テレワーク時でもコミュニケーションを盛んにするには

新型コロナウイルスや働き方改革など、様々な背景から「テレワーク」を導入する企業も増えています。

テレワークには

  • 場所を問わずに働ける
  • 感染リスクを抑えられる

といったメリットがありますよね。

一方でテレワークについて、「コミュニケーションを取る機会が減った」「コミュニケーションの取り方がわからない」と、悩み抱える方も多いです。

今回はテレワークを積極的に導入している会社にインタビューを行いました。そこで浮き彫りになったテレワーク時のコミュニケーション問題と、解決策を紹介します。

コミュニケーション不足で士気も下がり、雰囲気が悪くなることも

今回は特許戦略コンサルティングを行う会社にインタビューしました。

主に特許戦略の立案と特許活用、中堅、中小企業の知財戦略から発明発掘、特許や商標などの知的財産権の取得のサポートを行っています。

こちらの企業では、新型コロナウイルスの影響で「週4テレワーク、週1オフィス勤務」と、積極的にテレワークを導入しています。

しかし、テレワークを導入してから「社員間のコミュニケーション不足」を感じているそうです。

実際に人材採用会社の「エン・ジャパン」が発表した「テレワークにおける社員コミュニケーション実態調査」では、多くのビジネスパーソンが「テレワークにより、コミュニケーション量が減った」と回答しています。

社員間のコミュニケーション量が減ると、社員の士気が下がるだけではなく、細かい連絡ミスなども発生するでしょう。

実際に今回インタビューした企業では、コミュニケーションが不足したことで、内部調整がスムーズにいかなかったり、チーム内の雰囲気が悪くなったりしたこともあるようです。

メールや電話、スカイプでは業務の話だけになりがち

今回インタビューした企業では、以下のように情報共有を行っています。

  • 報告や相談、情報共有など → メール
  • 細かいニュアンスを確認したいとき → 電話
  • 緊急性の高いミーティング → スカイプ

テレワーク時はずっと業務に集中していることがわかります。

ビジネス現場とはいえ、リフレッシュがてら同僚と雑談したくなるものですよね。しかしテレワーク時に、わざわざ電話やメールで雑談を持ちかけるのは、気が引けると思います。

もっとオフィスにいるときのように、コミュニケーションを活発化させるにはどうしたらよいのでしょうか。

グループウェアのチャットを用いて、気楽に連を取る

テレワーク時、社員間のコミュニケーションを盛んにするには「グループウェアの利用」がおすすめです。

グループウェアには

  • チャット
  • ビデオ通話
  • タスク管理
  • カレンダー
  • ファイル共有

などの機能が搭載されています。

特にチャットはメールと違い、カジュアルな雰囲気で利用できるのが特徴的です。メールのようなお堅いテンプレートなどはいらず、メッセージだけでやり取りできます。

さらにチャットは、雑談専用のグループも作成できるため、業務以外の話もしやすくなるでしょう。テレワーク時でも、仕事の話以外でコミュニケーションを取ることで、気分転換になったり、新しいアイデアが生まれたりすることもあります。

ですので、オフィスと変わらない働き方を実現するためにも、グループウェアを導入してみはいかがでしょうか。

グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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