テレワーク中の社内会議もツールの活用で円滑に!

2021/01/21

テレワークがデフォルトといっても過言ではないご時世。社内会議もテレワークで行わなければならないケースが増えてきました。

情報共有なら社内チャットでも可能ですが、細かなニュアンスや意見のすり寄せは会議を開いた方が圧倒的にスムーズ。

これからの時代に対応すべく、テレワーク下での社内会議問題も解決し、オンラインでの会議に慣れていく必要があります。

今回は、テレワーク下でも必須な社内会議をツール活用で解決する流れをご紹介します。

テレワークがデフォルト化する時代

2021年1月中旬、国内で2回目の緊急事態宣言が出されました。

その中で「7割テレワークへ」という文字がニュースで出され、多くの都市部企業がテレワークを実施。テレワークが必須となる時代になりました。

都市部を主としたテレワーク推奨は、何も都市部だけの問題ではありません。人口が多い街にある企業と取引がある中小企業、下請けである会社など関連する職場でも都市部企業との打ち合わせや営業ができないため、オンラインでの打ち合わせや営業が必須となりました。

社員とその家族を守るためにも、会社経営の観点からもテレワークでのオンライン会議ツールの活用が求められます。

必須の社内会議はツールで解決 活用すべし

業務上欠かせない会議もあれば、

「省いてもいいけれど何となくずっと続いてきたし誰もやめようとは言い出せない…」なんて会議もあったことと思います。

しかし、コロナ禍では不幸中の幸いというべきでしょうか。不要不急な会議や打ち合わせ、会食を廃止しなければならない状況となりました。

多くの企業、ビジネスマンが「あの会議、なくても良かったんだな…」と実感する場面も多かったのではないでしょうか?

一方、会議の中でも絶対的に欠かせないものがそれぞれの会社であるはずです。

しかし、緊急事態宣言やクラスター発生など、会議室に集まるわけにいかない状況も生まれています。テレワークでも会議室に集まるわけにはいきません。

そこで活用すべきが、オンライン会議ツールです。

ここ数年、コロナが発覚する前からオンライン会議ツールを活用して時間や制約をとり払った会議を開く企業が増えつつありました。コロナが拡大してからは、さらに多くの企業がオンライン会議ツールを導入して業務のPDCAを回しています。

テレワークでも可能なオンライン会議ツールには、業務請負のPDCAを回す多くのメリットがあります。

テレワーク中でも開催可能

テレワークで多くの社員が在宅ワークになっている場合でも、オンライン会議ツールを使えば会議を開けます。自宅から、オフィスから、移動中のタクシーの中から。コロナが収束すれば出張先でも会議に参加可能です。

重要な会議も出席者は時間・都合に縛られることなく参加できプロジェクトを進めることができるのです。

業務の進行速度をキープ

テレワークだからと重要な会議までストップせずに済むのは、オンライン会議ツール最大の魅力でしょう。

もしもネットやツールが発達していない20年前にコロナが発生・拡大していたならば、重要な会議もことごとく延期せざるを得ず、業務はストップし生産性が大幅にダウンしていたはずです。

しかし、オンライン会議ツールを活用すれば、コロナ下によるテレワークだろうと、会議を開催・進行できるようになりました。

プロジェクトや企画の進行速度をキープしたまま、それぞれ会議の内容を反映しつつ業務を進められるのです。

交通費や紙面資料などの節約

会議を開くにあたって次のような費用と手間がかかっていました。

  • 人数分の書類や資料をコピーしホッチキスで留める
  • 出張先にいる社員は交通費を使って帰社する
  • プロジェクターやモニターの準備と片付け
  • 人数分の飲み物の準備、終了後の片付け

これらの発生していた費用と手間が全て省かれます。些細なことですが、年間で換算すれば大きな作業効率化と節約であることは明白です。

社内会議ツールのデメリット

オンラインでの社内会議は、メリットがあればデメリットもあります。

発言のタイミングや雰囲気を掴みにくい

ZOOMなどクラウド型チャットサービスでは、画面越しで参加者の表情やチャット内の雰囲気を掴みにくいと感じる人も少なくありません。雰囲気を読みにくいため、発言や相槌のタイミングが取りにくいと感じる方もいるでしょう。

あらかじめ発言の順番を決めておく、発言したい人は挙手するなど発言に関するルールを決めておくといいかもしれません。

通信環境が重要

自宅の電波状況が悪い、出張先や出先で電波状況が万全ではない場合、会議の内容が途切れたり聞き漏れのリスクが高くなります。

リモート下でのオンライン社内会議を行うならば、社員が自宅でも快適な状態で参加できるようにネット通信を整える、通信費の導入などサポート体制を築く必要があります。

テレワークでも社内会議は可能!時代に対応した環境を

コロナをきっかけに加速したテレワークとオンライン社内会議。

コロナ対策だけでなく作業効率化やストレス軽減、テレワーク下での生産性キープなど多様なメリットが生み出されます。

重要な社内会議も、オンラインシステムを導入することでで滞りなく開催できます。

むしろ、今のご時世なら安全な方法でしょう。

時代に対応した環境を整えて、新しい働き方の作業効率や生産性を高めていきましょう。

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