時間管理で効率アップ! 仕事がデキる人のビジネス術

2021/12/07

予定通りに仕事が進まず、納期が守れない、といった経験をされている方も多いのではないでしょうか。仕事というものは、あらかじめ決められたものばかりではなく、予定外の業務が発生して、全体のスケジュールに支障となる、といったことはよくあるものです。

このような事態に対処し、迅速に仕事をこなしていくためには、効率的なスケジュール管理が欠かせません。本記事では、ビジネスにおいてどのような人が「できる人」と言われ、「できる人」がどういった時間管理を行なっているかについてご紹介していきます。

仕事が「できる人」と「できない人」の特徴

同じ仕事をしていても、短時間でしかも正確に仕事を仕上げている人もいれば、ちょっと不思議なくらい長い時間をかけて仕事を仕上げる人もいます。このように、いわゆる「デキる人」「できない人」のでは、どのような違いがあるのか、みてみましょう。

仕事が「できない人」の特徴

仕事が「できない人」に多く見られるのは、次のような面です。

・決まった期限までに仕事を完成できない。
・時間が無くなって焦ってしまい、結果としてミスを招く。
・同時にいくつもの仕事をすることになり、すべて中途半端な成果しか得られない。

こうしてみてみますと、仕事が「できない人」は、自分がある仕事をするのに、どのくらいの時間が必要かわかっておらず、能力以上の仕事を引き受けてしまっているということです。仕事を納期までに終えられず、期待された成果もあげられないのは当然といえるでしょう。

仕事が「できる人」の特徴

逆に、仕事が「デキる人」に見られるのは、次のような面です。

・自分がなすべきタスクが明らかで、整理されている。
・自分のキャパシティがわかっており、その範囲で仕事をしている。
・時間にも余裕がうまれ、結果として成果を上げられる。

このように、仕事が「デキる人」は、自分がある仕事にかかる時間を正しく把握しており、余裕を持って仕事を配分しているということです。また、一日のタスクも整理されていて、納期までに仕事を終えるよう段取りもできているのです。

時間管理が上手な人は「できる人」に見える

ここでは、時間管理のメリットについて見てみましょう。もっとも重要なメリットは、業務を「見える化」できることと言ってよいでしょう。具体的には、メモあるいはツールを活用することで、自分だけの記憶として管理するのでは無く、日々のスケジュールを「見える化」するのです。

時間管理が上手な人は、このようにスケジュールを可視化することで、無駄を省き、効率的に業務を行っていますので、是非見習いましょう。

時間管理をする際の重要ポイント

時間管理を上手に行うにあたって、留意しておくべきポイントを大きく3つに分類できます。

ポイント1 タスクごとに優先順位をつける

時間管理の目的は、効率的に仕事を消化して、納期に遅れること無く完了させることにあります。そのために最も重要なことは、仕事に優先順位をつけ、これに基づいて優先度の高いものからこなしていくということです。

では、どのようにして優先順位をつけていくかということですが、経験や感覚によらず、一定の評価軸をもって判断していくことが重要です。この評価軸としてよく言われるのが、仕事の「重要度」及び「緊急度」です。

重要で緊急な仕事から処理していくのは当たり前ですが、重要度や緊急度は誰の目にも一目でわかるというものではありませんし、評価軸も仕事の内容によって異なります。このため、暫定的でよいので仮の基準を設定した上で、まずは優先順位をつけてみると良いでしょう。

例えばある仕事に対して、後回しにした場合のリスク、ミスをした場合の問題の程度、優先的に行うことによるメリット、その仕事を完了させることで効果が継続する時間、などを考えて、優先度を決めていく、という方法もあります。

実際にやってみて、優先順位を見直すということもあるでしょう。それでも、優先順位を意識して仕事をするという習慣づけができると、仕事の進め方が多きく変わってくるでしょう。

ポイント2 作業時間の把握・見積もり

仕事の優先順位を決めたら、次にしなければならないのは、自分がそれぞれの仕事を完了するのに、どのくらいの時間がかかるかを把握することです。自分がこれまでにやったことのない作業かも知れませんが、自分が過去に行った類似の作業などから推定することもできますし、できるだけ自分のペースを基準として所要時間を見積もるようにしましょう。

このように仕事にかかる時間を見積もるために、日頃から一つ一つの仕事を完成するためにどのくらいの時間がかかったか、記録をする習慣を作っておくとよいでしょう。ただ、所要時間の見積もりには誤差が生じるのが常だと考えておいてください。

特に長期間にわたる場合は、思いがけないアクシデントが発生して、スケジュールが狂ってしまい、全体の工程をどう建て直せば良いかわからない、といった事態になりがちです。

そのため、長期間の仕事の場合は、あらかじめ仕事を細かく区切って、1週間、1日、半日というように短期間の目標をいくつも立てておくのです。そうすれば、予期せぬアクシデントによりスケジュールに遅れが生じた場合でも、修復が容易にできるのです。

ポイント3 わかりやすいスケジュールに

時間管理の大きな目的は、スケジュールを「見える化」することですから、シンプルでわかりやすいものでなければいけません。また、シンプルなスケジュールとすることによって、スケジュールの作成や管理のハードルが下がり、スケジュールの活用が進みます。

シンプルでわかりやすい時間管理とは、例えば、スケジュール管理ツールを一元化することがあげられます。仕事のスケジュールはパソコンのシステムで、プライベートのスケジュールはスマホアプリで管理している人も見受けられますが、これですと、仕事とプライベートのスケジュールが重なってしまい、調整する時に面倒です。

さらに、それぞれのツールの管理に手間暇がかかりますし、行き違いも起こりがちですので、おすすめはできません。ただし、職場によってはセキュリティやプライバシー保護の観点から、職場以外の場所から仕事用のPCにアクセスすることが禁止されている場合もありますので、注意が必要です。

スケジュール管理ツールを導入して「できる人」へ

仕事がデキる人の特徴や時間管理方法について理解は深められたでしょうか。

ここまで時間管理は、スケジュールを「見える化」することで、効率的に仕事を遂行するために効果的な手段であることを確認してきました。

また、時間管理を適切に行うためには、仕事の優先順位をつけること、仕事にかかる時間を見積もること、シンプルなスケジュール管理とすることが重要であることも見てきました。スケジュール管理を最大限に活用して、仕事が「デキる人」を目指してください。

タスク管理や時間管理も一括して管理するためのツールがありますので、興味のある方は、スケジュール管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。

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