離職率を下げるために社内コミュニケーションを変えてみませんか?

2021/04/03

昨今、日本では人出不足に悩まされる企業が多くなっています。この背景の1つとして、少子高齢化や団塊世代の退職により働き手が減少していることや、グローバル化など働き方に対する価値観の変化によるものがあげられます。

しかし、それ以外にも、働きづらさから離職率が高まるというケースも多くなっています。また、日本では転職市場が活発化しており、入社3年以内に辞める人の割合は3割程度といわれています。こういった状況の中で、優秀な人材ほど自分が働きやすい環境を求めて、現在働いている企業から出て行ってしまいます。企業にとっては、せっかくお金と時間をかけて採用した優秀な人材が流出してしまうのは非常に残念ですし、大きな損失になりますよね。

そのため、離職率を抑え、優秀な人材の流出を防ぐことは、企業の存続のために重要なポイントとなっています。この記事では、離職率の原因や対策について、コミュニケーションの観点から紹介しています。

離職率が高い根本的な原因はコミュニケーション不足

まずは、どのような離職理由が多いのかということを紹介します。具体的には、①給与・福利厚生などの待遇がよくない、②労働環境が悪い、③人間関係がよくない、④会社の安定性・将来性に不安がある、⑤仕事にやりがいがないといった項目になります。

給与・福利厚生などの待遇がよくない

生活するうえでお金は欠かせないものなので当然といえば当然ですが、離職理由として、一番多い項目になっています。そもそもの給料が低かったり、一生懸命に働いているのに評価されず給料が上がらなかったりすると、仕事に対するモチベーションが低くなりがちです。そうした中で、最終的には離職するという流れになってしまいます。

労働環境が悪い

給与の次に多い離職理由が、労働環境によるものです。これは、残業や休日出勤による長時間労働などがあげられます。働き方の多様化により、「残業なんかしないでプライベートを楽しみたい」、「定時間以外では、副業をしたい」といった様々な意見が出てくる時代です。これからの時代、そういった柔軟な働き方に対応できない企業では、従業員からの不満が高まり、離職率が高くなってしまいます。

人間関係がよくない

職場での人間関係がよくないというのは、いつの時代にもあるものです。企業での仕事では、基本的には人が集まって進めるものなので、ある程度の我慢は必要です。ただ、過度な我慢はストレスにつながりますよね。

特に上司との関係が悪くなってしまうと、仕事に対するモチベーションが低くなってしまう他、誰にも相談できずに離職を決意するというケースもあります。主な離職理由は、上で挙げたような原因が多いですが、これらの根本的な原因は社内でのコミュニケーション不足によるものだとも考えられます。

そもそも、これらの原因をあらかじめ日々のコミュニケーションにより察知することができていないことが根本原因なのです。

上司は率先してメンバーとのコミュニケーションを!

離職の根本的な原因は社内でのコミュニケーション不足と考えられると説明しました。では、従業員とのコミュニケーションについて、企業側はどのように考える必要があるのでしょうか。まずは、従業員が現在の働き方についてどのように考えているのかを知る必要があります。

「残業時間が多い」「今いる部署での仕事が自分には合っていない、希望と違う」「ある同僚との関係がうまくいっていない」これらのように、従業員がどのような悩みをもっているのかを知ることで、どのように企業全体を改善して離職率を低下させることができるかという考えにつなげることができます。

そして、これらの意見を従業員から引き出すためのコミュニケーション活発化には、上司や経営層など、企業側が動く必要があります。その理由は下に示した通りです。

■働く上での雰囲気を作れるのは上司(企業側)だから。

部下が悩み事を上司に打ち明けられるかどうかは上司次第です。いかに相談しやすい雰囲気を普段から作り出すことができるかが大事です。

■人事の権利を持っているのは上司だから

チーム内で何か問題が発生した場合や、従業員が現在の部署と異なる仕事の希望を持っていた場合に、異動などの配置替えの措置を取りやすいです。もちろん簡単に人員の配置換えをすることはできないかもしれません。ただ、全体を改善するための検討はすることができますよね。逆に、それは従業員にはできないことで、企業側にしかできないのです。

■社内制度や環境の見直し・改善を実施しやすい立場だから

これも人員配置と似た考え方ではありますが、従業員から現在の社内環境について不満が出たときに、検討できるのは企業側ですよね。

企業側が従業員からのアクションを待っているだけでは状況は一向に改善しません。企業側が自らアクションを起こす必要があるのです。もちろん仕事を進めるうえでは、部下同士でのトラブルなどもあります。でも、やはり上司や経営層が割って入ることで把握できることも多くあります。

離職防止に向けたコミュニケーション活発化方法

社内のコミュニケーション活発化に向けては、企業側からのアクションが重要であることを説明しました。それでは、具体的にどのような方法が考えられるのでしょうか?

上司と部下1 on 1で話す機会を作る

上司もしくは経営層が従業員と1 on 1で議論する場を作ります。話の内容はその都度の目的に合わせて問題ありません。

1 on 1で話す機会を作ることで、普段の従業員の仕事ぶりからはわからなかったことを聞き出せるチャンスができます。また、企業側からも普段の仕事の評価や、理念やビジョンなどをダイレクトに伝えることができて、意思疎通しやすくなります。

チームメンバー同士でディスカッションする時間を作る

日々の業務を進めるうえで業務計画などの場を設定して、チームの担当者同士で議論する場を作ります。

チーム同士でのコミュニケーションが活発化します。また、仕事における横のつながりを強くすることができるため、メンバー間で困っていることが共有しながら助け合いをすることが可能となります。これにより、特定のメンバーが取り残されるという機会を少なくすることができます。

アンケートなどで社員が考えていることをヒアリングする

企業側がアンケートを作成して従業員側から回答をもらいます。よく「従業員エンゲージメントについてのサーベイ」など言われますが、従業員からの企業への信頼や貢献意欲を測定する指標になります。

企業への従業員のエンゲージメントを測ることができます。匿名にすることで、素直な意見を取り入れることができるのもメリットです。

以上の方法を紹介しましたが、これらの方法は定期的に実施することをおすすめします。例えば、企業側と従業員での1 on 1会議を四半期に一度取り入れることで、その期間での従業員の評価を伝えることができたり、年間での仕事の進捗を確認することもできますよね。

忙しい場合には、グループウェアなどもツールも利用しましょう

コミュニケーション活発化に向けた具体的な対策を紹介しましたが、そうはいっても時間が取れないという上司の方は多いのではないかと思います。そんな方には、ツールとしてグループウェアを使用することをおすすめします。

ここでは、グループウェアをツールとして使用する理由を活発化例も併せて紹介します。

■チャット・Web会議機能で気軽にコミュニケーションが取れるため

もし上司と部下間の1 on 1で話がしたいといった場合でも、これらのコミュニケーションツールを用いて気軽に話ができます。またWeb会議は複数人で実施することができるため、チームメンバー同士でのコミュニケーションの場としても設定できます。


■スケジュール確認機能で、各メンバーの状況が確認できるため

グループウェアでは各メンバーのスケジュールを管理することができます。そのため各メンバーの会議量などの業務状況から、忙しさや残業時間をおおよそ把握することも可能です。

上司側としても各メンバーがどのように動いているのかを把握することができてマネジメントしやすいですね。これらの機能はすべてオンライン上で完結します。そのためリモートワークなどで物理的に距離がある場合でも問題なくコミュニケーションとることができます。

円滑なコミュニケーションで長く安定して働きたい環境づくりをしましょう

ここまで、離職の根本的な原因は社内コミュニケーション不足が考えられるということを説明し、コミュニケーション活発化に向けて具体的にどのような方法があるかを紹介しました。

昨今、転職市場は活発化しており人材の流出入は激しくなっています。何も対策しないと、優秀な人材はよい環境を求めて抜けていく一方です。この機会に、是非社内でのコミュニケーション方法について見直してみませんか?

社内でのコミュニケーション活発化は離職対策になるだけではなく、メンバー間の連携が高まり通常業務の効率がよくなる可能性もあり、副次的効果も期待できます。その組織によってやり方は様々ではあると思いますが、このコラムが社内コミュニケーション向上のきっかけとなれば嬉しいです。

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