テレワークをする際のシステム導入で知っておくべきこととは?

2021/08/13

テレワークでのシステム導入のアレコレ、把握していますか?昨今、働き方の一つとしてテレワーク(リモートワーク)が導入されるケースが多くなってきています。働き方が多様化している中で、当たり前になりつつもありますね。

そんな中、会社としてテレワークを取り入れようとしている経営者の方も多いのではないかと思います。テレワークを取り入れるためには、その環境にあったシステム導入を検討する必要があります。

とはいえ、どのようなことに気を付ける必要があるかよくわからないという方は多いのではないかと思います。適切にシステムを選定しないと、上手くリモートワークが運営できない可能性も考えられます。

この記事では、そんな方のために、システムとしてどのような機能が必要なのかということ、システム導入の際の注意点を紹介します。また、テレワークでのシステム導入に当たり、おすすめのシステムを紹介します。

テレワークで導入するシステムに必要な機能と注意点


どのようなシステムが必要で、どのようなことに注意する必要があるのかを紹介します。

必要な機能

・チャット、Web会議

テレワークとして遠隔でやり取りをするために必要な機能です。今時、ビジネスシーンでは、コミュニケーションをリアルタイムに行うためにメールよりもチャットを用いるケースが多くなってきています。

基本的にはメールのような定型文が必要ないため、ちょっとした会話の時には便利です。また、チャット機能でもファイル送信や共同編集も可能となっているため、使い勝手も良いです。さらにチャットには、無料通話やビデオ通話もついており、文章では伝えづらい場合には、直接会話もできます。

メールではなかなか返事がもらえないような場合でも、チャットを使うことで、数十秒で済むこともしばしばあります。Web会議機能は、複数人での話し合いの際に会議室の代わりにオンライン上のルームを使用するというシステムでは、大人数での会議や取引先との打ち合わせで便利ですね。Web会議によっては自動的に議事録を作成する機能もあります。

・タスク・プロジェクト管理

お互いの姿が見えない状態で仕事をしている中で、業務を管理するために必要な機能になります。タスクリストのようなものをオンライン上で管理するというイメージですね。この機能を使うことで、個人・チーム単位でタスクを整理して、進捗状況を把握することができます。

オンライン上での管理となるため、紙と違って編集作業も楽になります。チーム内でシステムが浸透してくれば、タスクの完了有無が一目でわかるようになります。


・勤怠管理

テレワーク実践時の労務管理を徹底するため役立つ機能です。オンラインでの勤怠管理はシステム上で打刻作業をするだけなので、従業員側の手間も少なくなります。上司からしたら、誰がいつ働いているのかを一目で確認することができて、業務効率化につながります。

また、オンライン上で一元管理するため、基本的には書類が紛失するということは避けられますね。勤怠関係の書類はお金が絡んでくるので、取り扱いには苦労することが多いと思いますが、オンライン上であれば物理的な保管場所に頭を悩ませることもないですね。

・カレンダー機能

誰がどこで何の仕事をしているのか?を共有するのに便利な機能です。各メンバーのスケジュールをカレンダー上に入れてもらうことで、上司は全体の仕事の進み度合いなどを確認することができますね。

また、各メンバーの忙しさ度合いを知るバロメーターにもなるので、仕事の割り振りにも最適です。

・クラウドストレージ

テレワークにおいて、仕事に必要な情報や資料を共有できる環境は必須です。クラウドストレージとは、オンライン上での共有スペースを借りて、データをやり取りするシステムです。これを利用することにより、オンライン上でのデータの編集・共有が可能になります。また、社内の従業員同士だけではなく、取引先やお客様に対してもデータを共有することもできます。

注意する点

・社内ルールの構築
システムを導入するからといって、テレワークが浸透するとは限りません。
まずは、社内全体としてテレワークを推進していく姿勢が重要となります。
全体としてテレワークを推進する方向として、足並みを揃えることが大事。

例えば、システムを導入しても社内の数人のみがテレワークをするという環境では、方向統一性がないですし、システムに払うお金ももったいないですよね。

社内の各部署がテレワークの意義を理解し、導入が円滑に進むよう体制を整えましょう。また、テレワーク推進部署を作るなどして、ルール作りにも注力しましょう。

・情報セキュリティの対策
従業員が場所や時間の面でフレキシブルに働ける一方で、ふとした所で情報流出や外部からのハッキングのリスクが潜んでいます。

システム導入の際には、セキュリティ対策がしっかりしたグループウェアを選定するなど、セキュリティ面での配慮は必須です。

また、システムに頼るだけでなく社内のミーティングなどで、情報リテラシーやセキュリティの重要性について発信していく姿勢も大事です。

・評価制度の検討
上司や人事が見えない所で従業員は働くため、通常の人事評価の制度では正当な評価ができない可能性があります。そのため、各職場でのテレワーク環境に合わせた新たな評価制度として見直す必要があります。

テレワークシステムのおススメのツールを紹介!

ここでは、テレワーク導入におすすめのツールを紹介します。
今回は、Aipoと呼ばれるビジネスツールを紹介しますが、これは、チームでの仕事を効率的に進めることに特化したツールです。

主に情報共有に特化しており、チャットやWeb会議機能はもちろん、カレンダー機能を用いたスケジュール管理も使用することができます。完全なオンライン環境でも使用することができるため、テレワーク導入におすすめのツールです。Aipoの特徴やできることは、以下に示した通りです。

・直感的に使用できる操作性
Aipoでは、シンプルかつ直感的な操作性に重きを置いて開発されていて、 ITに明るくない人でもシステムを使いこなせるという特徴があります。
システム導入に当たり、メンバー間で使いこなし方に差が出にくいため、安心ですね。

・チームワークを加速させるビジネスチャット機能
Aipoはシンプルに使用できるチャットページを採用しており、社内コミュニケーションのハードルを下げることができます。グループチャットも使用することができ、離れていてもリアルタイムに仕事の最新情報を得ることができます。

・システム上での勤怠処理
Aipoの勤怠管理機能では、従業員の勤務時間をミスやもれなく管理することが可能です。出退勤時間はもちろん、残業時間や休憩、半休やみなし残業の設定など、あらかじめ設定しておいたルールに従って登録するのみなので、事務業務の効率化にもつながりますね。

・高水準なセキュリティ
Aipoでは、高い信頼性をもつデータセンターを使用しており、大企業や官公庁も安心できるほどのセキュリティ水準となっています。
監視やデータバックアップ体制も整っており、社内データ漏洩や紛失の心配も少ないですね。


適切なシステム選定でスムーズなテレワーク移行を実現しましょう

ここまで、テレワークを導入する際のシステムに必要な機能と注意点を紹介しました。また、導入するシステムとしておすすめのツールにも触れました。テレワークを導入するか悩んでいる方は、この機会にシステムを取り入れてテレワークを開始してみませんか?

記事の中で紹介したように、導入に際して注意する点はいくつかありますが、社内に普及してしまえば業務効率は非常に高くなります。選択するシステムについては、チームカラーや目的に合わせて適切に選ぶ必要はありますが、メンバー全員にとって快適なテレワーク環境を整えていきましょう。このコラムがシステム導入のきっかけとなれば嬉しいです。

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