福祉施設の介護士必見!効率的なスケジュール管理方法を紹介

日本の高齢者人口は増えているにもかかわらず、労働人口は減少の一途をたどっています。そんな中で需要が高まり続ける介護士は、福祉施設で忙しい日々を送っているでしょう。介護士の人手不足も深刻化する中で、いかにして業務効率化するかが鍵となります。

介護士の仕事でネックとなりやすいのが、スケジュール管理です。人との関わりが欠かせない介護士の仕事では、迅速かつ正確なスケジュール管理が欠かせません。しかし実際には課題が多く、スケジュール管理での手間やミスにお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、福祉施設の介護士がスケジュール管理で抱える課題や、それらの解決策をご紹介します。スケジュール管理にお悩みの介護士の方は、ぜひお読みください。

福祉施設の介護士が抱えるスケジュール管理の3課題

まずは、福祉施設に勤める介護士の多くが抱えているスケジュール管理の3課題について、順番に解説します。

課題1:シフト勤務でスケジュール管理が大変

福祉施設の介護士は、入居者を迅速にサポートできるよう、24時間体制を常に維持しなければなりません。そのため多くの場合はシフト勤務となり、不規則なスケジュールとなりやすいでしょう。他の業種と比べてスケジュールの更新作業が発生しやすく、スケジュール管理における負担の大きさが課題です。

また、人手不足に頭を抱えている福祉施設も多いのではないでしょうか。介護士の人数が少ないと、1人あたりの業務負担はより大きくなります。その結果、限られた時間の中でスケジュール管理を強いられることも多く、ミスも発生しやすくなるのです。

課題2:人と関わる予定が多く、日程調整が大変

介護士は、人と関わる予定が非常に多い仕事です。入居者やその家族はもちろん、生活相談員やケアマネージャー、時には行政機関の関係者など様々な人と関わるでしょう。人と関わる予定では、当然ながら相手の都合も考えた日程調整が必要です。

しかし、お互いのスケジュールを考慮しなければならない日程調整では、非効率的なやり取りが増えやすいでしょう。電話にしてもメールにしても、情報共有のために多くの時間を取られます。こうした日程調整に時間がかかると、注力すべき介護業務に使える時間も奪われてしまいます。

課題3:スケジュールの共有が迅速に行えない

万全の体制で入居者をサポートしていく上で、福祉施設に勤める介護スタッフ同士のスケジュール共有が必要不可欠です。お互いがスケジュールを把握し合うことで、突然の状況変化にも柔軟に対処できます。ところが、スケジュールの共有が上手く行えていない福祉施設も多いようです。

最大の原因は、ホワイトボードといったアナログなスケジュール管理を行っている福祉施設が多いことにあります。ホワイトボードでは、その場にいないとスケジュールの更新や確認ができません。そのため、お客様の自宅へ訪問している時に予定が変わっても、最新のスケジュールを他の介護スタッフに共有できないのです。

福祉施設の介護士には「スケジュール管理ツール」がおすすめ

福祉施設の介護士が抱えるスケジュール管理の課題をすべて解決するベストな方法は、「スケジュール管理ツール」の導入です。オンラインでスケジュールの管理や共有が可能なITツールで、様々な業種で導入が進んでいます。

ここでは、福祉施設に勤める介護士がスケジュール管理ツールを使うことで得られる3つのメリットについて解説します。なお、介護士に役立つスケジュール管理ツールの機能について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

介護施設のスケジュール管理ツールによる介護業務の効率化を徹底解説

メリット1:スケジュール管理の時間短縮につながる

スケジュール管理ツールだと、カレンダー形式で予定を見やすく管理できます。スケジュールが見える化されるため、確認に時間を取られることがありません。確認ミスから発生するトラブルも未然防止できます。

また、ホワイトボードのように手書きする必要がなく、専用のインターフェースで手軽に予定の登録や変更が可能です。予定には繰り返しや終日など、豊富な設定があらかじめ用意されています。スケジュールの確認や更新にかかる時間を短縮することで、介護業務に注力しやすくなるでしょう。

メリット2:社内外問わず、日程調整を効率化できる

スケジュール管理ツールの多くは、日程調整機能も搭載しています。メールで展開した候補日程の中から、相手に都合のよいものを選んでもらうだけで、新しい日程が自動登録されます。電話やメールを何往復も繰り返す必要がないため、日程調整にかかる時間を大幅に短縮可能です。

候補日程は、ツールが移動時間や所要時間を考慮して、最適なものを自動選定してくれます。そのため日程調整が頻繁に発生しても、予定が重複してしまう心配がありません。お客様との面談や介護スタッフとの打ち合わせなど、社内外問わず日程調整を効率化できます。

アイポの「日程調整機能」

メリット3:場所を問わず、迅速にスケジュール共有できる

スケジュール管理ツールの多くは、データをクラウド管理できます。社内サーバーを使わないため、オフィスワークに限らずどこでも使えるのも魅力です。外出中に予定が変更となっても、スマートフォンからスケジュールの更新が簡単に行えます。

自分はもちろん介護スタッフの最新スケジュールも、Webブラウザさえあれば迅速に把握することが可能です。電話やメールで連絡せずともリアルタイムにスケジュールを共有でき、介護スタッフ同士が連携しやすくなります。

スケジュール管理ツールで、介護士も業務効率化しましょう!

今回は、福祉施設の介護士がスケジュール管理で抱える課題や、それらの解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

介護士の人手不足は今後さらに深刻になると考えられるため、スケジュール管理における課題の速やかな解決が求められます。ベストな解決策は、スケジュール管理ツールの導入です。スケジュールの管理・共有が効率化されることで、限られた介護スタッフが連携しながら効率よく業務を行えるでしょう。

スケジュール管理ツールの導入をお考えの方には、グループウェア「アイポ」がおすすめです。シンプルで使いやすいインターフェースで、スケジュール管理を効率化できます。日程調整はもちろん、予定のカテゴリー分けや六曜表示などの豊富な機能が備わっています。

またスケジュール管理だけでなく、勤怠管理やビジネスチャットなどの便利な機能が揃っています。初期費用がかからず、リーズナブルな月額料金でスピード導入できるのも魅力です。スケジュール管理を効率化したい介護士の方は、ぜひグループウェア「アイポ」をお試しください。

アイポの「スケジュール管理」

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