Webデザイン会社の業務効率化にスケジュール管理は必須!方法やコツを解説

2021/10/28

Webデザイン会社がスケジュール管理する必要性とポイント

Webデザイン会社では、様々なタスクが絡んでくるためスケジュール管理が必要となります。しかし、なぜ管理しなければいけないのか、その目的やスケジュール管理でのコツを知らないとうまくいきません。どんなに優れたツールを使っても、入力し活用するのは人間です。知識を持って取り組んでいきましょう。

Webデザイン会社でスケジュール管理がなぜ必要か

Webデザイン会社では様々なタスクが発生し、それぞれの担当者が受け持って作業を進めます。大事なことはWebの公開日や納品日までに間に合わせることで、すり合わせをしなければいけません。ところがWebデザイン会社の仕事は、メンバーごとに個別で進めるものが大半を占めます。

最終的には一つの製品になるとしても、そこまでの過程はスタンドアロンに近い状態です。この影響からも最終的にうまくまとまらないケースが出てきます。これでは公開や納品に間に合いませんし、プロジェクトとしてうまくいきません。

ツールを使ってスケジュール管理すると、プロジェクトに関わるメンバーが全て同じ方向を向けます。スケジュールは時間単位で行われるため、時間軸を中心とした共通認識で仕事ができるからです。

スケジュール管理を進めると、現状が把握しやすくなるため進捗管理も容易になります。スムーズな作業でプロジェクトを進められるため、Webデザイン会社ではスケジュール管理が必須となりました。

スケジュール管理の下準備

Webデザイン会社でのスケジュール管理をするためには、どのような条件で進めるか下準備が必要です。そのために、まずは必要なタスクを洗い出します。どのような作業が行われるのか、工数も叩き出さなければいけません。工数がわかれば、作業に必要な時間が割り出せるからです。誰がどのような作業をどこまで行うのか、チェックも含めてはっきりさせましょう。

タスクがはっきりしたら、グループ分けします。上位と下位のタスクの関連性もはっきりさせ、ボトルネックになるポイントの割り出しもしなければいけません。どの作業が終わらなければ次の作業に入れないのか把握しておかないと、スケジュール管理がうまくいかないからです。

タスクの割り出しの後は作業フローの選定に入ります。予定日は調整日も盛り込んでいくとスケジュールがはっきりするでしょう。あとはこれを時間軸に載せます。

作業フローの盲点

Webデザイン会社などでスケジュール管理をする際に見落としやすいポイントがあります。その中でも重要なのが、作業の優先順と時間の問題です。見落とすとボトルネックになる可能性が高まるポイントです。

仕事が3種類あるとし、それぞれABCと名付けます。AとBは別のタスクですが、CはAとBが終わらなければできないとします。作業時間としてAは2日間、Bは3日間かかるとすると、Cの作業スタートは最低でも3日後でなければいけません。この場合Bのタスクが遅れると、Cも影響を受けてどんどん遅れます。

仮に設定したのが3日間だったため、そこまで大きな影響を感じないかもしれません。しかし、Bが10日間かかるとした時には、Aの工程を受け持っていたスタッフは何もできずに手が空いてしまう時間が膨大なものになります。

このようなロスを発見し、効率化させることもスケジュール管理の大事なポイントです。タスクには必ず絡みが存在します。最優先事項は何かを見落とすと全体の工程が遅れることを理解する必要があるでしょう。

Webデザイン会社のスケジュール管理で重要なこと

Webデザイン会社のスケジュール管理でうまくいかないことも出てきます。その原因を知ると、重要なポイントがわかります。納期が遅れないようにするためにはどうするのか、根本的な部分から考え直すことも必要です。スケジュール管理にはコツがあるため、しっかりと押さえていきましょう。

うまくいかない原因

Webデザイン会社でスケジュール管理をしていると、なぜうまくいかないのか根本的な原因が隠れているかもしれません。スケジュール管理でうまくいかない例としてあるのが、小さなズレを見落としていった結果、大きくズレが生まれてくることです。ほんの少しのズレでも、実は全体に与える影響が大きい場合も少なくありません。ひとつ見落としたことが他の見落としにつながるケースも出てきます。

何かズレがあった時には必ず修正をかけましょう。見逃すのではなく、あくまでも細かく管理する必要があります。スケジュール管理はいくら細かしても、誤差が出てくる可能性は否定できません。だからこそ常に修正できる状態の構築が必要です。

タイトなスケジュール管理が足を引っ張っている可能性もあります。どんなに優れたスケジュール管理にしても、あまりにもタイトだとイレギュラーなことが起きた瞬間に破綻をきたすからです。イレギュラーなことが起きても吸収できるだけの余裕を持たせるのもコツといえるでしょう。

スケジュール管理が仕事になる場合も出てきます。仕事を進めるのではなくスケジュール管理をしていることが仕事になると、結果として管理がおろそかになることも珍しくありません。仕事を効率化させるためのものであって、スケジュール管理がメインではないことを忘れないようにしましょう。

遅延させないコツ

Webデザイン会社として遅延は非常に大きな問題です。遅延の状況には色々な問題がありますが、スケジュール管理で失敗した例としてコミュニケーション不足が挙げられます。プロジェクトは一人で行うわけではありません。様々なメンバーが作業を進めます。お互いのコミュニケーションが取れていないとトラブルに発展するかもしれません。

トラブルが発生したことがすぐに分かれば対処はできますが、全くわからないまま進む可能性も出てきます。いざ本番の段階でトラブルが発覚し、一気に遅延が起こることも珍しくありません。こうなると取り戻すことができないため、常にコミュニケーションを取ってのスケジュール管理が大切です。

注意するべきポイント

Webデザイン会社手のスケジュール管理の大事なポイントは、様々なことを見える化するところにあります。スケジュール管理のコツでもありますが、見える化することで情報の共有が進みお互いの仕事の内容も理解できるでしょう。

パーセンテージで決めるところもありますが、このような手法を取る場合には明確なルール化が必要です。このルールが見える化されていないと何が起こっているか判別がつきません。管理者だけがスケジュール管理を理解しているといったケースも出てくるからです。このような状況になるとスケジュール管理したいが形骸化するため注意していきましょう。

エクセルからスケジュール管理ツールへ

スケジュール管理はWebデザイン会社にとってとても重要な意味があります。工程が複雑に絡みやすく、複数のメンバーで作業を行うWebデザイン会社ではどのように管理するのかによって、効率が大幅に変わるからです。

以前はエクセルなどで工程管理とともにスケジュール管理をしてきました。しかし、スタンドアロンになりやすく、あまり効率的とは言えなかったのも確かです。現在では情報共有ができるスケジュール管理ツールを使うのが一般的となりました。効率的な運用を後押ししてくれるツールも出てきているため、自社に合った形のものを使っていくといいでしょう。

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