ツールの活用法につなげる!社内マニュアルとは? 

2022/08/31

ツールの活用法と社内マニュアルとは?

企業が成長していく上で、一定の指針が必要となります。指針があれば、迷わず進めるでしょう。指針がわかりやすく必要なときに使えれば、業務効率も大幅に改善できるのです。ツールを使う上での社内マニュアルとは?と問われたとき、整備できていれば迷わずに済みます。

しかし、ツールの活用法まで進められた社内マニュアルはそこまで多くありません。社内マニュアルの意味を理解し、どのような役割を持たせるべきか。ツールの活用法にもつながるポイントを押さえて整備していく必要があるのです。

社内マニュアルとは?

マニュアルの役割は、さまざまなことを円滑に進めることです。トラブルなどが起きたときにも対応する手法が記載されており、円滑に遂行できることを最大の目的としています。似たものに手順書がありますが、役割が異なる点に注意が必要です。手順書はあくまでも稼働させることが目的であり、円滑に遂行できることを目的としていません。そのため細かな工程などは手順書がカバーします。

ここからわかるように、社内マニュアルとは?と問われた時には、これまで社内で培ってきたことも含めて記載したものということになるでしょう。さまざまなノウハウを蓄積し、ツールの活用方法として有効な資料となるのです。業務の流れはもちろんですが、経営戦略にのっとった活用まで視野に入れて作る必要が出てきます。

社内マニュアルで人材育成

社内マニュアルを作成することは、さまざまなメリットを生み出します。社内マニュアルは、ツールの活用方法として業務を円滑に遂行しやすくするのが役割です。ツールを活用するにあたっては、熟練度が重要な意味を持ちます。熟練度は時間とともに高まる傾向の強いのが特徴です。人材育成と同じ意味や役割も持っていることからも、どうしても習熟までに時間がかかります。

社内マニュアルが整備されると、ツールの活用方法を理解しやすくなるでしょう。さまざまな内容が記載されており、新人や異動などでこれまで利用したことのない人でも、早期に戦力に変えられるようになるのです。もちろん、すぐに第一線レベルになるわけではありませんが、強力な後押しができるのです。熟練度が低くても、これまでよりも早く高いレベルに押し上げてくれます。

社内マニュアルによって避ける属人化

ツールの活用方法は、人によって違いが出ることは避けなければいけません。もし1人だけができる活用方法ならどうなるでしょうか。その人がいないときには活用方法は生きません。ツールの活用方法がだれかに依存すると、その人がいないときには活用方法が使えなくなります。極端な例としては、ツール自体がうまく機能しない可能性も出てくるのです。

このような状態を属人化と呼びます。属人化は組織を硬直化させる要因につながりツールの機能も失いやすくなることから、社内マニュアルを整備してだれでも使えるようにしておくことがポイントです。

社内マニュアルがあることで、使い方の方向性も定められます。独自の使い方の開発した場合でも、社内マニュアルに記載すれば浸透させやすくなるのです。これはマニュアルを標準とするからであり、ミスの軽減にも役立ちます。新たな技術も、口頭で伝えていくだけではいずれ余計な情報が混じりうまく伝わらなくなるでしょう。大きな影響を与えるため、社内マニュアルによって正確に伝えていく必要があるのです。

ツールの活用方法を広める社内マニュアルの整備

社内マニュアルの整備は、手順も整理して進めます。特に重要なのは方向性を見失わずに自社にあった形を作ることです。しっかりとしたガイドラインを作っていければ、今後の整備にも役立ってくれるでしょう。

社内マニュアル整備のためのプロセスの洗い出し

社内マニュアルの整備のためには、まずはどんな業務プロセスがあるのかを洗い出さなければいけません。プロセスがはっきりしないと、どのようなことを記載するべきか判断できないからです。これは社内マニュアルの基本であり、普段わかっていそうなスケジュール管理などでも応用できます。だれかがわかっているから社内マニュアルがいらないのではなく、だれでも均一なレベルを目指すのが大切だからです。

大事なこととして、ノウハウの可視化があげられます。まずは必要なことなどアウトラインを作成することになるでしょう。このアウトラインを生かしながら社内マニュアルを整備していかなければいけません。これにより、これまで見えてこなかったことが可視化してくるからです。

スケジュールを立てる

社内マニュアルを整備していくためには、いつまでになにを作るのかスケジュールを作ることが大切です。原稿の作成から始まり、内容の確認と校正をしなければいけません。スケジュールが大切なのは、それぞれの工程をはっきりさせるためです。

逆にスケジュールが決まっていないと、各工程でどの程度の工数をとれるのかもはっきりしません。内容もあいまいになりかねため、正確なスケジュール立てが重要になるのです。

社内マニュアル作成のポイント

実際に社内マニュアルを作成する段階に入ったら、アウトラインに沿って作成することが大切です。ただし、アウトラインに問題があったときには、すぐに見直しできる体制も必要になります。

社内マニュアルができあがったらテスト運用します。現場に持ち込んで運用したとき、いったいどこに問題があったかフィードバックを受けることがポイントです。
現場では分かりにくい部分や現実に沿わない部分など出てきます。計画と運用の乖離部分であり、このすり合わせをすることが理解されやすい社内マニュアルにつながるのです。ツールの活用方法としても、フィードバックが完成形を作ってくれます。

実際に表現といった部分で問題が生じることもあるでしょう。図表や写真も必要なところなども浮き彫りになってきます。自分たちがわかるといったことだけではなく、まったく知識がない人が理解できるかで判断することも必要です。

社内マニュアル作成の要点

社内マニュアルを作成する場合には、必ず要点があります。特に押さえておかなければいけないのが、いったいだれに向けて作成するか決めることです。だれでも分かりやすいことは重要ですが、ある程度の経験を積んでから使うツールの場合、必要な専門用語の質など変わります。

逆に初心者や新入社員に向けた社内マニュアルなら、すべて平たく表現しなければいけません。つまり、ターゲットが決まっていないと、社内マニュアルとしての完成度に支障が出るのです。

情報収集も重要で、作成する側が知らない情報は記載できません。知っているからこそ比較もできますし、分析も進められるでしょう。中にはテンプレートを使う方法も出てきます。そのほうがわかりやすいなら、アウトラインとして採用すべきです。

こうした要点もフィードバックしてもらった情報からわかることがたくさんあります。現場でテストを行い、ツールの活用方法として確かなものかを検証しなければいけないのです。サイクルの構築を事前にしておけば、社内マニュアル作成もスムーズに進むでしょう。

完成されたツールの活用方法を目指して

社内マニュアルをツールの活用方法として生かすためには、的確なものを作らなければいけません。作成の体制を整えることも必要ですが、いったいどこに保管するかなど、運用に関する整備も必要です。
体制が整っていれば、定期的な見直しもかけられます。見つからなかったポイントなどもフィードバックを受けて修正できるため、時代にあった社内マニュアルができあがりツールの活用方法として有効になるのです。

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