テレワークによるマネジメント課題とは!テレワークの効率化手法を解説

2021/09/27

2000年のIT革命以降、インターネットの急速な発展によって、働き方にも大きな変化が起こりました。さらに近年になって、新型コロナウイルス感染症の影響でさらに働き方の見直しが行われました。

一般的には努めている会社に赴き業務を行いますが、現在は自宅や最寄りのカフェなどインターネットが繋がるのであれば場所を選ばずに業務を行うことが出来る「テレワーク」が定着化しました。

上司や同僚とは、メールやWeb会議ツールを利用することで、連絡を取り合い、個人の働きやすい環境で最大限のパフォーマンスを得ることが出来るため、生産性の向上に期待が持たれています。

一方、パソコン等のデバイスを介して上司や同僚とやり取りを行うため、対人機会が減少し、コミュニケーション不足による問題が深刻化しています。人事評価にも影響を及ぼし、管理職の頭を悩ませています。

これを踏まえて、本記事ではテレワークによるマネジメントについて課題や解決方法を紹介します。参考にしてみて下さい。

テレワークによるマネジメント課題とは

テレワークを導入することで、生産性の向上、コスト削減、事業継続性の確保といったメリットがあります。そのため、テレワークは多くの分野で取り入れられてきました。新型コロナウイルス感染症の影響によって、長期化する対人関係の減少の中業務の効率化が急速に進みましたが、課題も浮き彫りになりました。

テレワーク導入が急速に進んだ結果見えてきた問題点が「マネジメント」です。ビジネスにおいて、マネジメントとは企業が組織の成果を上げるために、会社資源を効率的に活用して定められた目標を達成するためのタスク管理、リスク管理を指します。それでは、テレワークの課題について詳しくみていきましょう。

臨機応変な対応が難しい

テレワークは従業員それぞれ任意の場所・時間・方法によって業務を行います。プロジェクトのリーダーや組織の経営陣にとってはここに大きな問題が発生します。テレワーク導入前までは、従業員はすべて会社に集まっていたため、業務の指示出しやプロジェクトの進捗状況の確認も容易に出来ていましたが、テレワーク導入後この作業が難しくなります。

テレワークは主に、自宅(カフェなど)で行うことから、追加の業務指示や変更指示などにどうしてもタイムラグが生じてしまいます。業務変更の連絡をしたら、作業が大幅に進んでしまい、時間の無駄が出来、モチベーションも低下してしまうでしょう。

また、プロジェクト管理を行う立場の場合、全体の進捗状況を把握し、調整、イレギュラーの対応を行います。しかしテレワークでは、直接の業務を確認することが出来ないので進捗状況も全体の把握も難しい状況にあります。こういったマネジメントの問題がテレワークの課題のひとつになります。

人事評価が困難

人事評価や考課査定においても大きな問題があります。従業員の評価・査定項目には、業務の成果だけではなく、業務に従事している姿勢も当てはまるのです。どのような勤務態度なのか、業務に対する貢献度といった、その人を良く観察しなければわからないことも評価対象の為、テレワーク中心の働き方の場合、正確な評価・査定をすることが不可能に近いということが課題としてあります。

現在テレワークに対応した人事評価・考課査定を行っている会社はほぼないという調査もあります。テレワークのように業務態度を確認することが出来ない場合の評価の仕方を新たに模索していかなければ、優秀な社員への正当な評価が行えないという人事の問題が発生するため、早期の解決が求められます。

就業時間の管理

テレワークのメリットとして、従業員が任意の時間で業務を行えるという要素がありますが、これについても課題点が挙げられます。それは、好きなタイミングで業務を開始し、好きな時間で終わらせることが出来るという性質上、どこで終わらせればいいのかが分からずに就業時間の大幅な超過に陥ってしまうのです。

実際に法律上で定められた勤務時間を超えて業務を行っているという労働者は全体の半数以上にもおよび、会社全体の問題ともなっているのです。テレワークにおいても定時での業務終了を定着化させていくことが今後の課題となるでしょう。

参考URL
https://www.calling.fun/mag/howto/1523/

テレワーク課題を解決するためのマネジメント手法

テレワーク導入の際のマネジメントの課題について上記で述べてきました。業務の指示だし、進捗管理、人事評価・考課査定、勤務時間といった課題について理解できたものと思います。これを踏まえて、どのように解決していけばいいのか。テレワーク対応型のマネジメント手法についてポイント共に紹介していきます。

テレワークツールの導入のポイント

まず、必ず行ってもらいたいのがテレワークツールの導入です。テレワークツールとは、文字通りテレワークを行う上で、効率的にテレワークを進めることが出来るツールのことです。

メールやスケジュール、メモ帳といった機能もテレワークツールです。これに関しては、社員(プロジェクトチーム)で統一することをおすすめします。ツールによっては、同期機能によってまとめて管理を行えるためです。

テレワークツールで代表的なのが「Web会議システム」「チャットツール」「スケジュール管理システム」でしょう。Web会議システムはZoomやSkypeといったテレビ電話機能・グループ通話機能の付いたシステムで、主にミーティングや会議に利用します。

チャットツールは、リアルタイムでの素早いやり取りを行うことが出来るシステムです。メールでは、返信に時間がかかってしまいますが、チャットツールを利用すると、比較的素早いやり取りを行うことが出来ます。

スケジュール管理システムは、メンバー間で情報(スケジュール)を共有できるシステムです。便利な機能例として、参加メンバーのスケジュールを正確に把握し、ダブルブッキング等を防いでくれます。こういったツールを使用することで、メンバー間のコミュニケーション不足を緩和し、進捗状況の管理をおこないやすくします。

リアルタイムな業務タスクの把握

従業員が業務時間超過や生産性の低下、モチベーションの減少に陥ってしまう原因が「ゴールが見えない」ことにあります。業務を行う上で、何を目標にどこまで行うのかを正確に把握していないとメンバー間での意識のズレや進捗のズレに繋がります。個人的にも先の見えない業務ほど、不安や不満に思えてしまいます。

業務のスケジュールや誰が何をどこまで行うか(タスク)、そして業務の目標をメンバー全員に見える化をすることで解決していきましょう。

テレワークマネジメントの注意点

テレワークにおいてマネジメントを行う上で、注意していかなければいけないのは、コミュニケーション機会の向上と評価の見直しです。

対人機会が減ってしまうテレワークでは、コミュニケーション不足が深刻化しやすい傾向にあります。プロジェクトメンバーのスケジュール・業務の進捗状況の把握を行うには、ツールの使用だけでなく、実際にコミュニケーションを取ることで正確にそろえることが出来ます。また、コミュニケーションを取ることでお互いが褒め合ったり、助け合ったりすることで生産性とモチベーションの向上に繋がります。

評価の仕方についても、テレワークによる勤務態度が見えない状況を打破するべく、上記で紹介した業務の見える化を行うことでプロジェクトメンバーの業務貢献度や目標達成状況等を参考に正確な評価が可能になります。正確に評価を行えば、必然的に従業員のモチベーション向上に繋がるので、評価の仕方について検討しましょう。

参考URL
https://tunag.jp/ja/contents/hr-column/16540/

テレワークマネジメントの効率化へ

テレワークにおけるマネジメントの課題と解決策について理解は深められたでしょうか。体制が確立されずに急速に導入されたテレワーク化でのマネジメントの課題を再確認し、解決策を練っていくことで、会社全体の成長へとつなげていきましょう。そして社員一人一人がテレワーク化で働きやすい環境を整えていきましょう。

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