大学での使用にもおすすめ!ビジネスチャットで事務作業を効率化

大学内の業務もビジネスチャットで効率化

「事務データをもっと効率的に共有したい」

「コミュニケーションを円滑にとりたい」

大学で働く上で、そう考えている方も多いのではないでしょうか。

そのような方に向けて、今回は「ビジネスチャット」とそのメリットをご紹介します。

近年、大学でも導入され始めてきたビジネスチャット。

導入すれば、メッセージの伝達やデータの共有といった業務の効率化に繋がります。

選び方のポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットの基本機能

チャット機能

    絵文字やスタンプを用いて、テンポ良くメッセージを送ることができます。

    特定のメンバーだけでグループを組んだり、既読マークが付いたりと、メッセージを伝達する上で便利な機能が付いていることも。

    パソコン以外にも、スマホやタブレットからアクセスできるため、外出先で確認しやすいのも特徴です。

ファイル共有

    ファイルをアップロードし、メンバー間で共有する機能です。

    先ほどのチャット機能と同じく、グループを作成して特定の人だけ見られるようにすることもできます。

タスクやスケジュール管理にも

  ビジネスチャットの中には、タスクやスケジュール管理機能が付いているものもあります。

  タスクが完了したら、担当者がクリックすることで、進捗をチェックすることも可能です。

  締め切りを入力し、アラートを設定ができるものもあります。

  メッセージ共有だけでなく、プロジェクトの進捗管理もクラウド上でしたいなら、こうした機能が付いているビジネスチャットがおすすめです。

ビジネスチャットのメリット

情報伝達の効率化

大学への導入事例

  ビジネスチャットは大学でも導入され始めてきています。

  その背景には、業務の効率化や働き方改革があります。

  例えば慶應大学は情報共有の効率化を目指すため、ビジネスチャットを2020年4月から導入しました。

  導入から1ヶ月後には「ビジネスチャットが無いと困る」と声が挙がるほど、必要なツールとなったそうです。

  大学では、教員や職員など、1000人以上のアカウントが必要となる場合もあるでしょう。

  導入に際し、初期費用がかかってしまいますが、これからの投資と考えて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットの問題点

職場に浸透しない

  ビジネスチャット導入の失敗事例として「職場に浸透しなかった」というケースもあります。

 以前から使っているツールからの移行となると、ストレスに感じて使いにくいと感じる方も多いでしょう。 

  そのため、学内全体で同時に導入するのではなく、プロジェクトや部署単位など、小規模から導入していくことをおすすめします。

  グループ内で使うことで、操作のしやすさや、いる機能・いらない機能がわかるでしょう。

  それらの現場の声をふまえた上で、チャットツールを選定すれば、費用対効果の高いものを導入できるはずです。

やりとりがプレッシャーになる

  コミュニケーションを円滑にとりやすくなるビジネスチャットですが、やりとりがプレッシャーになることもあります。

  「既読がつくので、早く返信しなきゃと焦ってしまう」

  「雑談のようなメッセージにもスタンプを送らなければいけないのが面倒」

  そう感じている職員ももしかしたら出てくるかもしれません。

  そのため、学内でビジネスチャットのルールを決めることをおすすめします。

解決するには?

  ビジネスチャットをスムーズに職場に浸透させていくためには、先ほどご紹介した「ルール」が大切です。

  例えば、

  ・○時以降は返信しなくて良い

  ・冒頭の「お疲れ様です」は省いて良い

  ・「了解しました」を表す際は、スタンプでOK

  などが挙げられます。

  業務効率化のために導入したチャットツールが、職員のストレスにならないよう、前もってルールを作っておくことをおすすめします。

 また、

  ・メールよりもチャットで送る

  ・○ヶ月に1回ビジネスチャットの使い方の振り返りをする

  などのルールを作れば、より学内に利用を推進できます。

ビジネスチャット導入のポイント

ビジネスチャット導入のポイントは、以下の通りです。

① 導入費用

② 機能

③ カスタマイズ性

④ セキュリティ

⑤ サポート体制

① 導入費用

まず検討すべきなのが導入にかかるコストです。

いくら業務の利便性が高くなったと言っても、コストを回収できなければマイナスになってしまいます。

ビジネスチャットの中には、機能によっては無料のアプリもあります。

現在の業務を効率化するために、必要な機能を吟味し、予算が足りないのであれば無料版を使ってみるのも手段の一つです。

② セキュリティ

先ほども述べたとおり、ビジネスチャットには無料のものもあります。

しかし、大学となると研究や個人情報など大切なデータを扱うことも多いでしょう。

そのため無料であっても、セキュリティ対策がしっかりしているチャットツールを選ぶことを強くおすすめします。

手軽にメッセージを送られるからこそ、情報漏えいの恐れもあります。

重要な情報をしっかり管理するためにも、セキュリティ面の安全性が確保されているものを選びましょう。

③ カスタマイズ性

ビジネスチャットは、他のツールと連携できるものもあります。

現在、大学で使われているシステムと連携できるかなど、導入する際はアプリのカスタマイズ性も注目してみることをおすすめします。

連携することで、データ共有がしやすくなり、より業務の効率化に繋がるはずです。

④ 機能

ビジネスチャットでは、主に

・メッセージの伝達

・データ共有

が多いでしょう。

中には「スケージュールやタスクの管理も行いたい」ということもあるかもしれません。

そのような時は、

・カレンダー機能

・クラウドで共有できるTo Doリスト

・ガントチャート

など、専門の機能も付いているソフトがおすすめです。

このような多岐に渡る機能をお考えの場合は、「グループウェア」の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

グループウェアは、チャットのほか

・スケジュール管理

・社内SNS

・オンライン会議

などの機能がついたツールです。

ビジネスチャットにオプションで機能をつけていくよりも、安く済む場合もあります。

そのため、多機能な業務効率化ツールをお探しであれば、グループウェアをチェックしてみるのもおすすめです。

⑤ サポート体制

導入後しばらくは、ビジネスチャットに慣れるのにたいへんかもしれません。

そのため、サポート体制が整っている企業のものがおすすめです。

対面・電話のほか、メールやチャットでのサポートをおこなっているため、大学に合ったサポートをしてくれる企業を選んでみてはいかがでしょうか。。

また、ビジネスチャットは障害が起こって一時使えなくなることもあります。

そうした時に、復旧に関する対応をしっかりおこなってくれるビジネスチャットを推奨します。

<h2>導入前の検討でビジネスチャットの成否が決まる</h2>

今回はビジネスチャットと、そのメリットをご紹介しました。

ビジネスチャットにより、職場での情報伝達がスムーズになります。

一方で、導入したものの浸透せずに放置されてしまうパターンも。

そうならないためにも、導入前に運用ルールを決めておきましょう。

導入する際は、

① 導入費用

② 機能

③ カスタマイズ性

④ セキュリティ

⑤ サポート体制

をチェックし、小規模のグループから展開させていくことをおすすめします。

業務の効率化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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