社内業務においてクラウド化が進んでいますが社内掲示板においてもデジタル化が進んでいるようです。掲示板には様々な機能がありますが社内においては主に情報共有として利用できます。社内掲示板の管理においては総務が適任といえるでしょう。
この記事では社内掲示板の概要についてとアナログ版・デジタル版の違い、導入の際の課題、コンテンツ作成時のポイント、そして運営時の注意点について説明していきます。社内の情報共有が上手く機能していない場合には是非ご一読いただければと思います。
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは社内で必要な情報をトピックごとに社内全体に共有するためのツールをいいます。従来は職場の壁などにボードとして貼られていましたがクラウド化が進むに連れデジタル化していいます。
トピックの内容は特に決まったものは無く業務上の連絡やマニュアル、プライベートでは結婚報告など幅広く利用することができます。新入社員の研修などを社内掲示板でマニュアル化することにより研修をおこなう側の人件費節約や業務の効率化につながります。社内掲示板が上手く機能している企業は情報共有も上手くいっている証拠です。
社内掲示板の概要についておさえたら次にアナログ版とデジタル版の違いについて見ていきましょう。
アナログの社内掲示板
アナログの社内掲示板とは従来のように職場の壁に紙やボードとして貼り付けて提示することをいいます。パソコンを使わない環境においては現在でも有効と言えるでしょうが、職場でしか見れないことや融通の利かなさといったデメリットがあります。
頻繁に情報を更新する場合は紙の印刷代もかかりますし、外出の多い従業員は頻繁に確認できないという事情もあります。そのため今日の社会においてはアナログの掲示板は最低限の規模にとどめるか業務効率化のためデジタル化への移行が推奨されています。
デジタルの社内掲示板
デジタルの社内掲示板とはパソコンやスマートフォン上において利用することをいいます。誰でも自分のパソコンやスマートフォンからいつでも確認できることがメリットです。外出中の従業員に対しても迅速に通知がいくため情報伝達のミスを減らします。
またインターネット上で通知をおこなうためペーパーレス化にも繋がります。初期費用や運用コストはかかるものの業務効率化などの費用対効果を考えればお得です。パソコンやスマートフォンを使う環境であればデジタルの社内掲示板が適しているでしょう。
社内掲示板のアナログ版・デジタル版の違いについて踏まえたら次に社内掲示板の課題について見ていきましょう。
社内掲示板の課題
概要が分かりづらい
せっかく社内掲示板を導入しても「どのように使えばよいかわからない」「トピックがわかりづらい」「内容が読みにくい」といったように概要が分かりづらければ社員や従業員に利用してはもらえません。実際に社内掲示板が使われていない、機能していない場合は現場でヒアリングをおこなうなど対策を練りましょう。
内容は分かるが必要性がない
概要や内容は分かるものの業務とかけ離れたトピックばかりだったり社内に必要ない情報ばかりが記載されていても意味がありません。例えば業務マニュアルなど業務に必要な情報を分かりやすく記載されていれば社内掲示板も意義のあるものと解釈されより活発になるはずです。
社内掲示板の課題について押さえたら、次に社内掲示板のトピック・コンテンツを作成する際のポイントを見ていきましょう。
コンテンツ作成時のポイント
誰がつくるか決める
社内掲示板といえば広報部や企画部などが作成の担当をしているように思えます。しかし彼らも自分たちの主な業務の間を割いて運用をおこなっており、ほかの従業員の力も求められています。そこで適任といえるのが総務部です。
普段から様々な事務処理をおこなう「縁の下の力持ち」である総務部は社内掲示板の運用においても助けとなってくれる存在です。広報部や企画部ほど情報やアイデアに長けているとは言えませんが幅広く業務をこなすためコンテンツ制作においては力となるでしょう。「業務用」「私用」とコンテンツごとに担当を決めるのもオススメです。
コンテンツ内容のルールを決める
コンテンツ制作者が決まったら次はコンテンツの内容を決めましょう。コンテンツの内容は大きく分けて４つに分類しましょう。
１つ目は会社における重要な目標を提示します。これにより会社組織として目標共有することで一体感が生まれます。経営陣や管理職が発信していくことでより大きな影響力が期待できます。
２つ目は業務レベルでの共有・アイデアを提示します。例えば新入社員向けの業務マニュアルや各部署の活動などがあります。これらを社内全体で共有することで情報の属人化を防ぐことが可能です。社内全体で業務を共有することで業績にも良い影響が出るでしょう。
３つ目はコミュニティレベルでの共有・アイデアを提示します。社内イベントや結婚報告などがあります。社内の業務と実際には関係ないためあまり頻繁にトピックをつくりすぎるのも問題ですが組織として一体感をつくるという意味では有効です。
４つ目は健康診断など社内業務とは関係ないが会社として必要な事業やイベントを提示します。
この４つを押さえておけば少なくとも「何を投稿すればよいか分からない」といった状態を防ぐことはできるでしょう。しかし社員によって必要な情報も違ってくるため、トピックごとに閲覧可能な社員を絞ったり、通知を選べるようにしましょう。ルールがしっかりしていればコンテンツ作成や管理などを総務部に任せることもでき、そうなれば運用の際他部署の負担軽減にも繋がります。
トピックごとの閲覧管理
社内掲示板には様々な情報が混在しています。そのためトピックごとの管理は必須です。情報によってはアクセスを制限する必要もあるでしょう。可能な限り社員全員に見せられる情報やトピックが好ましいですが、どうしてもという場合は情報漏えい対策をしっかりするようにしましょう。
社内掲示板のコンテンツ作成時のポイントについておさえたら次に運営時の注意点について見ていきましょう。
社内掲示板運営時の注意点
投稿者の独壇場になる
社内掲示板は誰でも投稿・編集できますが、読む側の評価が無ければ好き勝手に情報発信をおこない独壇場になってしまうケースがあります。そのような事態を未然に防ぐためにも定期的に社内調査をおこない、どのトピックが人気などかを把握しトピック整理をおこなうようにしましょう。
手入れ・管理がおこなわれない
社内掲示板は人が見ないと意味がありません。しかし手入れが悪くトピックが更新されていないとなると見る人の印象も悪くなります。そのため社内掲示板の手入れや管理は頻繁におこなうようにしましょう。
上から目線の投稿ばかりになってしまう
経営層や管理職からの上から目線の投稿が続くと堅苦しい雰囲気になってしまいます。そうなると気軽さが売りの社内掲示板の意味が無くなってしまいます。堅苦しい雰囲気から社内掲示板を利用する社員が減ってしまっては本末転倒です。経営陣からの投稿は新年の挨拶や決算後の報告などに収めておきましょう。
社内掲示板の運用は総務部も積極的に
社内掲示板は職場において非常に有効なツールです。しかし課題があることも事実でそこをしっかりと押さえる必要があります。運用にしても広報部や企画部だけでは限界があり、ルールを明確に設けることで総務部の助けを借りることもできるでしょう。
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