作業を「見える化」するメリットとは?おすすめの実現方法もご紹介

2021/11/24

「見える化」という言葉を耳にすることは多いと思います。ビジネスにおける「見える化」とは、作業の状況や予定といった情報を視覚的に把握しやすくすることです。作業の見える化が求められるケースは増えているものの、そのメリットをご存じない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、作業を見える化するメリットや、作業の見える化を実現する方法をご紹介します。作業の見通しが悪くてお悩みの方は、ぜひご一読ください。

作業の見える化により得られる4つのメリット

まずは、作業を見える化することで得られる4つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:社員個人の生産性が向上する

作業を見える化すると、作業者自身が残件や作業状況を容易に把握できるようになります。それによって、別作業への移行がスムーズになったり、効率的な作業順序が把握できたりするのです。結果として作業における手間やミスが減り、社員個人の生産性向上につながるでしょう。

また見える化すれば、予定と実績の差をこまめに把握しながら作業を進められます。作業の遅延があってもすぐに気づけるため、迅速にアラームを上げられるのです。

メリット2:チーム活動を最適化できる

チーム単位で作業を見える化すれば、お互いの作業状況をリアルタイムに共有できるようになります。作業が遅れているメンバーがいても迅速にフォローができるため、チーム内の連携が強化されるでしょう。

またチーム管理者としても、各メンバーの作業状況・作業量を俯瞰することが可能です。新しい作業が発生した時に、メンバーごとの作業量を考慮しながらアサインを決められます。各メンバーの作業量をバランスよく調整でき、チーム活動を最適化できるのは大きなメリットです。

メリット3:属人化の防止につながる

「属人化」とは、ある業務が特定の人にしか務まらない状態になることです。作業が見える化されていないと、自分が担当していない作業に関する情報がほとんど入らなくなります。結果として属人化が起き、社員の体調不良や異動などの際に混乱が生じてしまうのです。

一方で作業が見える化されていれば、チームや職場の中で作業に関する情報共有が容易となります。たとえば社員が急に休みとなっても、必要な情報をすぐに得られるため、別の社員が作業を引き継げるでしょう。結果として属人化の防止につながるのもメリットです。

メリット4:業務改善やフィードバックが容易となる

作業の見える化には、必要な情報を後から参照しやすくなる側面もあります。作業のプロセスや結果がデータとして残っているので、振り返りが容易となるのです。作業で見つかった反省点を次に活かせば、業務改善につながるでしょう。

また上司としても、部下が取り組んだ作業のプロセスや結果が容易にチェックできます。そのため査定などの際に、上司がフィードバックしやすくなるのもメリットです。部下にとっても、上司に作業を見られやすくなる分、良い結果を出そうとモチベーション向上につながるでしょう。

作業の見える化におすすめのITツール3選

このように、作業の見える化には多くのメリットがあります。作業の見える化を実現するベストな方法は、「ITツール」を導入することです。ITツールは業務効率化に役立つパソコンで使えるツールで、Webブラウザを通して簡単にアクセスできるメリットがあります。

ここでは、作業の見える化におすすめのITツールを3つご紹介します。なお、ITツールの主な活用シーンについても知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

ITツールを導入して業務効率化!企業での活用シーンを5つご紹介

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールの管理・共有が可能なITツールです。スケジュールが見える化され、チーム内で作業状況・作業予定をリアルタイムに共有できます。社員ごとに予定が色分けして表示される上に、予定には「訪問」「来客」といったカテゴリーも設定可能です。

誰が何をしているのかが簡単に把握でき、チームワークの強化につながるでしょう。また、スケジュール管理に特化したインターフェースとなっており、更新作業も効率化されます。スケジュール管理で発生する無駄をなくすことで、大幅な生産性向上も期待できます。

Webブラウザさえあれば使えるため、テレワークにも対応可能です。作業の見える化を実現するなら、特におすすめのITツールといえます。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:プロジェクト管理ツール

「プロジェクト管理ツール」は、プロジェクトにおける全タスクの進捗管理が可能なITツールです。ガントチャート形式で進捗状況が見える化され、遅れているメンバーのフォローが容易となります。また、工数管理機能によって予定・実績の工数を記録できるので、業務改善やフィードバックに役立つでしょう。

アイポの「プロジェクト管理ツール」

その3:タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は、個人のタスク管理に加えて、チーム内でのタスク共有も可能なITツールです。各メンバーが抱えているタスク状況が見える化され、チーム管理者が作業量を調整しやすくなります。また、前述したスケジュール管理ツールと連携させることで、カレンダー上にタスクを表示することも可能です。

アイポの「タスク管理ツール」

ITツールで作業を見える化して、ビジネスを成功させましょう!

今回は作業を見える化するメリットや、その実現方法としておすすめのITツールをご紹介しました。

作業の見える化には、生産性向上や属人化の防止といった多くのメリットがあります。しかしホワイトボードのようなアナログ式の手段では、作業を見える化する上で多くの問題が生じます。作業の見える化を実現するなら、ITツールを活用するのが最も確実です。

ITツールをこれから導入する場合は、「グループウェア」をおすすめします。グループウェアとは、情報共有・コミュニケーションに役立つ多くの機能を兼ね備えたITツールです。グループウェアを導入するだけで、今回ご紹介したITツールの機能が全て利用できます。

作業の見える化を実現してビジネスを成功させたい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。

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