医療・福祉業界の職員必見!スケジュール管理の課題をIT化で解決

「超高齢社会」を迎えて久しい日本にとって、医療・福祉の仕事は欠かせないものになっています。その一方で、医療・福祉業界では人材不足に頭を抱えている職場も多いのではないでしょうか。限られた職員が効率的に業務をこなしていくためには、正確・迅速なスケジュール管理が欠かせません。

しかし、医療・福祉業界のスケジュール管理においては、IT化があまり進んでいないのが現状です。アナログなスケジュール管理には無駄が多く、職員の負担が増大してしまいます。こうした事態を防ぐためには、スケジュール管理の課題やIT化するための解決策を知ることが重要です。

そこで本記事では、医療・福祉業界の職員がスケジュール管理する際の課題や、その解決策をご紹介します。スケジュール管理に課題を感じている医療・福祉業界の方は、ぜひお読みください。

医療・福祉業界の職員がスケジュール管理する際の3課題

医療・福祉業界では、ホワイトボードによりスケジュール管理している職場がまだまだ多いようです。こうしたアナログなスケジュール管理には、不便な点も少なくありません。まずは、医療・福祉業界で多くの職場が抱えているスケジュール管理の3課題について、順番に解説します。

課題1:予定の確認・更新に時間がかかる

新型コロナウイルスの感染拡大や少子高齢化の進行などにより、医療・福祉業界の需要は高まり続けています。一方で、日本の労働人口は減少を続けており、職員の負担は高まっています。限られた職員だけでもサービスを維持するためには、スケジュール管理をはじめとした業務の効率化が必須です。

しかし、ホワイトボードでは予定の確認・更新のたびに設置場所まで移動しなければなりません。また、古い予定を消して新しい予定を手書きする必要があるため、どうしても時間がかかります。スケジュール管理が非効率的だと、患者や入居者のサポートに使える時間が少なくなってしまいます。

課題2:煩雑になりミスが発生しやすい

医療・福祉業界では、24時間・365日体制で患者や入居者をサポートする必要性から、シフト勤務も珍しくありません。勤務時間が不規則になりやすいため、予定の更新作業が頻繁に発生しやすいでしょう。更新作業を繰り返しても、シンプルさを維持できるスケジュール管理方法が求められます。

しかし、ホワイトボードでは古い予定を消してからでないと、新しい予定を記入できません。そのため、予定の消し忘れや消し間違いも発生しやすく、頻繁に更新すると煩雑になりやすいのです。結果として予定を正確に把握することが難しくなり、勘違いから思わぬトラブルになることも。

課題3:予定をリアルタイムに共有できない

医療・福祉業界では、職員によって勤務時間がバラバラなことも多いでしょう。また、患者や入居者の家族も含めた多くの人と関わることになるため、相手の都合で予定が変わることもあります。患者や入居者に正確なサポートを提供する上で、職員間でのリアルタイムな予定の共有が必須です。

しかしホワイトボードでは、その場にいないと他職員の予定を把握できません。また、自分の予定が変わったとしても、すぐに更新しに行けないことも考えられます。職員間で最新の予定を共有できないと、患者や入居者へのサポートが遅れてしまいかねません。

医療・福祉業界の職員には「スケジュール管理ツール」がおすすめ

医療・福祉業界の職員は、このように多くの課題をスケジュール管理で抱えていると思います。スケジュール管理の課題を解決するなら「スケジュール管理ツール」がおすすめです。カレンダー形式でスケジュールを管理・共有できるITツールで、業種を問わず導入が進んでいます。

ここでは、医療・福祉業界の職員がスケジュール管理ツールを活用する3つのメリットをご紹介します。スケジュール管理ツールの基礎知識やおすすめ製品を知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

【2022年最新】もう迷わない!スケジュール管理ツールおすすめ5製品を比較

メリット1:予定の確認・更新を効率化できる

スケジュール管理ツールは、名前の通りスケジュール管理のために最適化されたインターフェースを持ちます。たとえば、予定の追加がドラッグアンドドロップで行えますし、定期的な予定も専用の設定を用いるだけで簡単に実現できます。

また、Webブラウザさえあればカレンダーにアクセスできるため、ホワイトボードまで移動する必要もありません。予定の確認・更新にかかる時間を短縮できるため、患者や入居者のサポートに専念しやすくなるでしょう。

メリット2:管理が煩雑になりにくい

ホワイトボードでは、限られた期間の予定しか管理できません。その点スケジュール管理ツールであれば、数か月先の予定でも登録できます。過去の予定も保持できるため、更新作業のたびに古い予定を消さずに済み、管理が煩雑になりにくいのがメリットです。

またスケジュール管理ツールには、予定を見やすくするための工夫も多くあります。たとえば、社員ごとに予定を色分けして表示したり、「訪問」「来客」などのカテゴリーを表示したりすることも可能です。シンプルに予定を管理できるため、確認・更新が頻繁な職場でもミスが発生しにくいでしょう。

メリット3:場所を問わずリアルタイムに予定を共有できる

スケジュール管理ツールの多くは、予定をクラウド管理できる「クラウド型」です。自社サーバーを必要としないため、職場にいなくても利用できます。パソコンやスマートフォンがあればアクセスできるため、場所を問わずリアルタイムな予定の共有が可能です。

たとえば、訪問介護などで外出している場合でも、スマートフォンで予定を確認できます。急に予定が変わった場合でも、その場で更新作業が行えます。常にお互いの最新スケジュールを把握できるため、状況変化にも対応しやすいでしょう。

スケジュール管理ツールを導入して、医療・福祉業界にもIT化を!

今回は、医療・福祉業界の職員がスケジュール管理する際の課題や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

スケジュール管理ツールを活用すれば、予定の確認・更新を効率化できるだけでなく、リアルタイムな共有も実現します。その結果、患者や入居者のサポートに注力でき、職員間の連携もスムーズになるでしょう。とはいえスケジュール管理ツールの種類は多く、どれを選ぶべきか分からない方も多いですよね。

これからスケジュール管理ツールを導入するなら、グループウェア「アイポ」がおすすめです。シンプルで使いやすいスケジュール管理機能に加えて、「ビジネスチャット」など情報共有に役立つ機能が多数あります。幅広い業務を効率化することで、さらなる職員の負担軽減が期待できます。

スケジュール管理をIT化して課題を解決したい医療・福祉業界の方は、ぜひアイポをご導入ください。

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