Web会議を効率的に進めるためのルールやマナーをご紹介

2022/01/13

昨今、Web会議を導入する企業が増加しています。会議場所への移動の時間や手間暇をかける必要がなく、いつでもどこでも会議に参加できるWeb会議は、とても便利な手段です。

ただ、対面での会議とは少し勝手が異なるところもあり、会議をスムーズに進めるためには、注意しなければならない点もいくつかあります。本記事では、Web会議を効率的に行うために、知っておきたい注意点やマナー、ルールなどについて解説していきます。

Web会議をスムーズに進めるための、4つの事前準備

どのような会議でもそうですが、会議の成果を期待するなら、ある程度事前に準備しておくことが必要です。特にWeb会議における事前の準備について、4つのポイントを紹介しましょう。

会議の内容と目的をつかんでおく

当たり前のことですが、会議を始める前に、その目的や内容を参加者全員が理解していることが重要です。お互いの表情が見えにくく、時に声も聴きづらいWeb会議では、会議の目的と内容が共有されていないと、議論についていけない場合もありますので、円滑な会議の運営には特に重要なポイントといえます。

決められた時間の中でしっかりと議論するためには、あらかじめ自分の意見をまとめておくことも大切です。

接続の確認を行っておく

インターネット回線によるリモート方式の会議では、通信環境や通信状態によっては、つながらない、声が聞こえない、といったトラブルが発生しがちです。できるだけ、そうした事態を避け、時間のロスを減らすためには、時間に余裕をもって回線をつなぎ、参加者全員の接続テストを行っておくとよいでしょう。

必要な資料を事前共有

会議に必要な資料は、あらかじめメール等で送付しておくことが望ましいことはいうまでもありません。こうして事前に共有された資料は、会議が始まってからフォルダを開けて探すのではなく、あらかじめデスクトップに貼り付けておくなど、すぐに開ける状態にしておくのがベターです。

事前に一度目を通して、要点を把握したり疑問点をメモするなどしておくと、より充実した会議となります。

少し早めにスタンバイする

会議が始まる時間ギリギリにパソコンを開いてWeb会議システムにつなぐ人もいますが、できるだけ、少し早めに接続テストや資料の確認などを行っておくことがマナーです。Web会議といえど、ぎりぎりに参加してバタバタしないよう、くれぐれも予定の確認と余裕をもった行動を心がけましょう。

Web会議のルール、4つのポイント

初めてWeb会議に参加する場合、対面の会議とは勝手が違いとまどうことも多いと思います。本章では、あらかじめ知っておくべきWeb会議に特有の基本的なルールとして、4つのポイントを紹介します。

発言するとき以外はマイクをミュート

Web会議用のシステムには、自分のパソコンのマイクをオン-オフにするためのボタンがついています。このボタンをオフにすることを「ミュートにする」と言い、自分たちのいる部屋の音声が相手に聞こえないようにすることができます。

他の参加者が話している時に、雑談の声が入ってしまうと会議の妨げになりますし、皆がミュートにすればノイズの発生を防ぐこともできます。大切なビジネスの会議で、自分たちの雑談が相手に聞こえてしまっては、トラブルになる可能性もありますので、特に注意が必要です。

発言するときは終始がわかるようにする

対面の会議であれば、相手の様子を見ていれば「話し始めたな」とか「話終わったな」というのがはっきりわかりますが、Web会議ではそれがわかりにくいため、相手が話している途中で割り込んでしまったり、同時に何人かが話始めたりして、混乱する場合もありがちです。

Web会議の場合は、「〇〇です。発言させていただきます。」「私からは以上です。」というように、少し前置きを入れることで、発言の始めと終わりを明確にするように心がけましょう。

発言の途中で割り込まない

前項と同様に、Web会議ではその場の様子を見ていても、誰が発言しているタイミングなのか、わかりにくいという問題があります。そのために、相手が発言しているのに割って入ってしまい、発言者に失礼になるばかりか、議論が混乱して会議が円滑に進まなくなる可能性もあります。

Web会議では同時に発言することは厳に慎み、相手の発言を最後まで聞いてから、自分の意見を述べるようにしましょう。

通常の会話よりゆっくり明瞭に話すようにする

必ずマイクとインターネット回線を通して声を伝えるWeb会議では、マイクの性能や通信環境、通信状態によっては、往々にして声が聞こえにい場合があります。そうでなくとも、もごもごいう話し方ですと、マイクが声を拾ってくれず、当然相手には伝わらないことになります。

Web会議では、通常の会話よりも、ゆっくりはっきりと話すように心がけましょう。賛意を表すときも、会議のじゃまにならないよう、無言でうなずくなどのジェスチャーで表す程度にしてください。

Web会議に求められる4つのマナー、在宅勤務でも要注意!

テレワークの広がりとともに、自宅や旅行先でWeb会議に参加される方も増えてきています。
しかし、たとえ自宅からの参加でも、Web会議は仕事なのですから、一定のマナーは必要です。
在宅勤務だからこのくらい・・と思っていても、相手には不快感を与える場合もあるのです。
ここでは、Web会議のマナーについて、3つのポイントをしていきましょう。

Web会議だからこそ身だしなみ

Web会議といえども、仕事である以上、身だしなみは大切です。特に、お互いに真正面から見ることになる上、Webカメラが意外と解像度がよく、しかもアップで映し出される場合もあります。

Web会議だからこそ、手抜きをせず、髪を整える、きちんとヒゲを剃る、歯を磨くといった、身だしなみには気を遣いましょう。当然服装についても、スーツまでは不要ですが、襟のついたシャツ、ブラウスといった、ビジネススタイルを選ぶのが無難です。

なるべく背景が映らないようにする

在宅勤務などで、オフィス以外の場所からWeb会議に参加する場合、気をつけたいのが背景の映り込みです。特に自宅の場合、ごちゃごちゃした部屋が映っていたり、家族の姿がそのまま見えたりするのはプライベートをそのまま職場に持ち込むのと同様NGです。

Web会議は仕事なのですから、私生活が相手に見えないよう、壁を背景にしたりきちんと整理された部屋を使うなど、工夫をしましょう。Web会議システムに、バーチャルの背景に入れ替えることのできる機能があれば、それを活用するのも一つの方法です。

周囲の物音がなるべく入らないようにする

在宅勤務などの場合、背景と同様に、家族の声やテレビの音などのプライベートの音声が入ってしまう場合がありますので、注意が必要です。日本の住宅事情では難しいかも知れませんが、できるだけ静かな場所を選ぶようにしましょう。
喫茶店などの場合、他のお客さんの声が入ってしまう場合もあり、また会議の音声で他のお客さんに迷惑となりますから、公共の場所でのWeb会議は基本的に避けるようにしましょう。

Web会議を円滑に進める会議リーダーの心がまえ

対面の会議と比べて、Web会議は「やりにくい」「会議が進まない」といった声がしばしば聞かれます。
会議には、通常進行役がおかれますが、特にWeb会議の場合には会議の内容そのものよりも、会議の進行と議論の集約に重点を置いた会議リーダーと呼ぶべき進行役の役割が重要となってきます。
Web会議を円滑に行うため、会議リーダーはどのような点に注意すべきか、4つのポイントを紹介していきます。

会議の目的や内容を明確にして共有する

会議を円滑に進めるためには、会議の目的や内容を明確にして、参加者の間で共有しておくことが重要です。
当然、進行役である会議リーダーは、会議の目的や内容をしっかり理解している必要があります。
会議リーダーは、会議の冒頭でそれを再度確認することや、仮に議論の流れによって、目的から外れてしまいそうな場合に軌道修正することによって、所要の目的を達成するように努めることを期待されます。

会議の内容や資料の事前共有を促す

先にも述べましたが、効率よく会議を進めるためには、会議の前日までに会議の内容や資料を共有し、参加者全員に目を通しておいてもらうことが必要です。会議リーダーは、会議の内容や資料の事前共有を促すようにするとよいでしょう。

会議の終了時間やとりまとめのリミットを決めておく

会議の終了時間を最初に決めておくことは、会議を効率的に進めるためにも重要なポイントです。特にWeb会議の場合、対面の会議に比べてそれほど緊張感が無い傾向があり、また時間が自由になることから、だらだらと続いてしまいがちです。

会議を始めるにあたり、会議リーダーが、結論をとりまとめるリミットを設定し、そこを意識してタイムテーブルを組み立てていくことで、集中力が高まり会議の生産性が向上します。

参加者が発言しやすい雰囲気づくりに努める

会議リーダーの大きな役目は、参加者の発言をいかに引き出すかにあるといってもよいでしょう。特にWeb会議の場合は、対面の会議よりも発言に消極的になる傾向があり、より発言しやすい雰囲気作りが求められているといえます。
意見を促すにあたっては、漠然と「何か意見はありますか?」と聞くのではなく、より具体的に「〇〇についてどのように考えますか?」と聞くなど、参加者が意見を述べやすいように工夫をしてください。

それでも意見が出ない場合には、会議リーダーがまず意見を述べたり、会議の趣旨にもよりますが、順に参加者を指名するなど、話しやすいような方法を考えましょう。また、漫然と発言を促すのでは無く、発言した者をチェックしておき、意識的に意見を述べていない者に質問するなど、偏った発言とならないように気をつけるのも、会議リーダーの役目です。

Web会議ツールの導入がおすすめ

Web会議は、テレワークにマッチした会議のやり方であり、時間が効率的に使えることで生産性のアップや、移動コストや会議室にかかるコストを削減するという意味でも、メリットの大きい会議方法です。

一方、対面の会議に比べて、集中力を維持しにくい、コミュニケーションがとりづらい、といった課題もあります。参加者全員が、会議への参加意識を高めたり、コミュニケーションの問題を解決するために、有効と考えられるのが、Web会議ツールの導入です。

Web会議ツールの導入により、議事録を作成したり、会議に使用するメモやファイルを即座にWeb会議の参加者同士で共有することができる優れものです。当然、メモ入りの資料や議事録は電子的に保存して、後で読み直すことができます。

言葉だけでは伝わりにくい内容も、視覚的に捉えることで理解が促進され、参加者の一体感が高まります。社内で会議を行う際は、Web会議ツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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