運送業で情報共有を促進する方法とは?情報共有ツールのメリットも解説

2022/04/04

この記事をご覧の方は、運送業で情報共有を促進する方法に関して知りたいと思っているのではないでしょうか。

運送業で情報共有を促進することは重要です。情報共有が十分できていないと、生産性が低下したりトラブルが発生する原因になる可能性があるでしょう。

この記事では、情報共有ツールを運送業に導入するメリットを紹介します。この記事を参考にして情報共有を促進することで、運送業における情報共有の重要性を把握できるでしょう。

情報共有を促進するための方法

業務をスムーズに進めたり社員が相互に信頼関係を築くためには、密に情報共有することが重要です。

密に情報共有されていないと、お互いの認識にギャップが生じて信頼関係が崩れてしまうなど、会社にとってマイナスな影響を与えるリスクがあります。

以前は情報共有するためには主に電話やメールしかなく、複数人のチームでプロジェクトを推進する場合は、情報共有のために多くの手間や時間を費やしていました。

しかし最近ではそのような情報共有の課題を解決できる方法として、情報共有ツールが普及しています。

例えば情報共有ツールのチャット機能を活用することで、チーム全員へ迅速に情報共有できますし、資料の同時編集やタスクの一括管理などの機能で業務効率化を実現できるでしょう。

情報共有を促進するために、このようなITツールの導入を検討すべきです。

情報共有ツールを導入するメリット

ここでは情報共有ツールを導入するメリットを3つ紹介します。

情報共有ツールによって「ノウハウの蓄積」「業務の効率化」「コミュニケーションの促進」が実現するでしょう。それぞれの詳細を1つ1つ見ていきましょう。

ノウハウを蓄積できる

情報共有ツールを導入するメリットの1つは、効率的に社員のノウハウを蓄積できる点です。

情報共有ツールには手順書や議事録のテンプレートを予め備えているものも多く、ドライバーやスタッフは持っている知識やノウハウを効率的に格納できます。

また情報共有ツールの検索機能やタグ付け機能によって、必要な情報がどの場所に格納されているか分からずに探せないという事態を減らせるので、業務の引き継ぎなども効率的に進められるでしょう。

情報共有ツールを導入することで自社にとって重要な資産となる知識やノウハウを蓄積しやすくなり、業務の属人化を防げます。

業務を効率化できる

情報共有ツールを導入するメリットの2つ目は、情報共有に関わる業務を効率化できる点です。

例えば情報共有ツールのチャット機能を活用することで、メールのように誤送信を防ぐ目的で都度宛先をチェックする作業も必要もありませんし、「お疲れ様です」などの定型文も毎回付与する必要もなく、効率的に情報共有やコミュニケーションができます。

また情報共有ツールの共同編集機能を活用することで、ツール上で複数人が文書を同時に編集できますので、資料作成も効率的に進められるでしょう。従来のようにメンバーにメールで資料を送付して修正を繰り返すといった手間が不要になります。

コミュニケーションを促進できる

コミュニケーションを促進できる点も、情報共有ツールを導入するメリットの1つです。

情報共有ツールのチャット機能を活用すれば、メールと比較して気軽に情報共有やコミュニケーションが取れるようになります。

例えば「ちょっとした有益情報」「細かな報告」「気軽な相談」など、メールや電話では躊躇しがちなコミュニケーションも、チャットであれば気軽に連絡できるでしょう。

そのような小さなコミュニケーションの積み重ねが、会社の業績や生産性に良い影響を与えるのです。

情報共有ツールの導入が運送業に必要な理由とは?

運送業において情報共有ツールの導入が求められる理由の1つは、トラブル発生時の情報共有を迅速かつ正確にできるためです。

ドライバー(人)が荷物を運ぶため、どんなに注意していても何らかの事故やアクシデントが起こる可能性はゼロではありません。

人的ミスを少なくする方法はあっても、天候の急な変化や突然の災害など、突発的におこるアクシデントは防ぐことが難しいです。

そのようなアクシデントが発生した際、ドライバーは迅速かつ正確にマネージャーや社内のスタッフと連携してトラブル対応できるかが重要となります。

情報共有ツールを活用することで、ドライバーのスケジュールや運行状況を効率的に本社側に共有できますので、本社側は対処方法の立案がスムーズにできるでしょう。

また従来の電話での連絡手段だけでなく、チャットや写真、動画も活用してトラブル発生時の状況報告が効果的にできるため、トラブルの影響が小さいうちに解決できる可能性が高まります。

運送業で情報共有が重要な業務3つ

ここでは運送業で情報共有が重要な業務を3つ紹介します。

運送業で情報共有が重要な業務は「配送ルートの管理」「シフトの管理」「日報の管理」です。1つ1つの詳細を見ていきましょう。

配送ルートの管理

配送ルート管理は、運送業で情報共有が重要な業務の1つです。

「どのドライバーが」「いつ」「どのルート」で配送したかといった配送情報を管理しておくことで、後日振り返りが必要になった際にすぐに情報を表示できます。

例えばドライバーごとに配送ルートを蓄積して管理しておけば、配送ドライバーが変わった場合などでも引き継ぎが容易にできるでしょう。

また配送ルートの混雑状況や事故の状況などをドライバー間で容易に共有できることで、ドライバーのロス時間の低減にもつながります。

シフトの管理

シフト管理も、運送業で情報共有が重要な業務の1つです。運送業は日勤や夜勤など不規則な勤務時間が多いため、シフト管理の情報共有は重要となります。

ドライバーは自身のシフトをすぐに把握できることが求められますが、最近ではスマホから簡単にシフトが確認できるクラウド型のシフト管理ツールが増加中です。

またマネジメント側はドライバーのシフトを一括管理する必要がありますが、ITツールの導入によってドライバーのシフトが簡単に把握できれば、シフトの最適化が簡単になりますので、今までシフト調整にかかっていた工数を削減できるでしょう。

日報の管理

日報管理も、運送業で情報共有が重要な業務の1つです。個人での業務が多いドライバーの業務状況を把握するためには、日報が必要になります。

日報の提出を簡単にすることで、ドライバーの日報作成の負荷を軽減できますし、提出された日報の管理を効率化することで、管理者側もドライバーの業務内容や運行状況を把握しやすくなるでしょう。

例えば「日報のテンプレート機能」や「効率的に入力できる操作性」を備えた日報管理ツールを導入することで、ドライバーとマネジメント側の情報共有が促進されます。

日報管理ツールは操作性やアクセス性が悪いと、短時間で簡単に日報が作成できず、ドライバーの負荷やストレスも増えてしまいますので、実際に操作してみて自社の業務や社員に最適なツールを選びましょう。

まとめ

この記事では情報共有ツールを運送業に導入するメリットや、効果を発揮する業務を紹介しました。

運送業で情報共有を促進することは重要です。情報共有が十分できていないと、生産性が低下したりトラブルが発生する原因になる可能性があります。

この記事を参考にして情報共有を促進することで、ドライバーやスタッフの業務が効率化するだけでなく、全社的にもコスト削減やトラブルの減少を実現でき、生産性が向上するでしょう。

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