テレワークの日程調整がスムーズに!日程調整ツールの導入効果を解説

2021/06/15

インターネット環境の発展に伴い、テレワークでの業務が増えてきています。落ち着いた環境で、ある程度自由に仕事をすることが出来る反面、スケジュール管理に負担を感じている人も少なくはありません。

また、日程調整をするために仲間や取引先に連絡をするのも気が引けてしまいます。その結果業務に支障をきたしたり、負担も増えてしまうので、改善していくことが望まれます。
今回は、テレワーク向けの方におすすめの日程調整方法を紹介します。

テレワークの日程調整が難航する理由

 
テレワークでの日程調整が上手く行えない理由はどういうものでしょうか。本章では、テレワークの日程調整が難航する理由として以下の3つご紹介しています。

・円滑なコミュニケーションがとれない
・相手の表情や状態が見えない
・スケジュールの把握が遅れる

テレワークのメリットだけでなく、デメリットも把握しておくことで、業務の効率化につなげていきましょう。

円滑なコミュニケーションがとれない

テレワークのデメリットとしてまず、1人で仕事を行うことから、コミュニケーションを取る機会が減り、上場の共有なども希薄になってしまいます。もちろんメールや電話といった連絡手段を用いてコミュニケーションは取れますが、返信の遅延や電話が繋がりづらいなど、問題もあります。オフライン上で会話するよりも多くの手間がかかってしまうのです。

相手の表情や状態が見えない

人は相手の表情やしぐさを見ることで会話をすることでコミュニケーション能力を磨きます。しかし、テレワークでは、実際に相手の表情やしぐさを見ることが難しくなっています。
また、相手が今何をしているのかもわからないので、すぐに日程を確認したくても連絡が取れないこともあります。

スケジュールの把握が遅れる

チームのスケジュールが把握しづらいためにメンバーそれぞれとの日程調整が難しく、連絡回数が増えてしまいます。すると時間がどんどん経ってしまい、連絡ミスにも繋がります。
この日程調整をスムーズに行うことがテレワークでの業務の負担軽減を可能にします。
日程調整が早く済めば、その分業務を早くこなすことになり、仕事の質も上がるでしょう。

テレワークで円滑な日程調整を実現する方法

テレワークでもスムーズに日程調整を行い、連絡手段としても用いられるグループウェアでメンバーのスケジュール、全体の業務スケジュールなどを一括で管理することで、業務効率化し、Web会議機能でメンバーと会話をして業務の進捗具合を共有することが可能です。本章では以下の6つの導入効果について紹介しています。

・カレンダー機能で日程調整
・候補日の自動抽出
・日程調整の簡略化が可能
・ダブルブッキングの防止
・Web会議による日程調整
・複数のカレンダー連携が可能

スムーズな日程調整を実現したい方はぜひ参考にしてみてください。

カレンダー機能で日程調整

カレンダー機能は一目で予定を確認出来ます。自分の予定だけでなく、自分が参加する必要ない予定を区別できるので、日程調整がとてもしやすい機能です。また、登録した予定を変更・編集することも出来るので、仮として予定を登録しておくことも出来ます。

候補日の自動抽出

候補日の自動抽出機能はとても便利です。時間・その予定にかかる時間などを条件指定することで、参加するメンバーのスケジュールから一致する日程を自動で抽出してくれます。
ピックアップされた日程を後から変更(追加・削除)することも出来るので、ぜひ利用しましょう。

日程調整の簡略化が可能

日程調整には専用のURLを相手に送り、相手はそのURLで日程を決定することで完結します。従来のスケジュールとメールを交互に確認しながら調整するといった手間がなくなります。

ダブルブッキングの防止

メンバーの人数が多いと日程を調整するのもとても大変です。やっと決まってもダブルブッキングしてしまい、調整のし直しになることもあります。グループウェアでは、ダブルブッキング防止のために、確定した予定が重複している場合、候補から削除してくれる機能が付いているので、心配なく日程調整が出来ます。

Web会議による日程調整

Web会議をする場合、日程調整の際にWeb会議ツールの選択をしておくとURLが発行され、勘単にメンバー間にシェアすることが可能です。

複数のカレンダー連携が可能

メンバーや依頼主の使っているカレンダーが違っている場合に連携することが出来ないソフトウェアは多く見られます。グループウェアでは、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントを持っていれば、どちらも共有が可能です。

テレワークの日程調整ツールを導入するメリット

テレワーク向けの日程調整ツールのメリットは、どのようなものがあるでしょうか。本章では以下の3つのメリットについてご紹介しています。
・チーム・メンバーのスケジュールが一目でわかる
・日程調整ミスを最小限に抑える
・さまざまな端末に対応している

日程調整ツールで迷っている方は参考にしてみて下さい。

チーム・メンバーのスケジュールが一目でわかる

日程調整ツールを活用するとメンバー全員のスケジュールと稼働状況が分かるので、連絡が繋がりやすい時間などがすぐに分かりますし、予定を合わせることが出来ます。

日程調整ミスを最小限に抑える

チームの人数が多いとスケジュールの変更や登録が頻繁に行われ、日程調整をする上で、トラブルになりやすくなってしまいます。変更のたびにメンバーへの連絡、日程の再調整をやるのはとても大変な作業です。この問題を解決するのがグループウェアの日程調整ツールです。

スケジュールの変更はすぐに反映され、ダブルブッキングは防ぐのですぐに日程を再調整することが出来ます。また予定の入っている日の前に通知してくれる機能もあるので、日程の勘違いや忘れることもありません。

さまざまな端末に対応している

日程調整ツールは年々数を増やしており、様々なメディアに対応したサービスがあります。
スマートフォン対応のもの、Web対応のもの、そして両者に対応しているタイプなど日程調整ツールによって、対応機種別に使いやすい様に開発されています。機能もたくさんあるので、メンバーに合わせたツールの選定が可能です。

日程調整に関する相談回数の減少

日程調整サービスのひとつに、候補日程を複数指定してイベント作成をする機能があります。これにより、作成されたURLを共有することで、参加者はイベントの内容をいつでも確認できるので、改めて聞いたり、確認する必要がないので無駄なやり取りの回数が減少します。

グループウェアの導入でテレワークの日程調整がスムーズに

テレワークの日程調整ツールの便利機能と導入効果について理解は深められたでしょうか。

テレワークが増えている昨今、人との関わり方が変わってきました。直接コミュニケーションが取れないことで、日程調整に時間と手間がかかってしまいます。日程調整のミスやスムーズな連絡手段、情報の共有を効率化するために、ツールの導入を検討してみてください。

一つのツールで一括管理をし、その分空いた時間でメンバーとコミュニケーションを取る機会を増やしたり、仕事に充てることでテレワークのデメリットをなくしていきましょう。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

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