スタッフの予定を確認できません。
その点、ITツールにより情報を見える化すれば、パソコンやスマートフォンで必要な情報にアクセス可能です。ホワイトボードまで移動するなどの手間がかからないため、情報共有が飛躍的にスムーズとなります。その結果、スタッフ間での認識違いや伝達漏れが減り、職場全体の業務効率向上につながります。
メリット2：コスト削減
福祉業界の情報が見える化されていない要因の1つは、紙文化が根付いていることです。介護記録をはじめとした多くの文書を、紙として扱っている企業が多いのではないでしょうか。こうした紙にはインクや用紙のコストに加えて、印刷や文書管理にも多くの人件費がかかってしまいます。
その点、ITツールにより情報を見える化すれば、こうした紙の文書をオンラインで作成・共有できるようになります。最近の主流であるクラウド型のITツールなら、安価な月額料金だけで利用することが可能です。文書の多くを紙で印刷する必要がなくなるため、大幅なコスト削減につながるでしょう。
メリット3：サービス品質の向上
どんなビジネスでも、データ活用がサービス品質向上のカギとなります。福祉業界においては、入居者の健康状態を分析することにより的確なケアが可能となるでしょう。しかし、情報が見える化されていないとデータ活用が行いづらく、サービス品質を高めることはできません。
その点、ITツールにより情報を見える化することでデータ活用が容易となり、サービス品質向上につながります。たとえば、介護記録を見える化して入居者の健康状態を分析すれば、リスクが顕在化する前に対処することが可能です。また、ご家族に十分な情報共有が行えるようにもなるでしょう。
福祉業界で見える化すべき情報3選
福祉業界の情報を見える化するメリットは大きいといえます。しかし、福祉業界にはさまざまな情報が存在するため、どんな情報を見える化すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。ここでは、福祉業界で見える化すべき3つの情報と、見える化の実現におすすめのITツールをそれぞれご紹介します。
スケジュール
最も優先的に見える化すべき情報は、スケジュールです。スケジュールが見える化されていないと、日々欠かせないスケジュール管理の作業効率が大きく低下することになります。また、お互いの作業状況が把握しづらいため、スタッフ間の連携もスムーズにいきません。
福祉業界がITツールでスケジュールを見える化するなら、「ビジネスカレンダー」がおすすめです。その名の通り、カレンダー形式でスケジュールを管理・共有できます。自分や他スタッフの予定が色分けされて見やすく表示できるため、お互いの状況を把握しながらスムーズに連携することが可能です。
また、ドラッグアンドドロップで予定を追加できるなど、ビジネスカレンダーにはスケジュール管理を効率化する工夫が詰まっています。日々欠かせないスケジュール管理に費やす時間を大幅に削減できることで、サービス品質の向上にもつながるでしょう。
介護記録
福祉業界の中でも介護施設であれば、介護記録の見える化が欠かせません。紙の介護記録を印刷するためのコストを削減できる上に、スタッフ間で入居者について十分な情報共有が行えます。また、介護に関するデータを活用することで、サービス品質の向上も期待できます。
ITツールで介護記録を見える化するなら、「介護記録システム」がおすすめです。介護記録システムを利用することで介護記録の作成や、スタッフ間での共有がWeb上で行えます。紙の介護記録の作成に費やす時間を大幅に削減でき、スタッフの負担軽減にもつながるでしょう。
勤怠情報
福祉業界に限らず、勤怠情報も見える化すべきです。勤怠状況を見える化すれば、日々の勤怠状況を他スタッフや管理職が把握でき、不測の事態にも対応しやすくなります。また、給与計算といった処理のために勤怠表を印刷・提出する必要がなくなり、総務部などの負担軽減にもつながります。
ITツールで勤怠情報を見える化するなら、「勤怠管理ツール」がおすすめです。スマートフォンのタップ操作などで日々の出退勤時刻を記録できる上に、集計作業なども自動で行われます。スタッフの勤怠状況がWeb上で簡単に把握でき、紙のタイムカードを手に取って確認する必要もありません。
ITツールで福祉業界の情報を見える化しましょう！
今回は、福祉業界が情報を見える化するメリットや、おすすめのITツールをご紹介しました。
福祉業界が情報を見える化することは、業務効率やサービス品質の向上につながります。情報の見える化を実現する上で、用途に応じてITツールを使い分ける必要があります。しかし、複数のITツールを導入するのでは、利用コストの増大は避けられません。
賢くITツールを導入するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有・コミュニケーションに役立つ機能を多く持ち、さまざまな情報の見える化を実現できます。グループウェアの中でも「アイポ」なら、リーズナブルな月額料金だけで利用でき、初期費用が発生しません。
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