運送業の方必見!デジタル化してスケジュール共有の課題を解決

2022/04/15

日本社会になくてはならない、運送業。「荷物を運ぶ」というイメージを持たれがちな運送業ですが、それ以外にも荷物の受け取りや仕分けといった様々な仕事があります。多くの荷物をスピーディーに運ぶためには、スタッフ間のスムーズな連携が欠かせません。

特に重要となるのは、スタッフ間のスケジュール共有です。しかし運送業では、まだまだアナログなスケジュール共有を行っている会社も少なくありません。アナログなスケジュール共有には、多くの課題があります。こうした課題を解決してサービス品質を上げるためには、運送業のスケジュール共有にもデジタル化が必要です。

そこで本記事では、運送業のアナログなスケジュール共有における課題や、デジタル化する方法をご紹介します。スケジュール共有にお悩みの運送業の方は、ぜひご覧ください。

運送業のアナログなスケジュール共有における3課題

アナログなスケジュール共有方法といえば、筆頭格はホワイトボードです。運送業でも、ホワイトボードでスケジュールを共有している会社は多いでしょう。まずは、ホワイトボードのようなアナログ式のスケジュール共有における3つの課題について解説します。

課題1:ドライバーとのスケジュール共有がしづらい

ホワイトボードは当然ながら、社内にいなければスケジュール共有に使えません。しかし、荷物を運ぶドライバーは、1日の大半を社外で過ごすことになります。そのため、ドライバーとオフィスに残るスタッフがスケジュール共有しづらいのが大きな課題です。

「ホワイトボードのスケジュールを確認するのは出勤時だけ」というドライバーは多いでしょう。これでは、オフィスで何が起きたとしても、ドライバーは把握できません。同様に、ドライバーの行き先が変更になったとしても、オフィスに残るスタッフが正確に把握することは困難です。

課題2:煩雑になり誤解が生じやすい

ドライバーは、いつも同じ得意先へ荷物を運ぶとは限りません。様々な企業や個人がクライアントとなるため、毎日のスケジュールが不規則になりがちです。そうなると、ホワイトボードでのスケジュール管理では、日々たくさんの箇所を更新する必要が生じます。

ホワイトボードでスケジュール更新する際には、古い予定を消してから新しい予定を手書きしなければなりません。そのため更新箇所が多いと、どうしても煩雑になったり、書き間違いが発生したりしやすいのです。その結果、他スタッフがスケジュールを誤解してしまうことも考えられます。

課題3:急なスケジュールの変更に対応できない

様々なクライアントと取引を行う運送業では、スケジュールが急に変更となるケースも多いでしょう。こうした状況変化は、スピーディーに他のスタッフへ共有されなければなりません。たとえば、運送の依頼がキャンセルになった場合、担当ドライバーへ連絡しないと無駄足に終わってしまいます。

しかし、ホワイトボードではリアルタイムなスケジュール共有が行えず、急な状況変化に対応できないのです。多くの場合、代わりに電話やメールで連絡することになるでしょう。電話では、文章として残らないため不確実な上に、お互いの都合が合わないと連絡がつきません。またメールでは、作成の手間がかかるだけでなく、送信内容を相手が確認するまでにタイムラグが必ず発生します。

運送業のスケジュール共有のデジタル化には「スケジュール管理ツール」

アナログなスケジュール共有では、上記のように多くの課題が生じます。運送業のスケジュール共有をデジタル化するなら、「スケジュール管理ツール」がおすすめです。オンラインでのスケジュール管理・共有が行えるITツールで、運送業に限らず多くの企業で導入されています。

ここでは、運送業のスケジュール共有にスケジュール管理ツールを活用する4つのメリットを解説します。なお、次の記事ではスケジュール管理ツールの基礎知識からおすすめ製品までご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

【2022年最新】もう迷わない!スケジュール管理ツールおすすめ5製品を比較

メリット1:どこでもリアルタイムにスケジュール共有できる

多くのスケジュール管理ツールは、社内ネットワークに依存せず使えるクラウド型です。Webブラウザさえあればパソコンだけでなくスマートフォンでも利用できるため、移動中でも問題ありません。また、更新されたスケジュールはクラウド上ですぐに反映されます。そのため、場所を問わずリアルタイムなスケジュール共有が可能です。

メリット2:シンプルで誤解のないスケジュール共有が可能

スケジュール管理ツールなら、カレンダー形式でシンプルにスケジュールを管理できます。また、ホワイトボードのように予定を上書きする必要がないため、煩雑になる心配もありません。スタッフごとの色分け表示や、「外出」「来客」といったカテゴリー表示など、見やすい工夫が豊富です。スタッフ数の多い会社でも、誤解なくスケジュールを共有できるでしょう。

メリット3:過去・未来のスケジュールも共有できる

ホワイトボードでは限られた期間の予定しか保持できず、過去や未来のスケジュールを共有できません。その点スケジュール管理ツールなら、数か月前後のスケジュールも保持できます。スケジュールを上書きする手間をかけずに、過去や未来のスケジュールを共有できるのも大きなメリットです。

メリット4:スケジュール管理にかかる時間を短縮できる

スケジュール管理ツールは専用のインターフェースにより、共有だけでなく管理も効率化できます。たとえば、ドラッグアンドドロップで予定を追加したり、時間を変更したりすることが可能です。また、繰り返しや終日などの予定でも、あらかじめ用意された設定を利用するだけで簡単に登録が行えます。手書きのホワイトボードと比べて、スケジュール管理の大幅な時間短縮につながるでしょう。

運送業でも、スケジュール管理ツールを導入してデジタル化しましょう!

今回は、運送業のアナログなスケジュール共有における課題や、デジタル化する方法としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

運送業のサービス品質を向上させるうえで、スケジュール共有はとても重要です。しかし、アナログなスケジュール共有方法には多くの課題があります。こうした課題を解決してスケジュール共有を効率化するなら、スケジュール管理ツールを導入しましょう。

グループウェア「アイポ」なら、シンプルなインターフェースで快適にスケジュール共有できます。また、ミニマムプランなら1ユーザー・月額たったの200円から導入できるのも魅力です。デジタル化してスケジュール共有を効率化したい運送業の方は、ぜひアイポをご導入ください。

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