運送業における業務管理で重要なことは、従業員の状況をしっかり把握しているかです。運送業の場合従業員一人ひとりが違った運送ルートを辿るのでタスクも様々です。そのためそれらを管理する業務が会社全体の生産性に大きく影響します。
効率的な管理をおこなうためには業務の自動化をおこなうほかありません。人力での管理業務はヒューマンエラーなどのミスの根源となりますし、何よりシステム上でAIの力を借りることで人間側の負担が減り正確さも上昇します。日本政府が施行した働き改革においてもテクノロジーを使用した業務効率化が推奨されています。
この記事では運送業の抱える課題と、グループウェアによるガントチャートの使い方、その他の便利な機能についても説明していきます。ガントチャートや予定表を一括にまとめて管理したいと考えている方はぜひご一読いただければ幸いです。
目次
運送業における課題
一人ひとりが違うタスクを持っている
運送ルートが一人ひとり違うことで管理の際はより一層気をつけなくてはいけません。またガントチャートを作ったとしても、従業員が進歩状況の更新を忘れないように研修したりする必要もあるでしょう。従業員のミスは管理職や経営陣の責任となるので業務管理は慎重におこなう必要があります。
ミスが起こると大変な事態に
万が一管理に不備がありミスが生じてしまった場合、お客様からのクレームは避けられません。また可能性としてはそこまで高くはありませんが、コロナ下においては代わりの従業員が運送ルートを間違えてしまうなどの事例も確認されています。どのみち荷物が届くのを待っているお客様のことを思えばハプニングは遠慮したいところです。
グループウェア導入で一括管理
以上を踏まえても管理業務がほかの業界と比べても大変なことがわかります。また人手不足なこともあり、人材に多くを避けない状況なのも事実で、限られたリソースでやっていくしかありません。
ガントチャートや書類管理を紙媒体でおこなっている場合はグループウェアの導入により業務が改善される場合があります。グループウェアでのガントチャート作成に加え、業務上便利なグループウェアの機能についても紹介していきましょう。
ガントチャート作成
ガントチャートとは主に運送業で使われる進歩状況を確認するための表です。近年ではエクセルなどで対応している会社も増えてきていますが、必要以上に機能がたくさんあるエクセルだと使い心地が悪いという声が聞かれます。
これの解決策となるのがグループウェアにおけるガントチャート作成です。よりシンプルなつくりとなっていてITなどが苦手な従業員でもすぐに対応できるようになると好評が相次いでいます。
アイポのグループウェアでは「表示したいプロジェクトを選択」を押し、タスク画面右上の「ガントチャート」をクリックするだけで簡単に作成が可能です。エクセルなどと比べても元々のテンプレートが出来上がっているため即利用できる点もおすすめです。「進捗遅れのみを表示する」など状況を把握するための便利な機能も搭載されています。
運送業の管理業務においてガントチャートは最も重要だと思います。グループウェアはガントチャートに対応していることはもちろん、ほかにもたくさんの便利な機能が使えます。ガントチャートと似たところでいえばプロジェクト管理があげられます。
せっかくガントチャートを利用するのであれば、ほかの機能も同じグループ内で使えたら便利ですよね。ガントチャート以外の機能もいくつか紹介していきましょう。
チャット機能
業務上のやり取りはLINEでも問題なさそうですがセキュリティ上の問題があります。LINE上のやりとりは海外の会社が全てシステム上で管理しているため、お客様情報などの個人情報が流出してしまう可能性はゼロではありません。その点グループウェアのチャット機能でのやり取りは安心です。またスマホにも対応しているため、運転の合間などでもLINEと同じようにやり取りすることが可能です。
グループウェアはビデオ通話機能も搭載しています。通常のやり取りで使うことはありませんが、コロナ下で会議の時などに利用する価値はあります。社内コミュニケーション不足の解消としても期待できそうです。
掲示板
メンバーや社員全員に共通して伝えたいことがある場合、掲示板機能も便利です。グループチャットよりも広い領域で伝えることが可能なので、社内報告などをするときなどに利用できるのではないでしょうか。
ファイル管理
ファイルや業務書類を紙媒体でおこなっている場合は、グループウェアのファイル管理機能を使って電子化することをおすすめします。紙からインターネット上への移行をする「ペーパーレス化」ですが、紛失や盗難などの危険性から解放される意味で有効です。また保管費や印刷代といったコストの削減にも繋がります。
コロナ下では職場に赴けない従業員もいるなかでファイルや書類をインターネット上で電子化しておけば、在宅や遠隔地の従業員とも共有することが可能です。ガントチャートともにグループウェア上でおこなえば業務効率化となること間違いないでしょう。
スケジュール管理
運送業には進捗状況を把握するためのガントチャートがありますが、グループウェアのスケジュール管理機能はガントチャートと並行して利用する価値があります。例えば従業員の勤怠状況や打ち上げなどはガントチャートとは分けなければなりません。
とはいえ職場に貼ってある程度では、コロナ下で出勤しない従業員は確認のしようがありません。また職場に紙で貼ってある程度ではそれほど見ない人もいるでしょう。プライベートの交流も大事にするような職場ではスケジュール管理も一括でグループウェアでおこなうことで予定を確認する従業員も増えることでしょう。
運送業のガントチャートはグループウェアで
運送業において欠かせないガントチャートですが、グループウェア上で作成、確認することができます。また使い方も簡単かつシンプルで従業員が順応することにも心配する必要がありません。スマホ、パソコン両方対応なため運送中の従業員、オフィスの経営陣ともに活用できます。
グループウェアはガントチャート以外にも様々な便利な機能を備えています。近年の日本においてはどの業界も業務効率化を迫られていますが、グループウェアを使えば業務効率化もそこまで難しくはありません。価格面でも安心で、従業員一人ごとの価格対応に加え、機能ごとの購入も可能です。この機会にグループウェア導入を検討してみてはいかがでしょうか。
グループウェアのプロジェクト管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
