最近では、多くの企業がテレワークを導入しています。テレワークは、時間や場所の制約が少ない魅力的な働き方です。その一方で、直接的なコミュニケーションが取れないテレワークには、労務管理が難しいという側面もあります。オフィスワークと同じ労務管理方法では対応できません。
厚生労働省も、テレワークにおける労務管理のガイドラインを公表しています。テレワークにおいて労務管理が大きな課題となることを、日本政府も認識しているのです。企業がテレワークでも社員を守るためには、労務管理における課題や解決策を把握することが求められます。
そこで本記事では、テレワークの労務管理における課題や、その解決に役立つITツールをご紹介します。テレワークでの労務管理が上手くいかずお悩みの方は、ぜひご一読ください。
目次
テレワークの労務管理における5つの課題
テレワークの労務管理における課題は、主に5つです。それぞれ、順番に解説します。
課題1：労働時間の可視化
テレワークでは、オフィスワークで通勤に費やしていた時間を業務に充てることが可能です。そのため、1日の業務時間が長くなりやすい問題があります。長時間労働は、社員の身体的・精神的な不調を引き起こしかねません。長時間労働を防止・是正するためには、労働時間を可視化して把握しやすくすることが課題です。
しかし、社員同士が顔を合わせることのないテレワークでは、上司や管理職が部下の勤怠状況を把握しづらいでしょう。離れた部下の労働時間をどこでも把握するためには、オンラインで労働時間を管理できるITツールの活用が必須です。
課題2：人事評価制度の見直し
テレワークでは、部下の業務プロセスを上司や管理職が直接チェックできません。そのため、目に見えるアウトプットがない業務内容だと、正当な評価を受けられないことも考えられます。テレワークでの頑張りを評価してもらえないのでは、社員のモチベーション低下を引き起こしてしまいます。
よって、人事評価制度を見直すことも重要な課題です。テレワークでも業務内容によらず公平に評価できる指標を定め、評価者に周知する必要があります。また、「働きぶりが見えないから」という理由だけで、不当な評価を行わないように注意喚起することも大切です。導入事例が増えている「MBO（目標管理制度）」を取り入れるのも良いでしょう。
課題3：不正の防止
他人の目が届かないテレワークでは、部下の出退勤時間や休憩時間といった実態を、上司や管理職が確認できません。そのため、出勤時間を実際よりも15分早めるなど、事実とは異なる不正な勤怠記録が行われるリスクも高まります。しかし、社員ごとに働き方が異なるため、こうした不正の正確なチェックは困難です。
不正が横行すると、不公平が生じて社員のモチベーションが低下することも考えられます。よって、不正を防止できる仕組みの構築も課題です。不正な打刻を防止できるITツールを活用する、などの対策を行いましょう。また、勤怠実績に不自然な点があるような場合は、実態調査も必要となります。
課題4：労災への備え
テレワークであっても、不慮の事故により社員が怪我することはあるでしょう。業務に起因する事故であれば、自宅で怪我した場合でも労災保険の給付対象になります。しかし、当然ながらテレワークでは事故の現場を上司や管理職が目撃できないため、事実を客観的に証明することは難しいのです。
労災保険を正当に適用できるように、あらかじめ備えておくことも欠かせません。作業場所や業務時間を明確化して事前に共有し、テレワークとプライベートの時間が区別できるようにする必要があります。また、予定にはない私用が発生した場合は、上司や管理職に必ず連絡するなどのルール作りも必要です。
課題5：サポート体制の強化
テレワークでは対面でのコミュニケーションが行えないため、部下へのサポートがおろそかになりがちです。業務上の悩みがあっても相談できないような状況では、離職率の上昇につながることもあります。よって、離れた部下とも簡単にコミュニケーションできる仕組みを構築し、サポート体制を強化することも大切です。コミュニケーションを取りやすくするのに役立つITツールは、次章でご紹介します。
テレワークの労務管理に役立つITツール3選
テレワークの労務管理における課題を解決するなら、ITツールの活用が必要不可欠です。ここでは、テレワークの労務管理に役立つITツールを3つご紹介します。
その1：勤怠管理ツール
「勤怠管理ツール」は、勤怠実績の記録や共有をオンラインで行えるITツールです。ボタン操作などで簡単に出退勤の打刻ができ、残業時間などの集計が自動で行われます。IPアドレスによる打刻制限といった不正対策もあるため、テレワークでも心配ありません。Webブラウザさえあれば離れた部下の勤怠実績を把握でき、労働時間の可視化に役立ちます。
その2：スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」は、社員の予定をオンラインで管理・共有できるITツールです。Webブラウザさえあればカレンダー形式で予定を素早くチェックでき、テレワークでも部下の業務時間を把握できます。スマートフォンでも利用できるので、外出時に状況が変わった場合でもリアルタイムな情報共有が可能です。ドラッグアンドドロップでの予定追加など、スケジュール管理の効率化にもつながります。
その3：ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、オンラインチャット形式で離れた社員とやり取りできるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信でき、メールよりも手軽に情報共有できます。部下が気軽に相談しやすくなるのはもちろん、上司や管理職もしっかりサポートしやすくなるでしょう。グループチャットも可能なため、メッセージベースのオンライン会議にも使えます。
ITツールで、テレワークの労務管理を効率化しましょう！
今回はテレワークの労務管理における課題や、その解決に役立つITツールをご紹介しました。
テレワークでも適切な労務管理を行うことは、企業に欠かせない人材を守るためにも大切です。しかし、アナログな手法ではテレワークの労務管理に対応できず、多くの課題を抱えることになります。テレワークの労務管理における課題を解決するためには、ITツールの活用が鍵となります。
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