人材派遣業における業務効率化とは?スケジュール調整などの情報共有を強化しよう

2021/10/19

派遣社員が多い日本において、その重要性も増す人材派遣業ですが、日々の課題が無いわけではありません。

社員の出張や外出が多い人材派遣業では、メールやスケジュール調整といった情報共有がしっかり出来ていないといけません。本記事では、人材派遣業に起こりがちな課題と、ITツールを使った解決方法について説明していきます。

人材派遣業の課題

人材派遣業における課題とは一体何なのか、詳しく見ていきましょう。

社内の情報共有不足

常に最新の情報とともに動く必要のある営業担当者は、バックオフィスに確認を取る場合が多いですが、その時に情報の共有不足が起こっていると問題になります。バックオフィスが間違った情報を伝えてしまうと、担当者の業務に支障をきたしてしまいます。このことで、担当者とバックオフィスの関係もこじれてしまうかもしれません。

外出時なども含めて、多くの業務を抱える営業担当者は、どこにいてもバックオフィスとすぐに、リアルタイムで情報を共有できる手段を持っている必要があります。バックオフィスとのやり取りも、過去のものも含めて、どんな状況でもすぐ確認できるようにしておかなくてはなりません。

社員の現状を把握していない

顧客との打ち合わせや、派遣社員との面談などで外出中の社員が多いなか、それらの社員がどのような状況なのか確認できないといった状況にチーム責任者はなりがちです。そんな責任者自身も外まわりの仕事が多いとなれば、なおさらです。

お互いが違う状況下で動いているからこそ、お互いの状況をリアルタイムで更新して確認できないと、新規案件に対する情報共有や対応も遅れてしまい、取引先にとってはマイナスイメージに繋がってしまうこともあるでしょう。

もちろん、このような問題は以前からありましたので、対策をしているという企業も多いことかと思います。代表的な例で言えばエクセルでの情報共有がありますが、動作環境の問題上エクセルだとスマートフォンでの確認が困難であったり、情報共有には適していないセキュリティの重さなどから、人材派遣業におけるリアルタイムの情報共有手段としては向いていないといえるでしょう。

社員の勤怠打刻や業務指示なども含めて、メールの頻度が高いのが人材派遣業の特徴です。そのメールやスケジュール管理といったものがしっかり機能していないと、社員からの不信感を招き、最悪そのまま派遣社員の離職にも繋がりかねません。人手不足の現代において、社員が定着せず、離職ともなると、厳しいですよね。

派遣先からの信用問題

メールやスケジュールの管理が重要なのは、社内に限った話ではありません。派遣先や取引先とのやりとりをしっかり管理できていなければ、メールの返信を忘れてしまったり、他の社員が同じ取引先に重複メールを送ってしまうなど、対応にミスが生まれがちです。しかし、取引先のやりとりを個々で管理していたり、情報共有が不十分だと、他の社員が見落としを確認することも出来ません。

これは人材派遣業に限った話ではありませんが、こちらの対応一つで取引先の反応は変わります。メールやスケジュール管理が出来ておらず、取引先に対してミスを繰り返してしまうようであれば、チャンスを失ったり、案件を継続してもらうことも難しくなるというものです。

業務効率の悪化

このようなメールやスケジュールの調整が上手く出来ていないと、社内業務連絡や取引先への対応が遅れ、業務効率の悪化に繋がってしまいます。人手不足の現代社会で、限られた社員でやっていくためには、業務全体を効率化する必要があります。そのための第一歩として、まずは社員や、取引先の現状をしっかりと把握していなければなりません。

ITツールを活用して、業務効率化

人材派遣業における課題は、ITツールの導入で簡単に解決できるかもしれません。ITツール会社のシステムを利用したものを使えば、システム管理を自分たちで構築する必要は無く、導入後すぐに利用することが可能です。それでは、ITツールとは一体何なのかと、その利用方法について説明していきます。

クラウド型ITツールの活用

前述した人材派遣業の課題を解決するには、クラウド型ITツールの導入をオススメします。クラウド型ITツールというのは、業務を効率化することに特化したインターネット上のシステムツールです。ITツール専用の会社が用意したシステムを使うため、使い勝手がシンプルで見た目もわかりやすい仕様になっています。

ITツールにはメールや社内SNSなどのコミュニケーションツールからタスク管理、スケジュール管理、勤怠打刻など、様々な機能を使うことができます。パソコン、モバイル共に対応しているため、出張先でも確認が可能です。

例えばタスク管理機能を使えば、それぞれの社員が、自分のタスク状況をリアルタイムで更新することができ、他の社員がそれをいつでもリアルタイムで確認できるのです。タスク管理に特化した仕様になっているため、エクセルでのスケジュール管理のように一から作り出す必要もありません。

コミュニケーションツールやスケジュール管理、勤怠打刻なども同じように、一つのシステム上で可能となるのです。今までエクセルや紙媒体でのスケジュール調整をおこなっていた企業にとっては、ITツール導入による業務効率化がおおいに期待できるでしょう。

また、ITツールはセキュリティ対策にも力を入れてるので、防犯を強化したいと考える企業にとっても有効となるはずです。

ITツールの選び方

ITツールを導入するとはいっても、やみくもに選んだものを使用することはオススメできません。ここでは、自社に合ったITツールの選び方について見ていきましょう。

自社の目的に合わせて選ぶ

業務効率化に有効なITツールですが、様々な機能があるため、自社にとって必要なものはどれなのかを選ぶ必要があります。「ほかの企業がやってるから何となく」「とりあえず、ITを導入すれば効率化できるのではないか」といった理由でITツールを導入してしまうと、どの機能を使えば良いかわからず、本来の目的とは全く関係の無いものを導入してしまう可能性もあります。

そうなると、せっかくITツールを導入したにもかかわらず、成果や実績に反映されないという悲しい結果を生み出しかねません。「うちはスケジュール調整が上手くできていないから、ITツールで解決したい」「情報共有をしっかりおこないたい」といったように、ITツール導入の目的を明確にしておきましょう。

運営と連絡がとりやすい

様々なITツールを提供する会社があるなかで、どれを選べばよいかわからないこともあると思います。その場合は、連絡がつきやすいかどうかを基準にするのもありかと思います。特に最初のうちは、ITツールの使い方がわからないこともあるでしょうし、そんな時にまともに連絡も取れないと、それだけで時間の無駄になってしまいます。

ITツール導入時には、連絡の取りやすい会社を選ぶのも重要なポイントとなるでしょう。

まとめ

情報共有を改善、強化することで、人材派遣業における新たな可能性が生まれるかもしれません。これを機に、ITツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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