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無駄な会議の存在と減らす意味
会議は重要です。会議は組織にとって話し合いの場であり、議論できる環境は常に作らなければいけません。ですが、無駄な会議もあるのは確かです。効率化を目指すうえでも、この無駄な会議を減らすにはどうしたらいいのかを考えていくべきでしょう。
問題は線引きです。いったいどのような会議が無駄なのか、非効率な会議とはなにかを考え直さなければ、無駄な会議を減らせません。まずはいったいなにが無駄な会議と呼ばれるのか、その定義からスタートしてみる必要があるでしょう。
無駄な会議とは
無駄な会議には、いくつかの要因が隠れています。
代表的なのは人数です。船頭多くして船山に上るという言葉がありますが、必要のないメンバーが会議に参加しにぎやかな状態になると、議論が進まずに時間がどんどん浪費されていくでしょう。発言だけでも多くの時間が割かれ、いったいなにを目的とした会議かも見失いがちです。
議論の方向性の問題もあります。会議は一定の方向性がなければいけません。だんだんと関係のない話題へ進めば進展もないのに時間を浪費します。いったいなにのための会議だったかわからなくなっているときは要注意です。関係のない議題は出さない。議論の目的をすり替えない。といったルール設定も必要です。
会議本体だけではなく、会議の準備を無駄に続けることもあります。資料が大量にあり、それだけで時間がかかれば、結果的に無駄に長い会議と変わりません。議事録の作成なども同じです。これらを読み上げる時間をとれば、さらに時間はかかります。受け取る側の問題も増え、結果的に無駄だったと思われてしまうでしょう。
そもそもその会議は必要だったか
会議を開くこと自体が悪いわけではありません。問題はその会議が必要だったかどうかの判断です。
組織運営として定例会議を行うのは基本的な運営方法といえます。しかし、その会議に集まるためには多くの時間を割かなければいけません。それも一人ではなく会議に参加する全ての人です。
そうなると会議の必要性が低いときに、定例だからといって行う理由があるか判断を下さなければいけません。些細なことでも会議で話し合う必要があるのか、それは多くの参加者がいなければ成り立たないのかも重要です。安易に会議を開くことばかりを考えるのではなく、重要性を理解した上で会議を開く必要があるでしょう。これが回数や頻度にもつながってきます。
大事なことは会議が目的ではなく、議論し結論を出す必要があることが目的です。会議はその手段でしかないことを見失うと無駄と感じます。
無駄な会議を減らす方法とは
無駄な会議があったとします。ただ減らせというのは、いたって簡単なことでしょう。しかし、現実的に減らしたことによる弊害があるかもしれません。なにもしないで集まることなどないからです。ポイントを押さえ、本当に必要なことはなにだったのかを浮き彫りにしていく必要があります。
目的とゴール
会議を開く目的はなにだったのでしょうか。これが無駄な会議にしない大事なポイントです。会議には一定の人が集まらなければいけません。それぞれの時間を使ってしまうのです。1日8時間労働なら、そのうちのいくらかを会議で使うことになります。無駄になったらその分の仕事が進みません。だからこそ、ゴールまでの道のりをはっきりさせて無駄な時間を使わないようにするのです。
実際には簡単なことで、なにについてどこまで話し合うか決めておけばいいだけです。それ以外のことはずれてしまうため、別のときにするのがポイントです。可能な限り、短時間で意思決定できることが無駄な会議を減らします。会議をひとつ開くとしても、多くの労力が必要なことを理解すれば、ゴールをはっきりさせて短時間で終わらす意義が見えてくるでしょう。
進行役の設定
ファシリテーターなどと呼ぶ場合がありますが、もっと単純に進行役を置くことです。進行役がいれば、方向性を見失いにくくなり、議論も活発化しやすくなります。大事なことは発言を止めることではありません。マナーを徹底させ、方向を見失わないような道案内ができるかでしょう。スムーズな会議ができるようになれば、無駄ではなく有効性の高い集まりに変えていけます。
もうひとつがアイデアを止めないことです。決めるだけが会議ではありません。アイデアを引き出すことも会議の大事な目的です。このような本質を見失わない人を指名することも、無駄な会議を減らすポイントになります。
意味の通じにくい言葉を避ける
無駄な会議の代表例が、自分がわかるからといって必要のない言葉を使うことです。ファシリテーターもそのひとつにあげられますが、日本語の司会者で通じます。会議をMTGと訳す形も流行してきていますが、内部でわかっていても外部の人を招へいする場合に通じないかもしれません。
仮に用語が通じなかったらどうなるでしょうか。そこで質問する機会が失われるかもしれません。議論にならない可能性も出てきます。そもそもなにを意味しているか問い合わせるだけでも時間がかかるのです。そもそも無駄なことをしている事実に気が付かなければいけません。
ITなど新しい技術が好きな組織にもよく見られる光景です。自分がわかる言葉は相手も理解しているとは限りません。分かりやすい言葉を使い、適切に話をする。会議ではとても重要な意味を持ちます。無駄な時間を使わないためにも、参加者全員が意識しなければいけないことです。
IT技術の利用
IT技術を会議に応用することで、効率をアップできます。無駄な会議と感じる代表例が、わざわざ時間を取ったのに、結果はこれだけかという不満です。仕事の予定を都合し、移動してきたのにもかかわらず、世界のない会議なら憤りを感じるでしょう。
ポイントになるのが時間です。時間の短い会議なら不満はそこまで出ません。例えばテレビ通話の機能を使い、どこにいても会議ができる状況を作ります。フレキシブルに対応しやすい状況であり、いつでもすぐに始められるのはメリットです。移動する時間も会場の手配の手間もかかりません。参加者は終わればすぐに自分の仕事に戻れるのです。
予定の把握も重要です。スケジュール管理がしっかりとできていれば、会議の日を効率的に設定できます。定例会議と称して、忙しいときでも一定の日に集まらなくてもいいのです。大事なことは予定が合う日に集まり議題に対して議論を交わすことであって、ある日に会議をしなければいけないことではありません。こうしたフレキシブルに対応できる条件を作るのもIT技術のメリットです。
ほかにもさまざまな技術があります。タイムキーパーツールを導入すれば、時間を見ながら会議ができるでしょう。無駄な時間を減らせますし、スムーズに進めるきっかけにもなります。
無駄な会議を減らし有効な時間活用へ
無駄な会議を減らせれば、別のことに時間が使えます。大事なこと会議が無駄なのではなく、意味をなさない会議を減らすことが重要です。時間を浪費すれば、それだけ生産性は落ちていきます。モチベーションも落ちますし、経費も使わなければいけません。削減できれば、どれだけの効果があげられるか想像に難くないでしょう。
同時に会議の有効性を高められるなら、無駄な会議はなくなります。会議自体は組織運営に重要なことなのですから、スケジュール管理なども併用し、効率的な運用を目指していくべきなのです。
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