「業務情報の可視化」を重要課題としている企業は多いのではないでしょうか。業務情報の可視化とは、業務に関する情報を社員から見える状態にすることです。業務情報の可視化は組織の成功に欠かせないものの、その詳細について把握していない方も多いと思います。
そこで本記事では、組織における可視化のメリットから課題、解決策までご紹介します。可視化に課題を感じている組織の方は、ぜひご一読ください。
目次
組織が業務情報を可視化する3つのメリット
組織が業務情報を可視化するメリットは、主に3つです。1つずつ、順番に解説します。
メリット1：組織全体の生産性が向上する
業務情報が可視化されていないと、必要な情報がどこにあるか分からなくなり、業務で余計な手間が生じます。一方で業務を可視化すれば、情報が整理されてアクセスが容易となります。その結果、情報探しのためのタイムロスが減り、組織全体の生産性が向上するでしょう。
メリット2：「属人化」を防げる
「属人化」とは、ある業務が特定の社員にしか務まらない状態になることです。属人化は、業務のナレッジが組織内で共有されないことにより生じます。よって業務情報を可視化すれば、担当業務以外のナレッジにも社員がアクセスしやすくなり、属人化の防止につながります。属人化について詳しくは、次の記事をご覧ください。
メリット3：働き方の幅が広がる
業務情報が可視化されていないと難しいのが、テレワークです。テレワークでは、Web会議でもなければ顔を合わせることがないため、誰が何をしているのか把握できません。業務情報を可視化することは、テレワークを促進して働き方の幅を広げるメリットもあるのです。
組織が業務情報を可視化するための2課題
業務情報を可視化するメリットは大きいものの、その実現には2つの大きな課題があります。
課題1：文書のペーパーレス化
業務情報の可視化を妨げるのが、紙の文書です。紙の文書は手に取らなければ内容を把握できないため、業務情報へのアクセスに時間がかかります。紙の文書が増えると必要な情報がどこにあるか分からなくなるばかりか、管理コストの増大も避けられません。
業務情報を可視化するためには、紙の文書をオンラインに移行してペーパーレス化することが重要です。紙の文書は、OCR（光学文字認識）により電子データ化できます。電子データ化したファイルを管理する際には、クラウドストレージなどのITツールを用いると良いでしょう。
課題2：オンラインで情報共有できる仕組みの確立
情報をオンライン化しても、組織内で共有できないのでは「可視化された」とは言えません。業務情報を継続的に可視化していくためには、オンラインで情報共有できる仕組みの確立が求められます。テレワークに対応する場合にも、解決しなければならない課題です。
電子データとして情報を保存・活用するためには、業務シーンに応じたITツールの活用が欠かせません。ただし多くのITツールを無計画に導入すれば、コストが膨れ上がってしまいます。組織が可視化すべき情報を明確にした上で、その目的を満たせるITツールを選ぶことが大切です。
組織が業務情報を可視化するなら「グループウェア」がおすすめ
たくさんのITツールを導入せずとも、組織の業務情報を可視化できる方法があります。それは、「グループウェア」を導入することです。グループウェアもITツールの1種ですが、組織の情報共有やコミュニケーションに役立つ機能が多数搭載されています。
機能が豊富なグループウェアを活用すれば、コストを抑えながら幅広い業務情報の可視化が可能です。ここでは業務情報の可視化に役立つ、グループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。グループウェアの機能をより詳しく知りたい方は、こちらの記事をお読みください。
グループウェアとは？人気ツールや基礎知識・できることを紹介！
その1：カレンダー機能
「カレンダー機能」は、オンラインでのスケジュール管理・共有を実現する機能です。その名の通りカレンダー形式で、自分やチームメイトのスケジュールが可視化されます。予定が社員ごとに色分けされるのに加えて、「訪問」「来客」などのカテゴリー表示もあります。
誰が何をしているのかが一目瞭然となり、チームワーク向上につながるでしょう。また、ドラッグアンドドロップで簡単に予定を追加できるなど、操作性の高さも魅力です。スケジュールの可視化だけにとどまらず、組織全体の業務効率化も実現できます。
その2：ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、オンラインで離れた社員とメッセージによるやり取りが行える機能です。相手を決めたらメッセージを入力して、送信ボタンを押すだけで相手にメッセージを送信できます。口頭や電話とは違い、電子データとしてやり取りを可視化することが可能です。
多くのグループウェアは社内ネットワークに依存しないため、テレワークでも利用できます。チャットルームを作成すれば、メッセージベースのオンライン会議も可能です。会議の記録が自動的に残って関係者間で共有されるため、議事録を作成する必要もありません。
その3：フォルダ機能
「フォルダ機能」は、フォルダの作成やファイルの管理・共有がオンラインで行える機能です。社内ネットワーク上の共有フォルダとは異なり、テレワークや外出時でもWebブラウザから必要な情報にアクセスできます。本当の意味での「可視化」が実現するでしょう。
フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、可視化する範囲を適切にコントロールすることも可能です。ペーパーレス化を実現するなら、OCRとの併用も良いでしょう。OCRで紙の文書を電子データ化し、それをフォルダ機能で管理する、といった使い方が考えられます。
グループウェアを組織に導入して、可視化を実現しましょう！
今回は、組織における可視化のメリットや課題、解決策としてグループウェアをご紹介しました。
業務情報の可視化はメリットが大きいものの、2つの課題をクリアしなければ実現できません。それらの解決策としては、グループウェアがおすすめです。業務情報の可視化に役立つ機能が数多くあるため、多くのITツールを導入せずとも高い費用対効果が期待できます。
最小限のコストで組織の業務情報を可視化したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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