こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
福祉施設のオフィス業務の実態として、福祉施設の現場において、その仕事の約2割は介護計画の作成のほか介護の記録をつけるといった書類の作成に費やされています。介護の現場においてペーパーレス化が本当に進むのであれば、膨大な労力の削減が期待でき、労働条件も大きく改善する効果があるといってよいでしょう。
そこで本記事では、福祉施設の業務効率化するためのペーパレス化はの促進と効果について活用例を用いてご紹介しています。
目次
福祉施設の現場に必要なのはペーパーレス化による業務削減
福祉施設の現場において書類作成に膨大な労力が割かれている最大の理由は、頻繁に変更が行われてきた「加算要件」の制度にあると言ってもよいのではないでしょうか。まず、行政側にとっては、介護の記録が加算要件を満たす内容になっているかが重要ですから、介護の現場に対して加算要件が満たされているかを判断できるような記録や書類の作成を求めることになります。
本来、介護記録はケアに欠かすことのできない重要な記録なのですが、そういった加算要件の認定のための記録は、言ってみれば余計な記録といわざるを得ません。新たな加算要件が追加になるたびに、記録すべき内容が増えていくとすれば、これによって記録や書類の作成に介護現場の業務が圧迫されていくことになるのです。
ペーパーレス化と言いながら介護の現場の負担軽減につながらない議論をするのではなく、情報通信技術を活用して真に介護現場の負担軽減につながる議論をすべき時がきているのではないでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化を進めることによるメリットは何か、そしてペーパーレス化を進めるためのポイントやツールについて見ていきましょう。
ペーパーレスで得られる5つの効果
ペーパーレス化には、それなりに労力が必要となりますが、得られる効果は大きいです。以下に特に効果の大きい5つを紹介していきますが、この他にも紙の原料である森林の伐採が減ることで、温室効果ガスの削減に寄与するなど、環境保全のメリットもあります。
一方で、紙媒体に慣れている人やIT機器の操作に不慣れな人にとっては、資料の内容が読みにくい、資料の扱い方が分からないと言った注意点もあります。早速、それぞれの効果を見ていきましょう。
経費削減
紙の資料の作成、保管には、様々な意味でコストがかかります。用紙の購入費用や、印刷するための機材の購入費用やリース費用のほか、トナー代などの維持費用、ホッチキスやクリップといった製本費用もかかりますし、資料の保管のためのファイル代や保管スペースの確保も必要です。
さらに、このような費用や資料作成にかかる人件費も考慮する必要があります。ペーパーレス化によって、こうした費用が大幅に削減されるのです。
バックアップ
資料を電子媒体とする際に心配されるのが、データが破損する恐れがあることです。これについては、電子媒体の場合、紙媒体に比べて容易に複製することができるという利点が大きくものを言います。
特に大きなデータの場合は、万が一にも破損した場合のダメージは大きいものとなりますので、こまめにバックアップを取ることによって、安心してデジタルデータに切り替えることができます。さらに、データをクラウド上で保管しておけば、自社の端末のトラブルの際にもデータが失われることなく、さらに安心できます。
簡単データ検索
紙の媒体の場合、目的の資料を見つけ出すのに労力も時間もかかるので、必要なときに見ることができなかったり、整理ができておらず紛失したり廃棄されてしまうこともあります。電子化された資料の場合は、インデックスをつけておくかキーワードを適切に設定することで容易に検索することができます。セキュリティが確保された端末があれば、どこにいても検索して閲覧することができるというメリットがあります。
電子データの場合も破棄される恐れはゼロではありませんが、故意に消去しない限り通常は半永久的に保存されます。
ミス防止
人の手によって資料を作成する場合や整理する場合、入力ミスや転記ミスといったミスは、注意していてもなかなか避けられません。一方、OCR（光学的文字認識）を使って紙媒体の資料をスキャニングすることで、自動的に文字を解析しデジタル化して保存することができます。
それまでの紙の伝票を電子化して保存する場合、膨大なデータをOCRで電子化しても、入力の間違いは起こりませんので、OCRの活用により大幅にミスが軽減されます。
業務の効率化
OCRを活用して紙媒体の資料を読み取り、デジタル情報に変換した後、RPAと連携することで、デジタル化されたデータを自動的にシステムに登録することができます。これによって、人間の手による入力作業の必要がなくなります。資料の読み取りや入力に要していた手間や時間がほぼ不要となるのです。
さらにデジタル化されたデータは、資料を探す手間がかからないことはもちろん、資料を机に広げる手間も元の書架に戻す手間も不要です。書類の整理や検索、出し入れといった管理にかけていた時間と手間が必要なくなり、大幅な業務の効率化が図られます。
ペーパーレス化の実用例
ペーパーレス化による様々なメリットについて見てきましたが、ペーパーレス化の推進により介護関連企業や介護の現場にとっても、大きなメリットがあるといえます。
ただ、全てを一度に電子化することは難しいことから、業務の中でも特に重要な部分などできるところから順次ペーパーレス化していくのがよいでしょう。無理に一気に電子化を進めようとしても、担当者がついていけなかったりして、かえってデメリットが目立ってしまうことも考えられます。
電子化による伝票の管理活用例
電子化による伝票の管理活用例は、これまで手書きによっていた伝票類を電子化することです。さきほどご紹介したように、手書きの伝票を全てOCRで読み取って、電子データ化してから登録するようにすれば、入力ミスなどをほぼゼロにすることができます。
読み込みの時間もほとんどかからないので、業務時間の大幅な短縮になります。しかもキーワードで紐付けしておけば、検索も用意でデータ管理、閲覧にかかる手間も最小限となります。
紙の電子化による各種手続き活用例
紙の電子化による各種手続き活用例は、これまで紙媒体で行っていた様々な申請手続きを、端末上からの操作で全て完結するように、電子化された書類のやりとりで行うものです。会計システムと連結させることができれば、経費などの申請、承認、支払い処理を迅速かつ正確に行うことができるので、業務の効率化、省力化につながります。
脱ハンコツールの活用例
脱ハンコツール活用例は、これまでの「紙と印鑑」による契約作業から、ハンコを使わずPC上での処理で完結するものです。そのためには、電子契約クラウドサインを利用して、電子データとして作成した契約書をクラウド上にアップすればよいのです。
契約の相手方が、やはりクラウド上で合意ボタンをクリックするだけで契約が成立しますので、契約書の作成、送付、回収といった事務的な作業が不要となり、かつ収入印紙が不要となりますので、コストの削減にもなります。
ペーパーレス化のコツ
業務の効率化のために、会議資料などのペーパーレス化を進めたのに、結局は紙で印刷して配付してしまっている、といったようにかえって面倒が増えてしまった、ということもしばしば見られます。
では、ペーパーレス化をスムーズに進めるには、どのようにすればよいのか、ポイントを見ていきましょう。
経営課題として全社で取り組む
一つ目のポイントとしては、社員の一個人がペーパーレス化に取り組むのではなく、組織全体、企業全体のミッションとして取り組むことが必要です。
そのためには経営幹部に働きかけなければなりませんが、年配である経営層は電子資料になじめず紙の資料をよしとするグループも一定いると考えられますので、彼らとの調整も必要となってくるでしょう。
浸透するまで少しずつ電子化を進めていく
二つ目のポイントは、一気に全ての書類の電子化を進めるのではなく、段階的に電子化していくというプロセスが必要ということです。例えば、電子データによるやりとりは自社内だけで完結するものではなく、取引先や官庁とのやりとりもあり、相手が電子化していない場合もあります。
そのような場合は、自社で完結できる資料をまず電子化し、その後に外部とのやりとりにも広げていくといった段階的なやりかたが望ましいでしょう。
タブレット端末の導入と常習化
三つ目のポイントが、ペーパーレス化を進めるためには、PCと比べると軽量でかさばらず持ち運びのしやすいタブレット端末が有効な武器となるということです。
いくら軽量といってもスマートフォンではビジネスに必要な書類を扱うには不向きですし、画面上の文字の解像度などを考慮するとタブレット端末の大きさがちょうど良いのです。しかもタブレット端末は比較的安価で、コストを抑えることにもつながります。
タブレット端末を導入させて、使うのが当たり前のように社内浸透させることもペーパーレス化を進める上で重要といえます。
ペーパーレス化するメリットを理解する
ペーパーレス化は今後ますます進んでいくことは間違いありませんが、スムーズな導入のためには、ペーパーレス化のメリットをよく理解するとともに、重要な書類や資料、自社で完結する資料、といった具合に段階的に進めていくことが重要です。
特に、企業全体の取り組みとしての位置づけを明確にして進めること、従業員によく理解してもらいながら導入の範囲を拡大していくことを目指していきましょう。
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