テレワークで残業が増える理由とは?残業削減する方法もご紹介

2021/04/23

働き方改革やコロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークは時間を有効活用しやすいメリットがある一方、残業が増えて悩んでいる方も。テレワークしている多くの方が、残業削減したいと考えているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークで残業が増えやすい理由や、残業削減するための方法をご紹介します。テレワークでの残業にお悩みの方は、ぜひご一読ください。

テレワークで残業が増えた方が多数!

テレワークに関する調査2020によると、実に過半数である51.5%の方が「通常の勤務よりも長時間労働になることがあった」と回答しています。つまり、テレワークで残業が増えた方はかなり多いといえるでしょう。

残業代として給与に反映されれば、まだ良いですよね。しかし、残業時間を申告しなかったことがある人が65.1%もいます。特に大きな理由は「申告しづらい雰囲気だから」(26.6%)と「時間管理がされていないから」(25.8%)の2つです。

テレワークでは他社員の顔が見えないものの、残業を申告しづらい雰囲気を感じている方も多いようです。また、他社員がいない自宅での仕事だと、時間管理があいまいになりやすい傾向も。サービス残業を避けるためには、テレワークでも効率的に仕事を終わらせる必要があります。

テレワークで残業が増えやすい2つの理由

では、なぜテレワークで残業が増えているのでしょうか。考えられる大きな理由は、2つあります。

理由1:集中力が低下しやすい

オフィスワークでは他社員の目や職場の雰囲気もあって、仕事に集中しやすいでしょう。一方のテレワークでは自宅で仕事ができるので、他社員に見られることがありません。自分のペースで仕事しやすいメリットがある反面、「仕事モード」を維持しづらいというデメリットもあります。

テレビや雑誌などの「誘惑」が近くにあると、ついつい息抜きの時間が増えてしまう方も多いのではないでしょうか。また家庭を持っている方の場合は、家族から声をかけられて仕事を中断することもあるでしょう。このように、テレワークは集中力が低下しやすい環境にあります。

集中力が低下すると作業効率が落ちるだけでなく、つまらないミスも発生しやすくなります。結果として、オフィスワークであれば定時までに終わる仕事が、テレワークだと終わらないということもあるでしょう。テレワークで効率的に仕事をこなすためには、集中力を維持できる環境づくりが大切です。

理由2:情報共有やコミュニケーションに時間がかかりやすい

チームワークが要求される仕事では、メンバー間でスムーズに情報共有しながら連携して動いていく必要がありますよね。オフィスワークの場合は口頭でやり取りができるので、チームメイトから必要な情報をすぐに得やすいでしょう。一方のテレワークでは直接的なやり取りができないため、情報共有やコミュニケーションに時間がかかりやすいのも大きな課題です。

たとえばチームメイトの作業状況を確認しようにも、離れた場所にいる相手ではすぐに状況が分かりません。テレワークで相手に問い合わせる際に、電話やメールを使っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、電話では相手がすぐに出られないこともありますし、メモを取りながらだと時間もかかりやすいでしょう。メールにしても、相手がすぐに気づかないこともあり得ますし、確認・作成に手間がかかりますよね。このように、テレワークでは情報共有やコミュニケーションがネックとなって仕事がスムーズに進めづらく、結果として残業が増えやすいのです。

テレワークで残業削減するなら「グループウェア」がおすすめ

テレワークで残業削減するためのベストな解決策は、「グループウェア」を使うことです。グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、多くの企業が導入しています。グループウェアをテレワークに導入すると、3つのメリットがあります。

メリット1:正確で迅速な情報共有が可能に

グループウェアを使うと、個人スケジュールやプロジェクト進捗など、様々な情報共有がオンラインで行えます。電話やメールでの情報共有よりもはるかにスピーディーで、認識のずれも発生しにくいでしょう。また、使いやすさを重視したインターフェースのため操作が簡単で、パソコンが苦手な方でも心配ありません。

さらに、メールだと見逃されやすい業務連絡も、グループウェアの「ビジネスチャット機能」を使えばスムーズになります。ビジネスチャット機能だとメッセージ本文の入力だけで好きな相手に業務連絡できるため、メールのような手間がかかりません。他のメールと混在する心配がない上に、相手のデスクトップ上に通知してくれるので、見逃されることなくスムーズにやり取りできます。

メリット2:面倒な業務を効率化できる

グループウェアには、勤怠管理や申請手続きをオンラインで行う機能があるのもメリットです。「勤怠管理機能」を使うと、ICカードやボタン操作で出退勤の打刻ができ、集計作業も自動で行ってくれます。タイムカードやエクセルを使った勤怠管理に比べて手間がかからない上に、ミスする心配もありません。

また「ワークフロー機能」を使うと、申請手続きをオンラインですべて完結できます。申請や承認、差し戻しといった操作がWeb上で行えるため、紙の申請書をわざわざ手渡しする手間がかかりません。手続きの進行状況もオンラインで把握できるので、手続きが滞っていてもすぐに対処しやすいでしょう。

メリット3:社内ネットワークに依存せず、手軽に使える

共有ファイルなどを使用した情報共有では、社内ネットワークを経由する必要があります。そのためテレワークでは情報共有できず、電話やメールといった時間のかかる手段を使わざるを得ないのです。とはいえ自社独自のネットワーク環境整備には、手間もコストも大きくかかるでしょう。

その点、グループウェアは社内ネットワークに依存しないのが大きな強みで、スマートフォンからでも利用可能です。そのため自宅で使えるのはもちろん、外出中でもスケジュール確認などが行えます。しかも自社用にネットワーク環境を整備する必要がなく、短期間かつ低コストで導入できるのも嬉しいポイントです。

グループウェアでテレワークを快適にしましょう!

今回はテレワークで残業が増えやすい理由や、残業削減するための方法をご紹介しました。

グループウェアを導入することで情報共有やコミュニケーションが効率化でき、テレワークがとても快適になります。テレワークでの残業にお悩みの方は、ぜひグループウェアを導入してみてくださいね。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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