コロナウイルスの影響で、出社せずに自宅などで働くテレワークが加速したのは間違いありません。それだけITインフラが整備されたことが背景にあります。
だからといって、テレワークが夢の働き方というわけではありません。
実際に運用されるようになり、多くの問題が浮き彫りになりました。特に注目すべきなのが、コミュニケーション方法です。目の前に人がいない状況で仕事を進めるテレワークは、これまでとは全く違った環境で働きます。
状況の違いが多くの問題を生み出すため、解決方法を視野に入れ、グループウエアなどの運用も視野に入れていかなければいけません。
目次
テレワークが抱えるオンラインでのコミュニケーション方法の問題
テレワークに移行すると、通勤の必要がなくなります。自宅で仕事ができるため、テレワークは現代的な働き方と呼ばれるようになりました。これが、コロナウイルスで接触を避けなければいけなくなり、大きくクローズアップされ、一気に浸透したのは記憶に新しいところでしょう。どんな背景があるにせよ、テレワークは時間の効率化にもってこいの働き方になるのは間違いありません。
ただし、なんでも歓迎できるものではありません。あまりに急激な移行により、徐々に問題が浮き彫りになりました。実際に導入していたところでも、認識できなかった問題もわかってきました。中でも深刻だったのが、コミュニケーション方法です。コミュニケーション方法が、どのような問題が発生するのか、理解して運用を進めなければいけません。
意味が伝わらない
テレワークでは、さまざまなコミュニケーション方法がとられますが、どうしても意味が伝わらない状況が生まれます。例えば、チャットを使ってコミュニケーションをとったとします。
「明日までにお願いします」
よくある一言ですが、明日の何時までに何をするのかがわかりません。
コミュニケーション方法によっては、言語のみになるのが問題で、その場の空気などは伝わらないからです。補足説明があれば解決しますが、このまま終了してしまい、あとから意味を取り違えていたというケースも出てきます。
大事な情報を伝え忘れる
コミュニケーション方法を検討する上で、情報の伝達は重要ポイントです。
テキストを中心としたコミュニケーション方法が主となると、必要情報の伝達が漏れてしまうケースがあります。
伝え忘れるケースですが、文字情報からでは、なんとなく伝わったりもしません。伝え忘れることは、これまでのコミュニケーションでも生まれてきた問題ですが、文字通りの情報だけしか伝わらないのです。
相手がどこまで理解しているのか確認がとりにくく、相手も何が重要なのか理解していないケースが出てきます。このような状況では、大事な情報が宙に浮いてしまうのです。
心理が読み取りにくい
目の前でコミュニケーションをとっていれば、話の内容も大体の予測が付いたりします。阿吽の呼吸で何とかなる部分がありますが、チャットでは誤解のもとです。
大量の情報を送ったときなど、どこまで理解しているか、文字のままでは反応がわかりません。レスポンスも文字だけになるため、判断しにくい状況です。
音声や映像を使ったコミュニケーション方法を選択しても、空気感は伝わりません。この点を理解しておかないと、テレワークをうまく活用していけないのです。
テレワークで押さえておくべきコミュニケーション方法
テレワークは、自宅で仕事をするだけではありません。働き方自体が変わってきたのを理解し、活用のために理解度を高める必要がります。そのポイントがわかると、テレワークの効率は大きく改善できるのです。そのために複数のツールをもつグループウエアも視野に入れる必要が出てきます。
進捗管理報告
進捗報告は、業務において重要な意味を持ちます。誰がどれぐらい仕事が進んでいるのか、テレワークでは把握するのは簡単ではありません。その場にいるわけではないため、視覚情報として入ってこないからです。
進捗管理報告は、業務を行っている本人が、それぞれしなければいけません。
それも十分に理解してもらえるように、細かな報告が必要です。一定の時間を定める方法や、進捗状況を細かく設定し、その度に報告する方法もあるでしょう。どのような方法をとるとしても、お互いが理解できる進捗管理報告が必要です。
レスポンス速度を上げる
進捗管理につながりますが、できる限りレスポンス速度を上げていきます。レスポンスが遅くなると、その分だけ何が起きているか、判断がつかなくなるためです。テキストチャットだけ使う場合には、本当に理解されているかどうか判断がつきにくくなります。レスポンス速度を高めることで、これらの問題も解決しやすくなるのです。
レスポンス速度を上げるためには、ルールの設定が必要になります。簡単なものとしては、どれぐらいでレスポンスを返すのか具体的な形を作る方法です。
重要なメッセージの場合には、判断が付きやすいようにメッセージに印をつけるなどをすればいいでしょう。
お互いで理解できるルールを作れば、レスポンス速度は確実に上がります。
ただし、これらのルールは徹底しなければ機能しないため、わかりやすい設定が必要です。
通話やビデオツールの活用
チャットツールは大変便利ですが、これだけでは必ず限界が出てきます。
テキストは文字情報だけであり、コミュニケーション方法として役不足な面があるからです。
そこで併用されるようになったのが、ビデオツールでしょう。
無料で利用できるビデオツールが増え、会議でも当たり前になりました。
他にも無料通話を組み合わせたりする方法もあります。
これらを情報伝達のツールとして活用すると、コミュニケーション方法として大きな違いが出てくるのです。これまでのオフィスとあまり変わらない状況が作れます。
これらのツールにも問題点はあります。利用している環境はオフィスではなく、自宅などでのプライベート空間が中心です。そこにビデオツールを使うと、どうしても映したくないものも出てきます。
背景を変更する方法もあるため、対応できるようにしなければいけません。このような環境の違いによるプライベートな問題は多数出てくるため、理解しておく必要があります。
成果報告
業務は成果を求めます。常に成果報告が必要になる理由です。コミュニケーション方法としても重要で、誰が何をしているのか、その結果を共有することで信頼関係を築けます。業務効率化でも大切な条件ですが、これまで以上に積極的に成果報告すればお互いに状況を把握しやすくなるのです。
テレワークでは、誰がどのように仕事をしているか、把握は容易ではありません。監視するソフトもありますが、このような方法は効率的かもしれませんが、お互いの信頼関係を損なうことも確かです。定期的に成果報告を繰り返せば、このような監視のシステムは使わないで済みます。
定時にコミュニケーション
コミュニケーション方法として、定時に打ち合わせをするのも大切です。打ち合わせといっても、常に濃いものでなくても構いません。定期的なコミュニケーションに意味があります。
例えば朝礼をすると決めたら、毎朝決まった時間に朝礼をします。これで連絡事項を共有できますし、業務の引継ぎもわかりやすくなるでしょう。他の人が何をしているのかを知るだけで、作業の流れの把握しやすくなります。
テレワークが長く続くと、連携を取らず自分で解決させようと考えがちです。自分以外に目の前にいないからですが、これが仕事の質を落とします。定時のコミュニケーションで、オフィスで仕事をしているのと変わらない感覚を保てるのが重要です。これが業務効率を改善できるきっかけになります。
感謝を忘れない
相手が見えないテレワークだからこそ、感謝をする姿勢を忘れてはいけません。
見えないところで仕事をしている姿もわからないかもしれません。しかし、逆に必死に仕事をしてくれているかもしれないのです。積極的に感謝の気持ちを伝えることで、相手も自分もやる気が出てくるでしょう。これがモチベーションを高めるきっかけです。
お互いの距離感が遠くなると、不安感を覚えるのが人間です。言葉で感謝を伝えるときに、具体的な部分に言及すると効果が上がります。ちゃんと関心を持ってくれていたと安心感にもつながるからです。自分の仕事を理解してもらえたと思えば、誰でもモチベーションがアップします。
テレワークのコミュニケーション方法を支えるグループウエア
テレワークの中でコミュニケーション方法の模索は大変重要です。メンバーのモチベーションを高め、仕事をしている意識を高められます。その中でグループウエアを使い、さまざまなツールでサポートするのも大事な方法です。単一のツールだけでテレワークを支えるのは、現実的ではありません。
例えばチャットだけでテレワークを進めても、非効率な部分が出始めます。グループウエアであれば、さまざまなツールの活用できるため、お互いの進捗の確認などが容易になるのです。プロジェクトの進捗確認をしながら、自分の仕事の状況を俯瞰できたりもします。使い方次第でいくらでも幅が広がるのがグループウエアです。
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