福祉施設の方必見!スケジュール管理を見直して業務効率化しよう

「超高齢社会」を迎えて久しい日本にとって、福祉施設は無くてはならない存在です。ところが、その需要は高まっているにもかかわらず、多くの福祉施設では深刻な人手不足に直面しています。限られたスタッフだけで多くの方をサポートしていくために、スケジュール管理が欠かせません。

しかし、福祉施設でのスケジュール管理には、さまざまな問題点があります。そこで本記事では、福祉施設のスケジュール管理における問題点や、その解決策をご紹介します。スケジュール管理に課題を感じる福祉施設にお勤めの方は、ぜひご覧ください。

福祉施設のスケジュール管理における3つの問題点

まずは、福祉施設のスケジュール管理における3つの問題点について、順番に解説します。

問題点1:スケジュール管理に十分な時間を使えない

福祉施設では、入居者を365日・24時間体制でサポートしなければならないので、シフト勤務が一般的です。シフト勤務だとスケジュールが不規則になりやすく、スケジュール管理に正確性が求められます。

しかし、福祉業界は人手不足が深刻なこともあり、業務に追われてスケジュール管理に十分な時間を使えない場合も多いでしょう。結果として、スケジュール管理でミスが発生しやすくなります。かと言って正確性を重視し過ぎると、他の業務時間を圧迫してしまいます。

問題点2:日程調整で手間やミスが発生しやすい

福祉施設では打ち合わせが多く、日程調整が頻繁に発生するのではないでしょうか。打ち合わせの相手は、入居者やその家族はもちろん、行政機関の関係者などのケースもあるでしょう。さまざまな相手と日程調整することになるため、どうしても手間やミスが発生しやすくなります。

お互いのスケジュールを確認するために、電話やメールのやり取りが何度も繰り返されがちです。しかも、複数の相手と並行で日程調整すると、予定の重複も起こりやすいでしょう。予定が重複すると日程の再調整が必要となり、相手に迷惑をかけることになってしまいます。

問題点3:リアルタイムなスケジュール共有が難しい

シフト勤務で福祉施設を安定稼働し続けるためには、スタッフ間の連携も欠かせません。スタッフがお互いのスケジュールをリアルタイムに把握することで、イレギュラーな状況にも対応できます。しかし実際には、リアルタイムなスケジュール共有ができない職場も多いのではないでしょうか。

特にスケジュール共有のネックとなりやすいのは、アナログなスケジュール管理方法です。たとえばホワイトボードでのスケジュール管理では、外出中にスケジュールを更新できません。お客様宅への訪問といった外出時にスケジュールが変わったとしても、他のスタッフへリアルタイムにスケジュール共有できないのです。

なお、こちらの記事ではスケジュール共有の重要性について解説していますので、併せて参考にしてください。

スケジュール共有の重要度でビジネス成功確率が上がる?導入効果解説

福祉施設で業務効率化する最善策は「スケジュール管理ツール」

このように、福祉施設のスケジュール管理には様々な問題が存在します。これらを全て解決するなら、「スケジュール管理ツール」の導入をおすすめします。スケジュール管理ツールはその名の通り、スケジュール管理を効率化するためのITツールです。

ここでは、スケジュール管理ツールを福祉施設の仕事で使う3つのメリットについて、順番に解説します。なお、より幅広く業務効率化したい方には、高機能な「グループウェア」がおすすめです。スケジュール管理だけでなく、勤怠管理やタスク管理なども効率化できます。

グループウェア「アイポ」

メリット1:スケジュールの確認・更新が迅速に行える

スケジュール管理に特化したインターフェースとなっているため、スケジュールの確認・更新が迅速に行えるのが大きなメリットです。カレンダー形式で見やすく表示されるため、スケジュールの確認に時間がかかりません。

また予定の登録や更新も、専用インターフェースによって短時間で行えます。繰り返しや終日の設定も用意されているため、Excelなどのように自分で体裁を整える必要がありません。スケジュール管理に費やす時間を削減でき、他の業務に使える時間を増やせます。

メリット2:日程調整を効率化して、ミスも減らせる

多くのスケジュール管理ツールには、「日程調整機能」が存在します。候補日程を相手にメールで提示し、都合の良い日程を選択してもらうだけで日程調整完了です。電話やメールで何往復もやり取りする必要がなくなり、日程調整が格段に効率化できます。

また、候補日程はツールに自動選定してもらうことも可能です。移動時間や所要時間から最適な候補日程が選ばれるため、人的ミスを防げます。先に確定した日程は、以降の日程調整では候補日程から除外されるため、予定が重複する心配もありません。日程調整を効率化できる上にミスも減らせるため、本来の業務に専念しやすくなるでしょう。

アイポの「日程調整機能」

メリット3:スタッフ間でリアルタイムにスケジュール共有できる

多くのスケジュール管理ツールでは、スケジュールがクラウド管理されます。社内サーバーを用いる必要がないため、福祉施設にいない時でも利用できるのも魅力です。外出中にスケジュールが変わった場合でも、スマートフォンで迅速にスケジュール更新が行えます。

スケジュール管理ツールには、Webブラウザさえあればアクセス可能です。どこにいても自分を含めた全スタッフの最新スケジュールを把握できるので、スタッフ間の連携強化につながるでしょう。

スケジュール管理ツールで、福祉施設の業務効率化を実現しましょう!

今回は福祉施設のスケジュール管理における問題点や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。福祉施設の人手不足は、今後より深刻になるでしょう。スケジュール管理に手間やミスが多いと、通常業務にも支障をきたす恐れもあります。

こうした問題を解決するためには、スケジュール管理ツールの導入が必要不可欠です。スケジュール管理を効率化することで、本来の業務に専念できるようになります。スケジュール管理の無駄をなくしたい福祉施設にお勤めの方は、ぜひスケジュール管理ツールの導入をご検討ください。

アイポの「スケジュール管理ツール」

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

ITツールでビジネスリーダーの役割を果たそう!おすすめをご紹介
組織の課題を克服して業務効率化する方法!効率化の効果とその手順とは
チームリーダーが効率的に仕事をするために意識するべきポイント!

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。